10 نکته کارآمد دربابِ مدل سازیِ فرآیند در Bpms

در تعاریف BPMS بی پی ام اس  مشخصاتِ BPMN قوانین و تعاریف فنی فراوانی ارائه می دهد. اما چگونگی خلق مدل های فرآیندی،  که در ماموریت اصلی خود به حداکثر رساندن فهم فرآیندِ "همانگونه که است" یا "چگونه باشد" هست، را آموزش نمی دهند. به منظور کارآمد اجرا کردن مدل سازی فرآیند، شما می بایست فراتر از مشخصات رفته و یک روش شناسی پایه ای، بهترین تمرین ها و الگوهای نموداری ویژه را برای استفاده در موقعیت های عادی فرا بگیرید. بر ای روشن کردن این موضوع، در ادامه 10 نکته برای مدل سازی کارآمد  ارائه می شوند.

منطق فرآیند را در نمودار آشکار کنید.این عمل بی شک بنیادین است، با این وجود مکرراً در میان مدل سازان مبتدی نادیده گرفته می شود. مشخصاتِ BPMN علاوه بر اشکال و رابطانِ مختلف که در نمودار چاپ می شوند، جزئیات تکمیلی را توصیف میکنند که در باب ویژگی هایی که تنها از طریق ابزار مدل سازی  و یا در مستنداتِ با جزئیاتِ وافر که می توان با استفاده از آن ابزار تولید کرد، قابلیتِ دیده شدن دارند. اما به حداکثر رساندن فهم مشارکتی نه از طریق معاینه ی فردی و خصوصی مدل شما به وسیله ابزار به دست می آید و نه از راه کاوییدن 100 صفحه از مستندات. این عمل به وسیله گروهی انجام می پذیرد که دور میزی نشسته اند و به نسخه ی چاپ شده ی نمودار چشم دوخته اند و معمولاً در مورد اینکه چگونه می توان آن را بهبود بخشید، تبادل نظر می کنند.

به طور کارآمد این عمل به دو معنی می باشد. اول این که، همه اجزا نمودار را نامگذاری کنید-نه تنها فعالیت ها را بلکه زیرفرآیندها، رویدادهای بینابینی، ورودی ها، جریان های ترتیبی، رویدادهای نهایی و جریانِ پیغام ها. برخی ویژگی های مورد نیاز، مانند مدت زمان یک رویدادِ زمان دار، احتمال دارد که در نمودار به نمایش در نیایند. اگر چنین است یک نام به رویدادی بدهید که آن اطلاعات را همانند سازی می کند. اگر موفق به دیدن آن در نمودار نمی شوید، پس حتماً ارزش چندانی ندارد.

دوم این که، استثناهایی که منطق را در نمودار آشکارا تحت تاثیر قرار می دهند را نمایش دهید. بر خلاف بسیاری از نشانه های قدیمی، BPMN ابزاری برای این کار در اختیار شما قرار می دهد حتی اگر یک طراح نباشید.

مدل های خود را در هنگامی که نمودار  خروجی اصلی می باشد، اعتبار ببخشید. یک مدل فرآیند چیزی بیش از یک طرح است و  یک ابزار مدل سازی بیش از یک ابزار طراحی می باشد. یک ابزار مدل سازی در BPMS بی پی ام اس دارای قانون ها و معانی  BPMN می باشد که درون آن تعبیه شده اند و یک کلید "معتبر سازی" در اختیار شما قرار می دهد که در صورت خطی از مشخصات، فهرستی از خطاها را به نمایش می گذارد. یک شابلون  BPMN رایگان در Visio قادر به انجام این کار نیست. اگر می خواهید که دیگران مدل های شما را درک کنند، نیازمندید که در ابتدا به آنها اعتبار ببخشید، بر این اساس شما می بایست از کلید "معتبر سازی" استفاده کنید و چگونگی بر طرف کردن خطاها را بیاموزید.

مدل های خود را طبقه بندی کنید. موضوعی که BPMN را از دیگر شیوه های مدیریتی متمایز می کند تاکید آن بر نگرش بر کسب وکار از منظری پیاپی و عملکرد متقابل است. ثبت فرآیندها در مدل های مسطح که 30 فوت از فضای دیوار را اشغال می کنند اجازه یک جا مصرف شدن آن نمایِ پیاپی را نمی دهد. در عوض ما یک روش شناسی بالا به پایین را آموزش می دهیم که در بالاترین نمودار تمام فرآیند را بر روی یک صفحه به نمایش می گذارد به عنوان مثال شما یک سیستم حضور و غیاب را تصور کنید و از زیر فرآیندها برای گسترش دادن جزئیات یک فرآیند در سطوح نموداری زیرین همین نرم افزار حضور و غیاب استفاده نموده تا شما قادر باشید مدل خود را بزرگنمایی و کوچکنمایی کرده و هر سطح دلخواه از جزئیات سیستم حضور و غیاب را توصیف کنید. این پروسه ممکن است در صفحات متعددی به چاپ برسد اما در درون، انسجام یک مدل برجای می ماند.

بر روی فرآیند خود عنوانِ "فعل-اسم" بگذارید. BPMN فرآیندها را در جایی که آن ها عکس العمل نشان می دهند، بر اساس جریان های فعالیت توصیف می کند. آنها نمایانگر کارِ انجام شده در فرآیند می باشند. فعالیت ها، وضعیت یا کارکردهای کسب و کاری، و یا تعاملاتِ مورد استفاده نیستند. به منظور تقویت این ایده، ما از فراگیران درخواست می کنیم تا فعالیت های خود را به طور مداوم با استفاده از ساختار "فعل-اسم" نامگذاری کنند، برای نمونه: از"اعتبار را بررسی کنید" یا "سفارش را اعتبار ببخشید" به جای "بررسی اعتبار" (کارکرد) و یا "سفارش معتبر" (وضعیت). هر کدام از فعالیت ها را یک منبع قرار است اجرا کند و عنوان هر فعالیت می بایست اینکه چه عملی اجرا می شود را توصیف کند. 

انواع عملکرد را مشخص کنید. یکی از ویژگی های BPMN که هیچ گونه نمودِ استاندارد شده ای در نمودار ندارد، نوع عملکرد است. مشخصات، انواع عملکرد را معین میکنند، با این وجود در حقیقت دو مورد از آن ها را باید متمایز کرد: کاربر (عملکرد انسانی) و خدمات (عملکرد ماشینی). خوشبختانه بیشتر ابزارهای BPMN انواع عملکرد را با استفاده از آیکون های درون فرمِ فعالیت متمایز می کنند، با این حال شما می بایست مشخص کنید که کدام عملکرد مورد نظر می باشد.

از یک عملکرد به منظور مسیردهی به کار استفاده نکنید. دیگر خطای رایج مبتدیان وارد کردن عملکردهایی چون "به مدیر ارسال کن" مثلا در سیستم اتوماسیون اداری که همراه با آن جریانی ترتیبی به یک عملکرد می آید، در نمودارِ قابل دسترسی مدیر می باشد. جریان ترتیبی از قبل مشغول مسیردهی کار به مدیر بوده است، بنابراین عملکرد "به مدیر ارسال کن" زائد می باشد. آن را حذف کنید.

در اینجا مشکل دومی نیز وجود دارد. بهترین عمل، نگه داشتن کلماتِ کلیدی "ارسال کن" و "دریافت کن" در اسامی عملکردها به منظور ارسال کردن و دریافت کردن انواع عملکرد می باشد که همسنگ با رویدادهای پیامی هستند. در BPMN یک "پیغام" به مفهوم یک سیگنال، میان فرآیند و نوعی موجودیت بیرونی می باشد. در این جا مدیر یک موجودیت بیرونی نیست، اما یک شرکت کننده در فرآیند است. بر این اساس، این یک پیغام نیست و نمی بایست عنوان "ارسال کن" داشته باشد. اگر مایلید که با مدیر بدون جهت دادن به خودِ کار چیزی در میان بگذارید، می توانید از عملکردی به عنوان "مدیر را در جریان قرار بده" بهره بگیرید. چنین اعمالی در ابتدا ممکن است ناچیز به نظر بیایند، اما در انتها آن ها قوه فهمِ فوری هرآنچه در نمودارها در حال اتفاق افتادن هستند را برای همه نیروهای سازمانِ شما فراهم خواهند کرد.

وضعیت های نهایی موفقیت و شکست را در یک زیرفرآیند با استفاده از رویدادهای نهایی مجزا مشخص کنید. هر مسیرکه در یک زیرفرآیند فعال میشود، می بایست الزاماً پیش از اینکه آن زیرفرآیند تکمیل شود، به انتها برسد. شما می توانید یک روداد نهایی مجزا برای زیرفرآیند طراحی کنید و همه ی مسیر ها را به آن جهت بدهید و یا رویدادهای نهایی متعدد طراحی کنید و مسیرهای خاص را به هر کدام از آن ها جهت دهی کنید. از آنجایی که "پیوستی" ضمنی در تمامی رویدادهای نهایی وجود دارد، این موضوع به لحاظ فنی اهمیتی ندارد. با این وجود در طراحی و نامگذاری رویدادهای نهایی مجزا برای هر وضعیت نهایی متمایز درزیرفرآیند، منفعت وجود دارد، به خصوص اگر برخی وضعیت هایِ نهایی نمایانگر "موفقیت" و برخی دیگر "شکست" و یا هرگونه استثنا باشند.

شما می توانید یک زیرفرآیند را با یک راه خروجی دنبال کنید تا دریابید که آیا می بایست فرآیند را ادامه داد ویا دست به کاری دیگر زد، مثلا به آن پایان داد یا آن را به مرحله قبلی بازگرداند. مطابقت دادن عنوان راه خروجی با عنوانی که برروی رویداد نهایی می باشد، آن پیوند را مشخص می کند. متناوباً، یک رویداد نهایی بر یک مسیر استثنایی درون یک زیرفرآیند می تواند یک خطا را دوباره به میان آورد، که بوسیله ی یک رویدادِ خطای وابسته بر روی مرز زیرفرآیند گرفته می شود. این پدیده می تواند باعث به انتها رسیدن فرآیند و یا دنبال کردن جریان استثنایی دیگر شود. به همین منوال، مطابقت دادن عنوان هایِ "به میان آوردن" یا "گرفتن" رویدادها، این ارتباط را درون نمودار مشخص می کند.

از ریزفرآیندها در جهت ارزیابی رویدادهای وابسته بهره گیری کنید. رویدادهای بینابینیِ وابسته به فعالیت یک فرایند، بدین معنی می باشند که اگر رویداد در زمان اجرا شدن یک فعالیت اتفاق بیفتد، از اجرای فعالیت صرف نظر کرده وبه سمت پایین جریان ترتیبی به بیرون آن رویداد حرکت کنید. یک ترفند کارآمد، در میان گرفتنِ یک توالی از فعالیت ها با یک زیرفرآیند به صرفِ منظور تعریف کردن ارزیابی آن رویداد است. برای نمونه، اگر شما یک فرآیند ترتیبی با مراحلی از A تا Z داشته باشید و بخواهید به مشتری امکان تغییر یا صرف نظر کردن از یک سفارش بدون جریمه در هر زمانی میان مراحل B تا G بدهید، می توانید ترتیب میان  Bتا  Gرا درون یک زیرفرآیند احاطه کنید و یک رویداد پیامی و برطرف کننده، ویژه یِ جریان استثنایی به آن بیفزائید.

در BPMS بی پی ام اس الگوهای خاص نموداری را استانداردسازی کنید تا انواع استثناها را تشخیص دهید. BPMN، دستگاهی علامت گذاری سازگار با کسب و کار برای توصیف کردن رفتار کنترل استثناها فراهم می کند. با وجود اینکه مشخصات  BPMN برای مدل سازی، آزادی زیادی فراهم میکند، بهترین عمل یادگیری الگوهای متمایز نموداری به منظور تمیز دادن میان انواع استثناها و استفاده مداوم از آن ها می باشد. ما در مبحث درسی خود، برای مثال الگوهای متمایزی برای مدل سازی استثناهای درون-تجاری، خطاهای سیستمی، اتمام زمان های کاربری، موارد استثنا در پاسخ های دریافتی، رویدادهای درخواست نشده، و دیگر موارد را آموزش می دهیم. بازهم تاکید می کنیم، قاعده یِ اصلی، درکِ دقیق آنچه که از خود نمودار بیرون می آید است.

با استفاده دائمی از جریان های پیغامی، محتوای تجاری را به نمایش بگذارید. علاوه بر جریانِ فعالیت فرآیند خودتان، BPMN امکان نمایش دادن تعاملات میان فرایند شما و فرایندهای بیرونی را به عنوان رابطان تعجیلی که جریان های پیغامی نامیده می شوند را فراهم می کند. جریان های پیغامی به طور معمول درخواست ها، پاسخ ها، و رویدادهای درخواست شده که با فرآیند بیرونی مبادله می شوند را ارائه می دهند. در فرآیند شما، جر یان های پیغامی به فعالیتهای متمایز و رویدادهایی مرتبط می شوند که به دقت نشانگر چگونگی پاسخگویی به یک  جریان پیغامی ورودی هستند  و یا این که جریان پیغامی خروجی تولید می کنند. از آنجایی که شما به طور دقیق نه درباره ی درونِ فرایندهایِ بیرونی اطلاع دارید و نه می توانید آنها را کنترل کنید، تنها به شیوه ی رایج، جریان های پیغامی را به محدوده ی منبعی که آن فرایند را ارائه می دهد، متصل کنید.

جریانهای پیغامی می توانند محتوای تجاری ارزشمندی به نمودار شما بیفزاید، با این وجود استفاده دائمی  از آنها دارای اهمیت است. برای نمونه، اگر قرار است شما هرگونه جریان پیغامی "از" و "به" یک درخواست کننده از فرآیندِ خود نشان دهید، می بایست حتماً تمام آنها را به نمایش بگذارید و در هر سطحِ مدلتان این عمل باید با تداوم انجام گیرد. بدین معنی که، اگر یک جریان پیغامی ویژه در یک زیرفرآیند که سه سطح پایین تر جای دارد نشان داده شده باشد، می بایست در بالاترین سطح نمودارنشان داده شود و علاوه بر این در هر سطحی همان عنوان را دارا باشد. 

مترجم : سازنده

چه مهارت هایی برای موفقیت در مدیریت کسب و کار (BPM) مورد نیاز هستند؟

یکی از سوالات رایج BPM بی پی ام در مورد مهارت های مورد نیاز برای موفقیت در آن است. از زمانیکه محققان و متخصصان در زمینه مدیریت و تحلیل فرآیند، اهمیت مهارت های مدلسازی را دریافتند، عوامل مختلفی در موفقیت BPM بی پی ام نقش داشته  که شامل مهارت های پیشرفته فردی یا سازگاری مدل های ذهنی با واقعیت و نگرش ها است.

گارتنر  15 مهارت اساسی را برای کسب موفقیت در هر پروژه BPM بی پی ام  مطرح کرده است. با توجه به شکل 1، این مهارت ها در 3 گروه تحولی ، کاربردی  و فنی  جا داده شده اند.

 

با توجه به شکل 1، لیست صلاحیت های آورده شده در "تحول، عملیاتی و فنی" چهارچوبی کلی و مناسب برای بررسی مهارت در BPM بی پی ام  است. همچنین ممکن است در نظر گرفتن عواملی مانند تمرین و انجام فعالیت های اصلی مورد نیاز برای موفقیت در BPM حائز اهمیت باشد.

در حاشیه این نوشتار، به صورت مختصر به این سوال پاسخ می دهیم که "BPM چیست؟" . BPM یک نظم مدیریتی است که برای بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود که شامل بهره مندی از مهارت هایی همچون کشف فرآیند، نقشه برداری و مدلسازی فرآیند، معیارها، شاخص های کلیدی عملکرد ، همکاری، تصمیم گیری و نظارت بر فرآیند، است.

استفاده موفق از BPM نیازمند کسب مهارت در موارد زیر است:
• هماهنگی فرآیندها با استراتژی کسب و کار مثلا ساخت و ایجاد هماهنگی فرآیندهای سیستم حضور و غیاب
• کشف و مدل سازی فرآیندها مثلا در سیستم اتوماسیون اداری
• اندازه گیری فرآیندها
• تحلیل و سنجش فرآیندها
• قوانین و سیاست های محصول
• بهبود فرآیندها
• مدیریت تغییرات یک فرهنگ
• نظارت بر تصمیم گیری
• استقرار تکنولوژی

مجموعه مهارت های مورد نیاز برای موفقیت در این زمینه به طور کلی شامل موارد زیر می باشد:
• تفکر سیستمی
• کشف فرآیند
• مدلسازی فرآیند
• تسهیل فرآیند
• اندازه گیری عملکرد
• تحلیل فرآیند
• طراحی فرآیند
• مدیریت قوانین و تصمیم ها
• مدیریت تغییرات
• ایجاد و نظارت بر عناصر برتری
• مدیریت پروژه
• مهارت های فنی

لیست کاملی از دوره های یادگیری BPM بی پی ام در شکل 2 آمده است که چکیده ای از تجربیات آکادمیک فعالان این حوزه در ساخت دانش و توسعه مهارت BPM می باشد.

دوره های ذکر شده برای دریافت مدرک مهارت در BPM در اکثر مجموعه های آموزشی فعال در این زمینه به کار می رود. در کسب این مدارک هر کدام از مهارت های زیر معمولا دارای سهم نسبی مشخصی در سنجش آن هستند که به صورت تقریبی به شرح زیر است:
• محتوای فرآیند 15%
• مدل سازی فرآیند 20%
• بهبود فرآیند (تحلیل و طراحی) 15%
• اندازه گیری فرآیند 15%
• تکنولوژی های فرآیند (BPMS , BPMN) 20%
• سازمان فرآیند محور (نقش ها، مدیریت و نظم سازمانی) 15%

دیدگاه های کاربردی دیگری نیز برای حصول مهارت های لازم در چرخه حیات فرآیند BPM در هر پروژه وجود دارد. 
بیش از یک دهه قبل، عبارت معروف "بزرگ بیاندیشید، محتاطانه آغاز کنید، سریع دست به کار شوید" توسط دکتر میکائیل هامر برای موفقیت در طراحی مجدد فرآیند کسب و کار ، توصیه شد. برای به کار بردن این قانون در عمل، متخصصان

BPM نیازمند ارزیابی گسترده سازمان برای انتخاب بهترین فرآیند هستند که به طور کلی شامل تعریف پروژه BPM، اندازه گیری و تحلیل کارائی کنونی، طراحی مجدد فرآیند سازمانی، اجرای تغییرات و ساخت محیطی جهت مدیریت فرآیند، می باشد.

ممکن است مراحل بیان شده برای کسانی که به تازگی آغاز به یادگیری و تمرین نموده اند کمی نا ملموس آید ولی با پیگیری یکی از دیدگاه های بیان شده نیاز به مهارت های دیگر حس می شود و به دنبال آن با تمرین و تحلیل فرآیند ها همه چیز مانند پازلی به وسعت یک سازمان در کنار یکدیگر جا می گیرد.
در پروژه های BPM آسیب هایی نیز وجود دارد که در تمام مراحل سلامت فرآیند را تهدید می نماید. در این میان مدیریت راهبری تغییرات فرآیند باید مورد توجه ویژه قرار گیرد. تعدادی توصیه کلیدی که متخصصان بیان میکنند به شرح زیر است:
• نگاه کردن به کسب و کار از خارج از سازمان و از دید مشتری بهتر از نگاه کردن به کسب و کار از داخل سازمان است.
• ایجاد ارتباط BPM با تصمیمات استراتزیک سازمان 
• پیگیری حقایق و بازخوردهای فرآیند در سیستم های جا افتاده ای مثل سیستم اتوماسیون اداری یا سیستم حضور و غیاب
• سادگی فرآیند، پشتیبانی در دسترس

منبع: 
www.bpminstitute.org/resources/articles/what-skills-are-needed-bpm-success
www.bpminstitute.org
www.wikipedia.org

مدل فرایند (Process Model)

یک فرایند کسب‌وکار (Business Process)  در تعاریف bpms بی پی ام اس مجموعه‌ای از فعالیت‌های جاری در سازمان با ساختاری است که ترتیب منطقی بین آن ها و وابستگی‌هایشان را توصیف می‌نماید و هدف آن فراهم نمودن یک نتیجه مطلوب است. مدل‌سازی فرایند کسب‌وکار، تحلیل مشترکی از فرایندهای کسب‌وکار ایجاد می‌کند. یک مدل کسب‌وکار می‌تواند درک جامع و کاملی از یک فرایند را مهیا نماید. هر سازمان را با استفاده از فرایندهای کسب‌وکار آن می‌توان تحلیل نمود. به همین دلیل مدل‌سازی صحیح فرایندهای کسب‌وکار از اهمیت بالایی برخوردار است.
امروزه، کارشناسان حوزه فن‌آوری اطلاعات و مهندسی کسب‌وکار به این نتیجه رسیده‌اند که سیستم‌های موفق با درک صحیح فرایندهای کسب‌وکار شکل می‌گیرند. به‌علاوه فرایندهای کسب‌وکار نقش حیاتی در یکپارچگی سازمان دارند. مدل‌سازی مفهومی فرایندهای کسب‌وکار در مقیاس بزرگی اجرا و پیاده‌سازی شده‌اند شاید ما گاهی برای سیستم حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب از آن مثالی زده ایم اما فرایمد مدل کسب و کار در سیستم های بسیار پیچیده ای هم مورد استفاده قرار گرفته تا توسعه نرم‌افزارهایی که فرایندهای کسب‌وکار را پشتیبانی می‌کنند، تسهیل نمایند و امکان تجزیه‌وتحلیل، بازمهندسی و بهبود آن‌ها را فراهم کنند.
یک مدل فرایند در bpms (بی پی ام اس) متشکل از مجموعه‌ای از مدل‌های فعالیت و قوانین بین آن‌ها است. هر مدل فرآیند کسب‌وکار به‌عنوان یک طرح کلی برای نمونه‌های مختلف فرآیند است. نمونه فرایند کسب‌وکار، نمایش‌دهنده یک نمونه واقعی از عملیات سازمان و درواقع متشکل از نمونه‌های فعالیت می‌باشد.
مدل فرایند کسب‌وکار، از مهم‌ترین مصنوعات (artifact) برای اجرای فرایندهای کسب‌وکار هستند. اجرای فرایندها می‌تواند با استفاده از قوانین سازمانی به‌صورت سنتی انجام گردند یا با استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری تولیدشده مبتنی بر سیستم مدیریت فرایند کسب‌وکار. استفاده از سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS) برای اجرای فرایندها، این اطمینان را ایجاد می‌نماید که تمامی نمونه فرایندها بر طبق مدل فرایندی انجام می‌شوند.
نمایش گرافیکی فرایندهای کسب‌وکار، بیشتر بر ساختار فرایند و تعاملات آن با ذینفعان تمرکز دارد تا بر مفاهیم فنی آن‌ها. توجه به این امر در مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار، موردی مهم است چراکه تعریففرایند کسب‌وکار، استراتژی و زیرساخت اجرای فرایندها را مشخص نمی‌نماید.
یکی از مهم‌ترین خروجی‌های مرحله اول bpms در  چرخه فرایند یعنی مرحله طراحی و مدل‌سازی، مدل فرایند کسب‌وکار است. هر مدل فرایندی با مشارکت ذینفعان آن شناسایی می‌شود. به‌علاوه هر مدل فرایندی یک مالک دارد که مسئول انجام صحیح فرایند، کشف عارضه‌های فرایند و بهبود آن است.
تکنیک‌ها و ابزارهای مختلی برای مدل‌سازی کسب‌وکار وجود دارد. شناسایی موارد کاربرد و یا هدف مدل‌سازی، نقش حیانی در انتخاب تکنیک و ابزار دارد. هر تکنیک برای دستیابی به اهداف خاصی مناسب است به‌عنوان‌مثال خروجی برخی از تکنیک‌ها مدل‌هایی است که کلیات فرایند را توصیف می‌کند، درصورتی‌که خروجی برخی از تکنیک‌ها مدلی برای تولید سیستم است مثلا تولید سیستم اتوماسیون اداری یا تولید سیستم حضور و غیاب و قابلیت اجرایی دارد.

تکنیک‌هایی نظیر (BPMN، xBPL (Extended business modeling language)، EPC (Event-driven process chain)، IDEF (ICAM Definition و (UML (Unified Modeling Language برای  مدل‌سازی فرایند مورداستفاده قرار می‌گیرند؛ اما از جدیدترین و کارآمدترین تکنیک‌ها می‌توان به UML و BPMN اشاره نمود.

به‌عنوان نمونه در تکنیک BPMN، هر مدل فرایندی متشکل از گره‌ (node) ها و یال‌ (edge) ها می‌باشد. گره‌ها، نمایش‌دهنده مدل فعالیت، مدل رخداد و مدل دروازه (gateway) می‌باشند درحالی‌که یال‌ها نمایش‌دهنده‌ی جریان بین گره‌ها است. هر یال دقیقاً با دو گره در ارتباط است و این دو گره را با یک ترتیب مشخص به یکدیگر، مربوط می‌کند.
مدل های فعالیت نمایش‌دهنده واحدهای کاری انجام‌شده، مدل‌های رخداد نمایش‌دهنده وضعیت‌های جاری یک فرایند کسب‌وکار هستند و مدل‌های دروازه جهت نمایش همگرایی (join) و واگرایی (split) گره‌ها مورداستفاده قرار می‌گیرند.

شکل بالا نمایانگر یک مدل فرایندی است. نمادگذاری استفاده‌شده برای توصیف مدل فرایندی، BPMNمی‌باشد. همان‌طور که مشخص است:

• مدل‌های رخداد با استفاده از یک نماد دایره نمایش داده می‌شوند. مدل رخداد پایانی به‌واسطه یک دایره ضخیم نمایش داده می‌شود.
• مدل‌های فعالیت با استفاده از یک چهارگوش با گوشه‌های منحنی نمایش داده می‌شود.
• مدل‌های دروازه با استفاده از لوزی نمایش داده می‌شود.
• یال‌ها با استفاده از خطوط مستقیم بین گره‌ها نمایش داده می‌شود.

مزایای مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار:

مدل‌سازی فرایندهای کسب‌وکار، مزایای زیادی دارد که از آن جمله می‌توان موارد ذیل را برشمرد:

• بهبود فرایندهای سازمان (کاهش هزینه‌ها، افزایش کیفیت)
• پشتیبانی از مدیریت تغییرات
• تولید سیستم‌های اطلاعاتی
• شبیه‌سازی
• ایجاد زبان مشترک بین ذینفعان مختلف
• تسهیل یادگیری فرایند

منابع: کتاب Business Process Management Concepts Languages Architectures - فصول ۲ و ۳ ، نویسنده: Mathias Weske

مقاله Business process modelling: Reviewand framework - نگارش Ruth Sara Aguilar-Saven

ترجمه وگردآوری: عاطفه سلیمیان - علی سیفایی

نسل دوم سیستم های مدیریت نظارت بر فعالیت های کسب و کار (BAM)

پس از آشنایی مختصری با BAM در بخش مفاهیم اولیه، در این مطلب در مورد آخرین قابلیت های BAM و استراتژی هایی که سازمان ها را به سوی آن ها سوق می دهد صحبت می کنیم. سه استراتژی در این بحث مطرح می گردد:

• قابلیت اطمینان و مشاهده ی کسب و کار 
• سرویس های کنترلی
• شناسایی الگوهای های پیچیده

در ادامه هر یک از این موارد را در مباحث bpms (بی پی ام اس) به تفکیک تعریف و بررسی می گردد.

قابلیت اطمینان و مشاهده ی کسب و کار

این استراتژی بر پایه ی سیستم های ابتدایی BAM استوار است و سطوحی از آن تنها با استفاده از تکنیک های BAM پایه قابل دستیابی است. این استراتژی دو ویژگی را مطرح می کند:

          - تضمین موافقت نامه سطح خدمات (SLA)

          - شناسایی خطا

ضمانت SLA باید در تمامی سطوح کسب و کار برقرار باشد. به بیان بهتر ضمانت SLA بدین معناست که اطمینان یابیم کسب و کار اصلی شما بدون خطا و به صورت صحیح در حال انجام است. سازمان های زیادی نیز تلاش کردند با تمرکز بر ثبت خطاها یا افت کارایی کسب و کار بتوانند این کار را انجام دهند. نکته ای که باید به آن توجه داشت این است که پاسخگویی با ضریب اطمینان ۹۹.۹۹۹ درصد بسیار خوب است ولی اگر یک خدمت به درستی انجام نشود تمامی این مزیت ها کم رنگ می شوند.

نکته ی کلیدی که باید در این بخش از استراتژی BAM به آن توجه داشت این است که نظارت و مکانیزم های مدیریت در بخش فناوری اطلاعات توسط برنامه های کاربردی، فایل ها، شبکه ها و دیگر منابع فناوری اطلاعات انجام می شود در صورتی که BAM با فرآیندهای کسب و کار در (بی پی ام اس) bpms ، تراکنش ها و خدمات سروکار دارد و خروجی آن برای سنجیدن میزان دستیابی به اهداف  مناسب است. یک فرآیند کسب و کار مانند یک سیستم حضور و غیاب یا نرم افزار حضور و غیاب ممکن است برای اجرا از ابزارهای متفاوتی مانند برنامه ی کاربردی، پایگاه داده و سیستم های متفاوت استفاده کند، بدون کمک خروجی های فرآیندی که BAM ارائه می دهد برای اینکه متوجه شویم فرآیند اجرا شده طبق خواسته ی ما بوده یا خیر، ناچار به کنترل کارایی و در دسترس بودن تمامی این ابزارها هستیم، در صورتی که BAM با تجمیع این اطلاعات،  خروجی های مبتنی بر فرآیند و تراکنش های مرتبط با آن را ارائه می کند بنابراین درک فاکتورهای کلیدی عملکرد (KPF) با استفاده از BAM بسیار ساده تر از ابزارهای سطح فناوری اطلاعات است.

برای دستیابی به تضمین SAL اولین قدم بررسی انواع نمودارهای تعداد (volumes) و سرعت (velocities) فرآیندهاست تا یک تصویر شفاف از کلیت اجرای فرآیند بدست آید و با استفاده از داده های گذشته به صورت تقریبی متوجه شویم نمودارهای اجرای یک فرآیند به طور معمول چه روندی را طی می کنند. این تکنیک که به شناسایی خطاهای کسب و کار ختم می گردد تکنیک پروفایل (Profile) آماری نام دارد. در این تکنیک مقادیر اندازه گیری شده از فرآیند با داده های روند معمول فرآیند تلفیق شده و این امکان برای BAM مهیا می شود که بتواند تراکنش هایی که خارج از روند معمول فرآیند رخ داده اند را شناسایی کند و بر روی آنها نشانه گذاری کند. در حقیقت ممکن است در بعضی از این موقعیت ها خطا مرتبط با کسب و کار نباشد، به طور مثال یک مقدار غیر معمول در فروش ممکن است از اشتباه در اطلاعات پایه ی قیمت گذاری محصول ناشی گردد در صورتی که کسب و کار به درستی انجام شده است. مهم این است که BAM کلیه ی داده های غیر معمول را نمایش می دهد و بر اساس این اطلاعات می توان اقدامات لازم را انجام داد.

پروفایل آماری در سطح کسب و کار نیز انجام می گردد و بیشترین فایده ی آن زمانی به دست می آید که در سطح تراکنش های کسب و کاری اتفاق افتد. پروفایل در سطح فرآیند و تراکنش، اطلاعات با ارزشی را برای شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) آنها ارائه می دهد. پروفایل تراکنش ها بصورت خودکار حدفاصل مورد قبول را شناسایی می کند و زمانی که به علت نقض قوانین کسب و کار یا بروز اتفاق غیر معمول یک استثنا رخ دهد BAM تراکنش را شناسایی کرده و برای سمت مرتبط با آن تراکنش اخطار ارسال می کند، این کار موجب می گردد تا مدت زمان جست و جو برای یافتن این اطلاعات از سطوح پایین تر بسیار کاهش یابد.

در انتها زمانی که BAM تمام اطلاعات تراکنش های مرتبط به هم را جمع آوری کرد یک منبع ایده آلی از اطلاعات برای استفاده در عملیات های با کیفیت تر تولید می گردد. به عنوان مثال بسیاری از متدولوژی های مرتبط با کیفیت مانند ۶Sigma که بصورت بهبود مستمر پیش می روند، برای دستیابی به اهدافشان باید از اطلاعات درست و مرتبط آماری بهره بگیرند. بعلاوه زمانی که شما تغییری در یک قسمت از فرآیند انجام می دهید برای اطمینان از درستی آن باید بتوانید کارایی آن فرآیند را اندازه گیری و به نسبت قبل مقایسه کنید که باز هم به این اطلاعات نیازمند هستید.

سرویس های کنترلی

سرویس های کنترلی این قابلیت اضافه را به همراه می آورند که بتوانید اجرای کسب و کارتان را بر اساس قوانین و کنترل های خود مدیریت کنید. تا قبل از این، فرآیندها و تراکنش ها بر اساس اطلاعات جمع آوری شده اندازه گیری و مدیریت می شدند در حالی که سرویس های کنترلی این قابلیت را به همراه می آورند تا بتوانیم فرآیندها و تراکنش ها را با داده هایی خارج از اطلاعات فرآیندی (مانند قوانین) هم، اندازه گیری و مدیریت کنیم.

به عنوان مثال یک فرآیند "پرداخت" را در نظر بگیرید، پس از احراز هویت کاربر، یک درخواست پرداخت با مبلغ مشخص ارسال و سپس تایید می‌شود و در نهایت پرداخت توسط کاربر انجام می گردد.  در این فرآیند ما کنترلی تعریف کردیم که اگر کاربر درخواست کننده از کارمندان سازمان ما باشد، سیستم به گونه ای ما را مطلع سازد. در نتیجه زمانی که کاربر اقدام به پرداخت می کند اگر از کارمندان شرکت باشد تراکنش بصورت استثنا در نظر گرفته می شود و با پرچمی علامتگذاری می شود. این امر باعث می شود که متصدی پرداخت برای پیدا کردن درخواست های کارمندان جست و جوی خاصی انجام ندهد و در زمان صرفه جویی کند. 

ولی این سرویس های کنترلی تنها در حد یک علامتگذاری ساده و صرفه جویی کردن در زمان نیستند. آنها می توانند با ارزش های دیگری در کسب و کار با آدرس دهی تلفیق شوند به طور مثال بخش مدیریت سررسید کارها را می‌توان نام برد. مدیریت سررسید در کسب و کار ها بسیار پر کاربرد است و حوزه ی بسیار وسیعی را مانند تولیدی ها و خدمات مالی شامل می شود. BAM در هر سررسید می تواند علاوه بر نمایش تاریخ و زمان رسیدن آن، اطلاعاتی در مورد مدت زمان صرف شده و باقی مانده برای هر وظیفه نیز ارائه دهد.

شناسایی الگوهای پیچیده

 شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) بسیاری تعریف می کند ولی بعضی وقایع پیش بینی نشده در کسب و کار رخ می دهد که بر روند این شاخص ها تاثیرگذار هستند. ممکن است شاخص های بعضی فرآیندها نزولی باشد در حالی که بعضی مقادیر روندی صعودی را دنبال می کنند و یا تغییرات ناگهانی به نسبت یکدیگر داشته باشند، وظیفه ی موتور BAM در این الگوهای پیچیده این است که در شناسایی الگوهای به هم مرتبط کمک کند تا بتوانیم اقدامات لازم را به سرعت انجام دهیم.

طبق تعریف، معمولاً الگوهای پیچیده خاص هر فرآیند یا تراکنش تعریف می شود. بنابراین رویکرد BAM برای پشتیبانی از این موضوع این است که پس از شناسایی هر الگوی پیچیده یک تصویر لحظه ای (Snapshot) از تمامی شاخص های مرتبط می گیرد. به عنوان مثال اگر یک تغییر ناگهانی در میز خدمت (Help-Desk) رخ دهد ممکن است مشکلاتی در یک بخش از کسب و کار به وقوع پیوندد یا برعکس موجب شود یک فرصت رقابتی برای شرکت بوجود آید. در اولین مراحل ثبت، ممکن است نتیجه ی مورد نظر اتخاذ نگردد ولی در هر صورت زمانی که این تغییر رخ دهد BAM تصویر لحظه ای را بصورت واحد (Fingerprint) ثبت می کند.

این تصاویر لحظه ای به ازای تمام تغییرات ثبت می گردد و مجموعه ای از اطلاعات مفید را تشکیل می دهد که می توان با استفاده از این تجربه روابط شاخص ها و واحد های کسب و کار را مشخص کرد و بر اساس تجربه ی بدست آمده پیش بینی های بیشتر به کاربران ارائه داد.

در یک نگاه

BAM این امکان را برای سازمان ها بوجود می آورد که فهم و دید بهتری از کارایی کسب و کارشان بدست آورند و بتوانند آن را بهبود بخشند. هدف نسل اول BAM ثبت کردن جریان تراکنش های رخ داده با استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات بود، اطلاعاتی مانند تعداد فرآیندهای اجرا شده، تراکنش ها، رخدادها و نمایش اطلاعاتی از داده های گذشته در قالب نمودارهای داشبورد یا هوش تجاری

با پیشرفت بیشتر در این حوزه ابزارهای BAM علاوه بر ثبت داده های ثابت، داده های پویا را نیز نمایش دادند و بر روند تراکنش های کسب و کار بیش از پیش متمرکز شدند. 

در نسل دوم مبحث تضمین و دید بهتر کسب و کارها ، خدمات کنترلی و شناسایی الگوهای پیچیده پشتیبانی شد و قابلیت های بسیاری مانند مدیریت تغییرات، بهبود کیفیت، اطمینان از صحت عملکرد و پیش بینی کسب و کار بر اساس نتایج ثبت شده را به همراه آورد.

---

منبع: BAM: The New Face of BPM

ترجمه: سهیل نیک فرجام - نگار محمدی

تشریح دروازه ها (Gateway) در BPMN

 در مفاهیم مربوط به مباحث بی پی ام اس (bpms) معمولا از دروازه‌ها برای کنترل چگونگی تعامل جریان‌های توالی استفاده می‌شود که به صورت همگرا یا واگرابه همراه یک فرآیند وجود دارند. به واقع اگر جریان نیازی به کنترل نداشته باشد، دیگر نیازی به دروازه نیست. اصطلاح "دروازه" نشان‌دهنده یک گلوگاه است که ممکن است اجازه عبور را بدهد یا مانع از عبور گردد؛ زمانی که جریان‌های توالی به دروازه می‌رسند، می‌توانند بر اساس مکانیسمی که دروازه به آن استناد نموده است، برای گذر از یک دروازه ورودی در کنار هم قرار بگیرند و یا برای عبور از یک دروازه خروجی به چند بخش تقسیم شوند. 

در ادامه این دروازه‌ها را به همراه نمونه‌ای برای هر یک از آن‌ها بیان می‌کنیم:

دروازه موازی (Parallel Gateway):

دروازه موازی که در مباحث بی پی ام اس (bpms)  که به آن دروازه "هم‌زمانی" نیز گفته می‌شود، ساده‌ترین نوع از دروازه‌های BPMN به شمار می‌رود که امکان ایجاد چندین انشعاب در یک فرآیند را ممکن می‌سازد. زمانی که در یک فرآیند از دروازه موازی استفاده شده باشد، کار در تمامی مسیرهایی که از دروازه موازی خارج‌شده‌اند، پخش خواهد شد.

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و طبق سناریوی موجود این درخواست باید به صورت موازی به تأیید چند مدیر (در این نمونه سه مدیر) برسد می‌توان از این نوع دروازه استفاده نمود.

دروازه انحصاری (Exclusive Gateway):

دروازه انحصاری که دروازه XOR نیز نامیده می‌شود و یا از نظر فنی در اکثر موارد، دروازه مبتنی بر داده‌های منحصربه‌فرد نام‌گذاری شده است.

زمانی که از این دروازه در یک فرآیند استفاده می‌شود، حداقل یک شرط می‌بایست بررسی گردد، به عبارتی "شرط اول" چک می‌شود چنانچه برقرار بود مسیر ۱ انتخاب می‌شود و شرط‌های دیگر چک نخواهند شد، در صورت برقرار نبودن شرط اول، به سراغ چک نمودن "شرط دوم" می‌رود و به همین ترتیب روال تا "شرط آخر" ادامه پیدا می‌کند و اگر شرط آخر هم برقرار نبود آن‌گاه به سراغ مسیر "پیش‌فرض می‌رود"، بنابراین تحت هر شرایطی "فقط و فقط" یک مسیر برای ادامه فرآیند انتخاب خواهد شد.

به طور مثال در یک فرآیند درخواست مرخصی روزانه در نرم افزار حضور و غیاب، باید بر اساس تعداد روزهای مرخصی، تصمیم‌گیری شود که کار به کارتابل کدامیک از مدیران برود، برای این منظور می‌توان به صورت زیر از دروازه انحصاری در این نرم افزار حضور و غیاب استفاده نمود. همان طور که مشاهده می‌کنید چنانچه تعداد روزهای درخواست مرخصی روزانه بیشتر از ۵ و یا کمتر از ۱۰ روز باشد، درخواست می‌بایست در سیستم مدیریت حضور کارکنان به مدیر ارشد جهت بررسی برود و یا در صورتی که تعداد روزهای درخواست مرخصی روزانه بیشتر از ۱۰ روز باشد، درخواست را مدیرعامل می‌بایست بررسی نماید و در صورتی که هیچ یک از شروط فوق برقرار نباشد به صورت پیش‌فرض در نرم افزار حضور و غیاب برای مدیر مافوق ارسال می‌گردد.

دروازه جامع (Inclusive Gateway):

یکی از انواع دروازه‌های استاندارد BPMN، دروازه جامع است، دروازه جامع را می‌توان به عنوان ترکیبی خاص از دروازه‌های انحصاری و موازی در مباحث بی پی ام اس (bpms)در نظر گرفت. همانند دروازه انحصاری می‌توان بر روی تمامی شروط درگاه‌ها نظارت داشت و همانند دروازه موازی می‌تواند بیش از یک مسیر را طی کند؛ یعنی زمانی که در یک فرآیند قرار می‌گیرد تمامی شرط‌ها را چک می‌کند و بر اساس برقراری شروط می‌تواند یک و یا بیش از یک مسیر را انتخاب نماید و اگر هیچ یک از شرط‌ها برقرار نبود، مسیر پیش‌فرض برای ادامه در نظر گرفته می‌شود.

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و مطابق شکل زیر، ممکن است شرط ۱ به تنهایی برقرار باشد که منجر به ارسال درخواست به مدیر ۱ می‌گردد و یا شرط ۲ به تنهایی برقرار باشد که منجر به ارسال درخواست به مدیر ۲ می‌گردد یا هر دو شرط ۱ و ۲ همزمان برقرار باشند که درخواست همزمان هم به مدیر ۱ و هم به مدیر ۲ ارسال می‌گردد اما در صورتی که هیچ یک از حالت‌های فوق رخ ندهد، درخواست در مسیر پیش‌فرض قرار می‌گیرد.

دروازه مبتنی بر رویداد (Event Based Gateway):

این حالت به نوعی همانند دروازه انحصاری (Exclusive) عمل می‌نماید اما با این تفاوت که به جای قرارگیری شروط بر روی مسیرها از رویدادهای مختلف استفاده می‌شود و این رویدادها برای طی شدن مسیر مناسب منتظر فراخوانی می‌مانند و اولین رویدادی که صدا زده می‌شود تنها مسیر انتخابی این دروازه می‌شود و مسیرهای دیگر طی نمی‌شوند.

در استفاده از دروازه مبتنی بر رویداد باید به نکات زیر توجه داشت:

• یک دروازه مبتنی بر فرآیند باید دو و یا بیش از دو جریان خروجی داشته باشد.
• یک دروازه مبتنی بر فرآیند ممکن است فقط به اجزایی از نوع Intermediate Catch Event متصل شده باشد. 
• یک Intermediate Catch Event متصل شده به یک دروازه مبتنی بر فرآیند باید یک جریان تک رشته‌ای ورودی داشته باشد. 

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و مطابق شکل زیر، در دروازه مبتنی بر رویداد قرار می‌گیرد یا بعد از گذشت زمان ۱۰ دقیقه (در این فاصله زمانی رویداد مسیر پایینی فراخوانی نشده است) در مسیر بالایی قرار می‌گیرد و یا پیش از ۱۰ دقیقه، رویداد مسیر پایینی فراخوانی می‌شود. دقت شود که تنها یکی از مسیرها می‌تواند طی شود.

دروازه مبتنی بر رویداد موازی (Parallel Event Based Gateway):

این دروازه همانند  Event Based Gateway می‌باشد اما با این تفاوت که تنها یک مسیر طی نمی‌شود، بلکه تمامی مسیرها به محض فراخوانی رویدادشان طی خواهند شد.

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و مطابق شکل زیر، در دروازه مبتنی بر رویداد موازی قرار می‌گیرد این امکان وجود دارد که پس از گذشت ۱۰ دقیقه، در خواست در مسیر بالایی قرار بگیرد و همزمان با آن مسیرهای میانی و پایینی نیز طی شوند؛ به عبارتی محدودیتی در تعداد مسیرهای طی شده وجود ندارد و حداقل یک مسیر طی می‌شود.

Complex Gateway:

از این دروازه زمانی استفاده می‌شود که حالت پیش‌فرضی برای ادامه مسیر وجود ندارد و طراح می‌بایست این حالت را پیاده‌سازی نماید. به طور مثال زمانی که قرار است بر اساس کاربرهای مختلف شرایطی چک گردد که مسیرهای مختلفی طی شود، بایستی از این دروازه استفاده نمود. به علاوه این دروازه می‌تواند ترکیبی از دروازه‌های فوق را سبب گردد.

---

منابع: کتاب Process-Driven Applications with BPMN- نویسنده Volker Stiehl

docs.camunda.org/Gateways

ترجمه و گردآوری: پروین بختیاری