خلاصه ای از کتاب برایان تریسی : رهبری کسب و کار
برگرفته از کتاب 2014 برایان تریسی با نام «رهبری کسبوکار» گرفته شده است.
کارکنان به صورت عادی با کمتر از 50 درصد توانشان کار میکنند. با مدیریت درست کارکنان ما تشویق می شوند تا بیش از 70 تا 80 درصد توانشان و ظرفیتشان کار انجام دهند.
عوامل انگیزش
نخستین گام، شناخت چیزی است که به افراد انگیزه میدهد، یعنی همان عاملی که باعث میشود آن 30 درصد یا 50 درصد اضافه را انجام دهند. ما شش عامل انگیزشی که کلید تبدیل کارمندان معمولی به کارمندان استثنایی است را مشخص کردهایم.
از مهمترین عوامل ایجاد انگیزش در کارمندان، واگذاری کارهای چالشبرانگیز و جذاب به افراد است. کارمندان از انجام کارهای تکراری خسته و افسرده می شوند، کار سخت را تعریف درست کنید کمی راهنمایی کنید با او همکاری کنید: وقتی انجام شد به او احساس برد بدهید به او پاداش های خوب بدهید پاداش باید ملموس یا ناملموس باشد:
پاداش ملموس مانند پاداش هایی در حقوق و نا ملموس مانند تشویق و تشکر از کارمند در اتوماسیون اداری باید بدانید که نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند برای اعلام عمومی پاداش و تشویق نقش مهمی را ایفا کنند با یک اعلان عمومی ساده و تشکر ویژه او احساس برد می کند
احترام بگزارید.
لبخند بزنید
کارها را خوب تعریف کنید
به جای دستوری محول کردن کارها با کارمندان مکالمه آزادانه انجام دهید، مثلا در نرم افزار های هوش تجاری راه را برایشان مشخص کنید با او صحبت کنید و دلیل انجام آن کار را هم برایش توضیح دهید تا متوجه باشد انجام کارش چه تاثیراتی در سیستم دارد. اگر علاقه مند به نرم افزار های کاربردی و نرم افزار های مدیریتی هستید با «بی پی ام اس»می توانید این جایگاه را در خوبی در سیستم به کارمند نمایش دهید.
پذیرفتن مسئولیت و پاسخگویی عامل مهم بعدی است. اگر مسئولیت کارها را به کارمندان بسپاریم، آنها در کار مشارکت می کنند. همچنین با این مشارکت اعتمادبهنفس و خودباوری آنها را بالا می برید. رهبران کارآمد بلدند که چطور از کارمندانشان پشتیبانی کنند و درعینحال عقب میایستند و مسئولیت کار را به آنها واگذار میکنند.
عامل کالیدی بعدی، رشد و ارتقای شخصی است. اگر کارمندان پیشرفت خود را در مهارتی ببینند، انگیزه بیشتری برای نمایش قدرت و توانایی خویش دارند. گاهی شما پیشرفت را در ارتقا سمت و یا تغییر برخی مسئولیت ها در او پیدا کنید در همان نرم افزار بی پی ام اس موقعیت کاری را تغییر دهید تا بداند برای او ارزش قائلید و به او توجه می کنید.
عوامل مهم بعدی به ترتیب تشویق و انگیزش، هستند که اغلب افراد اول به آنها توجه میکنند! منظور ما پول و شرایط کاری است. پول و شرایط کاری به افراد انگیزه میبخشد، اما بر خلاف باور معمول، مهمترین انگیزانندهها نیستند. می توانید در اتوماسیون اداری از کارمندتان تشکر کنید تا همه ببینند.
سه نیاز احساسی
کارمندان سه نوع نیاز احساسی دارند که اگر تامین شود، عامل تشویق و انگیزش آنها است.
با تامین نیاز این نیازها می توانید دو عامل بالا را هم خود به خود پیش ببرید:
نیاز به «وابستگی» که احساس کنند بخشی از چیزی بزرگتر از خودشان هستند. مدام به کارمندان گوشزد کنید که کارشان در راستای دستیابی به اهداف شرکت بسیار مهم است.
نیاز به «استقلال» که در این حالت، افراد میخواهند به واسطه موفقیتهای فردی خود شناخته شوند، باید از هر فرصتی استفاده کنید و کاری کنید که کارمندان احساسی خوب نسبت به خودشان داشته باشند.
نیاز به «وابستگی متقابل» باید احساس کنند بخشی از تیم هستند که با شما برای دستیابی به هدف مشترک همکاری میکند. بهترین رهبران همواره به دنبال راههایی برای هماهنگ کردن و بهرهور کردن روابط کاری میان کارمندان هستند.
با تامین نیازهای مذکور کارمندانی شاد و با انگیزه خواهید داشت که سخت کار کرده و به موفقیت شرکت کمک میکنند.
وقتی در آن دسته از افراد جای می گیرید که زیاد پشت میز می نشینید باید کم کم با ارگونومی هم آشنا شوید: ارگونومی یا همان مهندسی فاکتورهای انسانی، علمیست که در آن ابزارها، دستگاه ها، محیط کار و مشاغل را با توجه به توانایی هایی جسمی – فکری و محدودیت ها و علائق انسانها، طراحی می شود.
ابزار شما در پشت میز نشینی و کار با کامپیوتر هم که مشخص و مبرهن است میز و صندلی شما باید استاندارد های لازم را داشته باشد وقتی ساعت ها بر مانیتور خود نگاه می کنید و یک به یک از ایمیلتان راهکار ها را جلو می روید وقتی از نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت خود پیام ها را یکی پس از دیگری پاسخ می گویید مراقب سلامتی خود هم باشید
ارگونومی با هدف افزایش بهره وری، با عنایت بر سلامتی، ایمنی و رفاه انسان در محیط و محل کار، شکل گرفته است. همچنین این علم میخواهد بجای سازگار کردن انسان با محیط، محیط را با سیستم انسان سازگار کند. در این راستا، سازمان بین المللی کار ، لغت ارگونومی را به معنای متناسب کردن کار و شغل برای انسان تعریف کرده است.
لغت ارگونومیک از لغات یونانی «ارگون» به معنای«کار» و «نوموس» به معنای «قانون» گرفته شده است و اصطلاحا به معنی انطباق کار برای افراد، از طریق طراحی وظیفه و روشها و نیز انطباق افراد با کار از طریق استفاده مناسب از چیدن روشهای صحیح است.
ساعت کاری اداری در روز به طور معمول 9 ساعت یا 8 ساعت و با ساعت آزاد برای ظهر می باشد و به طور معمول هر شرکتی و هر سازمانی با همین تیتر و اعمال قوانین خود ساعت را تایید می کند که تغییر آن برای چند ساعت در هفته معمولا مقدور می شود که در نرم افزار حضور و غیاب هر سازمان به خوبی مشخص می شود و میشود از سیستم های مدیریت حضور کارکنان این موارد را دید.
حال با این تعداد ساعت کار با کارهای گاها دوم و سوم هم باید به فکر خود باشیم و میزان ساعت کار خود را تنظیم کنیم.
اصولا بیش از چهل ساعت کار در هفته استرس زا می شود و نارضایتی و عوامل خطرساز و بیماری به دنبال خواهد داشت.
ساعات کار طولانی در هفته ( ۶۱ تا ۷۰ ساعت)، احتمال خطر ابتلا به بیماری عروق کرونر قلب را تا ۴۲ درصد افزایش میدهد. باید این موارد را در سیستم حضور و غیاب خودتان چک کنید که به خاطر دریافتی بیشتر اینهمه احتیاج به کار شاید نباشد و باید هوشمندانه تر و مطلع تر کارها را پیش برد و از کارهای تکراری جلوگیری کرد برخی مسئولیت ها را با برخی انواع واگذاری مثل اتوماسیون اداری به دیگران محول کرد و از همین طریق اتوماسیون اداری گاهی به خودتان یادآور شوید که نباید بیش از اندازه کار کنید. شما به عنوان مدیر فقط شخص خودتان مدیریت حضور کارکنان را مد نظر داشته باشید .
پزشکان متعددی بر این اعتقادند که هر چه این میزان ساعت کاری از حد معمول افزایش یابد میزان بیماری هم به همین میزان بیشتر خواهد شد پس میزان اضفه کاری شما در تایم شیت و سیستم حضور و غیاب با بیماری شما هر دو با هم اضافه خواهند شد، اما هر چه در اتوماسیون اداری در تعاملات بیشتر باشید حتما بهتر در کار پیش خواهید رفت.
چکیده: تعاریف عام و خاص در مکاتبات اداری، انواع اسناد، مدیریت اسناد و زیرشاخه های آن ، اتوماسیون اداری و ... از جمله مطالبی است که در این مقاله بدان پرداخته خواهد شد. هم چنین به انواع بایگانی و نظامات موجود در آن، وظایف اصلی دبیرخانه و تشکیل پرونده اشاره خواهد گردید.
به آن چه قابل استناد باشد، سند می گویند. سند و مدرک دو واژه مترادف می باشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده می شوند. از نظر ارزش، یک سند می تواند حاوی ارزش های زیر باشد:
سند
مدیریت اسناد
زمانی که از ما می پرسند آیا سبک خاصی برای مدیریت تغییر (در یک وضعیت مشخص) درست است یا خیر، ابروهایم را بالا می اندازم، درست مثل حالا که در حال نوشتن این مطلب هستم؛ این کار را از روی عمد نمی کنم، اما باید چنین گفت که نمی توان از عواملی خاص و مشخص در تعیین درستی شیوه انتخاب استفاده نمود. تنها کاری که از دستم بر می آید، این است که کمکتان کنم تا خودتان تشخیص دهید که شیوه مناسبی را برای مدیریت تغییر انتخاب نموده اید یا خیر؛اول اینکه نرم افزار درستی برای زمانبندی کارهایتان داشته باشید و برای مدیریت پیامهایتان به همکار ها و حتی به خودتان این نرم افزار می تواند اتوماسیون اداری باشد.
برای دانایی شما نسبت به تغییر باید بررسی کنید تا برخی شرایط اصولی و ابتدایی را که مدیریت تغییر می بایست با آن دست و پنجه نرم کند را پوشش داده و اشاره می کنم که آیا مدل انتخابی شما در شرایط حاضر به خوبی این نکات و اصول را پوشش می دهد یا خیر.
البته مواردی که بدان ها اشاره خواهیم کرد، یک سری موارد کلی هستند، چرا که هیچ راه منطقی برای دانستن ذات سازمانی که باید تغییر دهید، اینکه افرادی که آنجا کار می کنند چه کسانی هستند و تغییر مورد نظر چیست و یا اینکه دستورالعمل و برنامه الزامی شما چیست، وجود ندارد شاید این موارد را با نگاهی اجمالی به اتوماسیون اداری سازمانتان بشود بررسی کرد و تا حدی آگاه شد.
این مسئله می تواند شما را به تفکر وادارد، اما زمانی که به مدل های مختلف موجود نگاه می کنید و محیط خود را در ارتباط با موانع و استانداردهای مرسوم -که همه جا برای مدیریت تغییر وجود دارند- می سنجید، این افکار شما می توانند غالب باشند.
بنابراین اولین چیزی که باید در نظر گرفت این است که بدانید افرادی که این تغییر مستقیماً روی آنها تأثیر می گذارد و یا باید این تغییر را به اجرا دربیاورند، تا چه اندازه پذیرای تغییر هستند؟ لازم است این مسئله را از قبل بدانید و برای فهمیدن این موضوع لازم است که پیش از شروع برنامه ریزی برای استراتژی یا نقشه تان این افراد را بشناسید. هرچه این افراد بیشتر پذیرای تغییر باشند، گاهی خوبست برای تغییر از ابزار های راحت تر و دم دست تری استفاده کنید مثل اتوماسیون اداری شاید پس از این نیاز کمتری به تأکید بیشتر بر روی این مطلب دارید. پذیرا یا درصد بالاتری از پذیرا بودن در برابر افراد بدون ترقی به معنی چیزی کمتر متمرکز است، مانند مدل Kotter که به خوبی جواب می دهد.
برای آنهایی که نیاز بیشتری به آب کردن یخشان وجود دارد، نیاز به مثال های بیشتری از مدل سنتی و بنیادی Lewin دارند. اما مسئله شیوه انتخابی شما فراتر از نوع یا مدل تغییر است و شامل رویکردهای مدیریتی نیز می شود. دوباره این مسئله مطرح می شود که با چه نوع افرادی کار می کنید؟ جو سازمانتان جوی سر زنده و به نوعی غیر رسمی در حد معقول است؟ در این صورت باید دوستی عاقل باشید که سعی نمی کند به طور آشکار قضاوت کند. اگر در محیطی خشک تر و رسمی تر کار می کنید، نیاز به یک حس قوی قدرت و قطعیت در ارتباط و تعامل با این افراد دارید.
همزمان با این گام، آموزش شما که در واقع گام اجرای ایده های جدید با افراد است، نیز می بایست مورد بازبینی قرار گیرد. اغلب افراد، میانه خوبی با کلاس ندارند؛ شاید معلم خصوصی بهتر باشد، بنابراین بسته به نوع افراد می توان از یک مدل بازسازی شده یا کلاس های مجازی آنلاین برای بزرگسالان -که سن و سال بیشتری دارند و به کنفرانس و مباحثه و صحبت کردن بیشتر عادت دارند- استفاده نمود.
در نهایت اینکه رویکرد برنامه ریزی و استانداردهای شما بسته به نوع زمانی دارد که با آن کار می کنید. این مسئله به بزرگی تغییر، ذات سازمان و سرعت و سطوح فشاری دارد که افراد تحت تأثیر می توانند تحمل کنند، بی آنکه نتایج منفی جدی بروز کند. کاری کنید بتوانند نتایج و انتقاداتشان را برایتان مثلا در اتوماسیون اداری انتقال دهند، بنابراین همان طور که گفته شد، یک سری کلیات وجود دارد اما با مواردی که عنوان شد، شاید فقط بتوانید تصمیم بگیرید که شیوه مدیریت تغییری که انتخاب کرده اید، پاسخگوی نیازها و ایدئولوژی تان هست یا خیر.