وقتی تمام کارها لیست می شوند ...

مطالبی برگرفته از کتاب جدید برایان تریسی برای مدیر خوب بودن :

تمرکز بر حوزه‌های نتیجه کلیدی
نتایج کلیدی مهم‌ترین حوزه‌های همکاری شما با سازمان است. تمرکز بر نتایج کلیدی در مدیریت کلید اثربخشی، آینده روشن و موفقیت در کار است.

مدیران ده نتیجه کلیدی دارند. همه آن‌ها مهم هستند، اما بر اساس جایگاهی که دارید یکی از آن‌ها در بازه خاصی از زمان مهم‌تر است. با تغییر شرایط اهمیت یکی از این حوزه‌های کلیدی افزایش یافته و اهمیت موردی دیگر کاهش می‌یابد. اما اگر می‌خواهید در هر یک از این حوزه‌ها ارتقا یابید و بهترین عملکرد را داشته باشید، باید آگاه باشید.

مهم دانستن مشتری
مشتری برای هر کاری در سه نوع است :
1- مدیر شما اولین مشتری شماست باید او را راضی نگاه دارید برای تضمین کاری خود، باید به همان نحوی که او انتظار دارد به او کار را تحویل دهید، بیشتر مدیران علاقه مند هستند گزارشات کار شما را مثلا در گردش مکاتبات شفاف و خلاصه ببینند با پر کردن اطلاعات در نرم افزار های اتوماسیون اداری  یا دبیرخانه الکترونیک این کار بسیار آسان است.

2- مشتری که محصول شما را مصرف می کند، باید از آن بسیار راضی باشد.
3- کارمندانتان باید از شما راضی باشند تا از نام شما و محصولتان و شرکتشان به نیکی یاد کنند و به آن افتخار کنند و با تمام توان کارهای محوله (این وظایف می تواند در نرم افزار اتوماسیون اداری یا دبیرخانه الکترونیک با نظم وارد و پیگیری شود) را پیگیری نمایند. (برای حفظ همان حس افتخار)

اقتصاد و سود و زیاد در کار همیشه باید به هزینه خرج شده و ارزش ایجاد شده توجه داشته باشید، اقتصاد یعنی بیشینه سازی، باید بر آن باشید تا بالاترین نرخ بازگشت پول، وقت، انرژی و احساس سرمایه‌گذاری شده در یک کار خاص را داشته باشید. این موارد را می توانید حتی در گردش مکاتبات هم بررسی بهتری بکنید.

توجه به کیفیت محصول تولیدی
کیفیت شما تضمین آینده کسب وکار شماست،برای محصول خود و تشخیص کیفیت باید اصولی را مد نظر قرار دهید و با این اصول بررسی کیفیت کنید.

تولید بیشتر با موارد کمتر
برای بهروری بیشتر باید خروجی به نسبت منابعی که استفاده میکنید، بسیار بالاتر از حد معمول باشد، برای بهروری بیشتر باید یک به یک همه چک لیست ها را تیک زد با نرم افزارهای اتوماسیون اداری همه موارد را در نظر گرفت، در گردش مکاتبات و دبیرخانه الکترونیک اعمال کرد.

خلاقیت در کار
مشوق افراد برای خلق ایده های جدید باشید،باید زودتر از رقبا کارهای جدید انجام داد.

پرورش همکاران به کارمندان خلاق
سعی کنید از میان زمان های کار زمانهایی را برای رشد افراد و آموزش به آنها در نظر بگیرید.در مقالات زیاد سود حاصل از آموزش افراد و اجبار آنها برای استفاده از تکنولوژیهای جدید مثلا در بخش های محصولات نرم افزاری و دبیرخانه الکترونیک مثل نرم افزار سهامداران  و یا استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و هر متد جدید در گردش مکاتبات، سودآوری خوبی برای شرکت به بار خواهد داشت.

بهبود سازمانی
برای سازمان های به بلوغ رسیده نرم افزار هایی تحت عنوان نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار و یا نرم افزار BPMS تولید شده است که به سازمان شما برای پیشرف و به بار نشینی کمک شایانی می کند،کار باعث رضایت افراد از کار در آن مکان و مشارکت کامل آن‌ها می‌شود و آن‌ها را قادر می‌سازد تا با بهترین توانشان کار کنند. قدرت انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری و محصولات نرم افزاری شرکتهایی مانند رایورز را دست کم نگیرید.

تعیین معیار های برای کار
برای هر فرد معیار عملکرد تعیید کنید، باید هدف مشخص باشد تا بشود آنرا نشانه گرفت، باید افراد بدانند انتظار شما از آنها چیست؟ باید زمان بندی و روش مطلوب را به آنها نشان دهید.

هارتون : وقتی افراد موظف به دستیابی به عدد یا هدف خاصی می‌شوند، مدام خود را بر اساس آن عدد ارزیابی می‌کنند و عملکردشان در آن حوزه خودآگاه یا ناخودآگاه بهبود می‌‌یابد. این فرایند بهبود دائم با آگاهی شفاف شما و کارمندان از آن شاخص‌ها و اهداف آغاز می‌شود.

تشویق های نا به جا
مثالی می زنیم به کارمندانی پاداش دهید که بازریابیشان به فروش تبدیل شده، یعنی هر فروش با پاداش همراه باشد.

بررسی توقعات خود در کار را مرتب مرور کنید
انتظاراتتان را از خودتان و کارتان مرتب بررسی کنید برای خودتان اهدافی کوتاه مدت با معیاری مشخص قرار دهید، دیگران هم می بینند که برای شما معیار عملکرد مهم است، به معیار ها و اهداف شما توجه بیشتر می شود اول خودتان به اهداف خودتان توجه کنید تا دیگران هم با شما برای اهداف کاری خودشان ارزش ببخشند. این اهداف را هم می شود در نرم افزار اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات مرتب یاد آوری کرد و به نمایش عموم گذاشت.

در پیمودن مسیرمان شفافیت داشته باشیم
برای همکارانتان خوب و شفاف انتظارتان را مشخص کنید، باید عالی عمل کنید عالی یعنی شفاف مسیر کارتان مشخص باشد.

سوالاتی مهم درباره پیشبرد دائمی و موفق کسب و کار

هدایت کسب‌وکار دشوار است. برای موفقیت باید سؤالات درستی بپرسید. این سؤالات درباره استراتژی به شما کمک می‌کند تا سلامت و چشم‌اندازهای سازمانتان را ارزیابی کنید. هر سؤال مربوط به یک ضرورت اجرایی است که مبنای موفقیت کسب‌وکار است:

1. مشتری اصلی شما کیست؟
هر شرکت یک نوع مشتری داردیا در شرکتهای بزرگ هر بخش یک نوع مشتری را مخاطب خود قرار می دهد که شناخت به جای این مشتری از مهمترین اصول است .
- به عنوان مثال بخش پورتال سهامداران شرکت رایورز خدمات به شرکتهای سهامی عام برای مدیریت سهامداران دارد و نرم افزار مدیریت سهامداران را تولید کرده است.
- مثال دیگر نرم افزار اتوماسیون اداری برای شرکتهای بزرگ و تعداد کارمند بیش از 7 نفر مفید است.

2. ارزش‌های اصلی چگونه سهامداران، کارمندان و مشتریان را اولویت‌بندی می‌کنند؟
باید کارهای سختی را در نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان وظیفه تایین کنید تا کارمندان و طرفداران وفادار به خود را بهتر بشناسید. اولویت‌بندی ارزش‌های اصلی به شما در روش امتیازدهی به مشتریان، کارمندان و سهامداران بستگی دارد.باید ببینید به کدام گروه مشتری یا سهامدار و یا کارمندان باید الویت بیشتر داد.

3. چه متغیرهای عملکرد مهمی را ارزیابی می‌کنید؟
باید الویت تعیین کنید تا کارمندان بر اساس آن الویت ها کار انجام دهند و شما بر کار آنها با همان الویت ها تمرکز کنید تعداد الویت ها باید محدود باشد.
پنج الویت مهم سازمان ما...     هفت اساس کار ما در این شرکت ...

4. چه مرزهای استراتژیکی را تعیین کرده‌اید؟
شرکت را از دو نوع ریسک حفظ کنید: نخست به فعالیت‌هایی توجه کنید که می‌تواند به شهرت شرکت صدمه بزند.
نوع دوم ریسک مربوط به فعالیت‌هایی است که منابع را از اهداف استراتژیک و مشتری اصلی منحرف می‌کند. مراقب «خلاقیت خودسرانه و ابتکارات نامتمرکز» باشید که می‌تواند مسیر استراتژیک‌تان را تخریب کند.

5. چگونه استرس خلاق ایجاد می‌کنید؟

• تعیین مشروح اهداف: اهداف مکتوب اغلب موجب خشنودی می‌شوند.
• امتیازدهی به افراد
• امتیازدهی به واحدها
• بیشتر کردن مسئولیت‌پذیری به جای کنترل
• اختصاص هزینه‌ها: مستلزم این است که هر بخش یا مرکز، سود سهم خود از هزینه‌های بالاسری مثل خدمات قانونی و خرید تجهیزات را دریافت کند. این کار سودآوری آن‌ها را دقیق‌تر نشان داده و کاهش هزینه ‌ دسته‌جمعی را تشویق می‌کند.
 • ایجاد تیم‌ها و گروه‌های کار میان واحدی: شما روال‌های عادی‌ کارشان را متغیر میکنید و هر دو کار چشم‌انداز جدیدی پیدا می‌کنند.
• استفاده از ماتریس مسئولیت‌پذیری: با قرار دادن دو رئیس (مثل رئیس بخش و رئیس بازاریابی برند) برای هر مدیر مشوق همکاری باشید و از مدیران بخواهید که سر علایق متضادشان به توافق برسند. استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری

6. کارمندان تا چه حد برای کمک به یکدیگر متعهدند؟
چهار قابلیت برای ایجاد وفاداری در کسب‌وکار : افتخار به هدف، هویت‌یابی با گروه، اعتماد، عدالت

7. چه عدم قطعیت‌های استراتژیکی شما را بی‌خواب می‌کنند؟

استراتژی امروز به درد فردا نمی‌خورد. آخرین ضرورت اجرایی یعنی «سازگاری با تغییر» مهم‌ترین ضرورت است.
بهترین راه ایجاد استرس سالم و بهره‌ورانه در کارمندان این است که خودتان بر مسئله تمرکز کنید. همه به آن چیزی توجه می‌کنند که برای رئیس مهم است.
مرتب باید در مورد تغییرات این سه سؤال را مطرح کند: چه چیزی تغییر کرده است؟ چرا؟ و چه تدبیری برایش می‌اندیشید؟

پنج نکته مدیریت زمان در نرم افزارهای اتوماسیون اداری

زمان منتظر ما نمی ماند، زمان مانند موج می آید و باید از قبل برای مهار و کنترل آن فکر کرد

1- بررسی امکان تفویض کارها جایی خوانده بودم هر کار که به ذهنتان می رسد را در همان لحظه یا انجام دهید یاواگذار کنید یا در لیست ضروریات و با فاصله زمانی مشخصی برایش زمان بگذارید. اگر کارها قابلیت تفویض داشته باشند در همین نرم افزار های اتوماسیون اداری سریع به همکار یا کارمندانتان واگذار کنید، بعد ها می توانید با گزارش ساز پیشرفته آن را خوب بررسی کنید.

2- استخدام افرادی که از شما باهوش ترنددر این راه باید هزینه کرد برای بازدریافت هزینه و پر سود شدن مسیر باید همه چیز را به خوبی کنترل کرد برای همه کنترل ها با نرم افزار های اتوماسیون اداری و نرم افزار گزارشگیر راه به جلو ببرید.

3-آشنایی کامل با خط تولید و محصول خودتان
شرکت ها و تولیدیهای بزرگ باید بدانند چه محصولی برای چه کسانی تولید می کنند برای کنترل دقیق راه می توانید از نرم افزار کنترل تولید رایورز استفاده کنید :ماموریتسیستم کنترل تولید، ثبت عملکرد تولید محصولات و نیمه ساخته هاو نیز ایجاد قابلیت ثبت و نگهداری تمامی اطلاعات مربوط به تولید پس از طی مراحل تولید محصول می باشد.

4- زمانی برای فکر کردن به نکات جدید و خلاقیت باز بگذارید

5-جهت مسئولیت پذیری کارمندان به کاربران خود بگویید تا بدانند چه زمانی مسئول انجام چه کاری هستند.نرم افزار اطلاعات مدیریتی یا نرم افزار کنترل کارمندان به شما در این زمینه کمک می کند سیستم کنترل کارمندان یا همان اطلاعات مدیریتی تمام رابطه های متقابل ابزار های سازمان را برای شما توضیح می دهد.

8 راه ساده برای مدیریت کارمندان

هر مدیر و هر سازمان به بلوغ رسیده برای بالا بردن قابلیت های مدیریت باید راه مطالعه و پیشرفت فکری را پی بگیرد. اینجا 8 راه بکار گیری مهارت و ابزارهایی را برای مدیریت بهتر کارمندان بخوانید :

1- کار تنها برای درآمد نیست باید مهیج و سرگرم کننده هم باشد، کارهای بزرگ و چالشی را به بخشهای ریز تجزیه کنید و درنرم افزار اتوماسیون اداری در لیست کارآنها آرام آرام قرار دهید تا یک به یک که جلو می رود و ثبت موفق عملیات می کند حس رضایتمندی از خویش را با شادی تجربه کند.

2- اجازه بدهید کارمندتان طعم موفقیت را بچشد. برای انجام موفقیت آمیز کارها برایش جوابیه و تشکر ارسال کنید

3- از ابزارهای مناسب مدیریتی استفاده کنید یکی از این ابزار ها نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز است

4- برای بالا بردن اعتماد به نفس کارمندان به آنها کمک و توجه کنید.

5- برای مدیریت کارمندان به آنها یادبدهید با هم کنار بیایند با استفاده از نرم افزارهای مدیریتی و نرم افزارهای اتوماسیون تعداد دغدغه بالایی از اینگونه معضلات را حذف می کنید، کارمندان با نرم افزارهای اتوماسیون اداری با هم در ارتباطند.

6- با کارمندانی که زیاد اشتباه می کنند با قطعیت برای درمانشان برخورد کنید

7- گرفتن گزارشات متعدد از نرم افزار اتوماسیون اداری برای تشخیص تلاش کارمندان به شما کمک شایانی می کند.

8- به این ضرب المثل چینی دقت کنید :
اگر برای یک سال خود می‌خواهید برنامه‌ریزی کنید، غلات بکارید.
اگر برای سه سال خود می‌خواهید برنامه‌ریزی کنید، درخت بکارید.
اما اگر برای ده سال خود می‌خواهید برنامه ریزی کنید، مردم را بکارید.
بله مردم! ذهن کارمند شما، مثل ذهن شما بایر است. باید با (ایده‌ها) در آن بذر بکارید، (با مطالعه) آن را شخم بزنید، (باملاقات هم ردیفان خود) آن را تقویت کنید، (برای جلوگیری از سکون آن) آفت‌کشی نمایید، تا بهترین محصول از آن به دست آید.

اتوماسیون اداری

بررسی امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت مهندسی نرم افزار رایورز 

- از امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز کنترل کامل کارتابل از راه دور توسط رابط تحت Web می باشد
- ثبت و به گردش درآوردن انواع پیش نویس نامه جهت حذف کلی کاغذ در چرخه مکاتبات سازمانی از دیگر امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری ماست.
- اجرای گزارشات از راه دور (رابط تحت Web) جهت تصمیم گیری مدیران ارشد با نظارت روی نرم افزار اتوماسیون اداری    

گزارشات کاربری سیستم اتوماسیون اداری

• گزارش ارسال تعداد نامه های فرستاده شده به تفکیک واحد و سمت ها
• نمایش گزارش نامه های خوانده نشده موجود در کارتابل ها
• گزارش نامه هایی که مهلت پاسخ آنها گذشته برای هر سمت
• گزارش میانگین دیرکرد واحدها و سمت ها در پاسخ دهی به نامه