بارها و بارها در باب مسئله مدیریت زمان مقاله نوشته شده اما هنوز کار خیلی ها با تاخیر مواجه است هنوز صف کار خیلی از مدیر ها پر است از کارهای انجام نشده و بدون تکلیف، ما در اینجا هفت توصیه داریم تا از تعویق کارها دور بمانیم
توصیه اول : خودتان را تا چه حد میشناسید ؟ باید با عینک واقعیت به خودتان بنگرید به گذشته فعالیتهای خود نگاه کنید زمان انجام کار را ببینید، مثلا در نرم افزار های اتوماسیون اداری ببینید چه میزان کار را در چه زمان ساعتی به پایان رساندید.باید شکستهای قبلی خود را خوب ببینید و نه از خود دفاع کنید و نه منفی بافی کنید.
توصیه دوم : جلوی ترس های خود مقاومت کنید. آمار ها با صداقت به ما نشان داده اند که بیش از 90 درصد نگرانی های ما بوقوع نمی پیوندد! با ترس خود روربرو شوید.
توصیه سوم : وظایف خود را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. برای خوردن یک فیل می گویند باید آنرا لقمه لقمه کرد، باید یکبار کار بزرگ را نگاه کنید تا بتوانید خوب آنرا قسمت قسمت کنید،برای هر بخش کار زمانی بگذارید و روی آن خوب فکر کنید در آن زمان فقط همان یک بخش را ببینید، فقط همان بخش. در نرم افزار اتوماسیون اداری هم می توانیددر صفحه هشدار ها برای خود پیغام بگذارید. اگر هر جا به کار دشواری در رویه برخوردید آنرا هم به بخش های کوچک تر تقسیم کنید، یا با سیستم اتوماسیون اداری برای بخش های دیگر اعلان بفرستید تا به شما کمک شود. بین کارهای سخت کارهایی انجام دهید که از آن لذت می برید مثلا به گلدان ها آب دهید.
توصیه چهارم: برای خودتان جایزه بدهید،مثلا برای انجام کار مهمی از روند کاری پس از انجام آن می توانید بروید مثلا سینما می توانید با همکاران در نرم افزار اتوماسیون اداری قرار تفریحی بعد از کار را تنظیم کنید.
توصیه پنجم: کارها را الویت بندی کنید، اینم الویت بندی کار را به ترتیب اهمیت از بالا به پایین بچینید و ببینید کار های کم اهمیت تر را از کارتابل خود خارج کنید و به بخش ها مرتبط با آنها بدهیدتا انجام شود.
توصیه ششم : تفویض مسئولیت کنید، کارهای خود را به بخشهای مربوط به خودش واگذار کنید، از نرم افزار اتوماسیون اداری کارها را به همکاران که محول می کنید،همه موارد را به تمام و کمال توضیح دهید و برای همه اعضا گروه پیش نیاز ها را تعریف کنید و نتیجه ای را که می خواهید معلوم کنید تا همه در جریان روند کار باشند، کاری کنید آنها هم بتوانند برخی موارد را به دوستان واگذار نمایند و در نهایت می توانید از اتوماسیون اداری نتایج را ببینید که وظایف در کارتابل کیست
توصیه هفتم : باید زندگی خوشحال و مثبتی داشته باشید تا خوبی ها هم جذب شما شود تا می شود کمتر غرولند کنید، مسائل بد را با هیجان تعریف نکنید خوبی ها را فقط با افتخار بگویید. برای جذب خوبی و شادی و پایان خوب باید خوب و شاد بود.
توصیه هشتم : برنامه‌ای تنظیم کرده و تلاش کنید حداقل هشتاد درصد طبق آن و با انضباط عمل کنید. دستیابی به هدف یا نتیجه مورد انتظار مستلزم تعیین دقیق و شفاف آن است زیرا اگر ندانید هدف چیست نمی‌توانید آن را تحقق بخشید. ترتیبی دهید که هدف قابل دسترسی و قابل اندازه‌گیری باشد. هر چه برای تدوین برنامه وقت بیشتری صرف کنید، در انجام آن زمان کمتری صرف خواهید کرد. مهارت‌های مدیریت زمان را بیاموزید. زمان از دست رفته را هرگز نمی شود باز پس گیرید. استفاده مؤثر از زمان به معنای افسوس نخوردن برای زمان هدر رفته است. این توصیه‌ها قاعدتاً باید به شما کمک کنند تا از عقب انداختن کارها را دور بمانید. البته اگر استفاده از آنها را به بعد بسپارید!