وقتی در آن دسته از افراد جای می گیرید که زیاد پشت میز می نشینید باید کم کم با ارگونومی هم آشنا شوید: ارگونومی یا همان مهندسی فاکتورهای انسانی، علمیست که در آن ابزارها، دستگاه ها، محیط کار و مشاغل را با توجه به توانایی هایی جسمی – فکری و محدودیت ها و علائق انسانها، طراحی می شود.
ابزار شما در پشت میز نشینی و کار با کامپیوتر هم که مشخص و مبرهن است میز و صندلی شما باید استاندارد های لازم را داشته باشد وقتی ساعت ها بر مانیتور خود نگاه می کنید و یک به یک از ایمیلتان راهکار ها را جلو می روید وقتی از نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت خود پیام ها را یکی پس از دیگری پاسخ می گویید مراقب سلامتی خود هم باشید
ارگونومی با هدف افزایش بهره وری، با عنایت بر سلامتی، ایمنی و رفاه انسان در محیط و محل کار، شکل گرفته است. همچنین این علم میخواهد بجای سازگار کردن انسان با محیط، محیط را با سیستم انسان سازگار کند. در این راستا، سازمان بین المللی کار ، لغت ارگونومی را به معنای متناسب کردن کار و شغل برای انسان تعریف کرده است.
لغت ارگونومیک از لغات یونانی «ارگون» به معنای«کار» و «نوموس» به معنای «قانون» گرفته شده است و اصطلاحا به معنی انطباق کار برای افراد، از طریق طراحی وظیفه و روشها و نیز انطباق افراد با کار از طریق استفاده مناسب از چیدن روشهای صحیح است.
ساعت کاری اداری در روز به طور معمول 9 ساعت یا 8 ساعت و با ساعت آزاد برای ظهر می باشد و به طور معمول هر شرکتی و هر سازمانی با همین تیتر و اعمال قوانین خود ساعت را تایید می کند که تغییر آن برای چند ساعت در هفته معمولا مقدور می شود که در نرم افزار حضور و غیاب هر سازمان به خوبی مشخص می شود و میشود از سیستم های مدیریت حضور کارکنان این موارد را دید.
حال با این تعداد ساعت کار با کارهای گاها دوم و سوم هم باید به فکر خود باشیم و میزان ساعت کار خود را تنظیم کنیم.
اصولا بیش از چهل ساعت کار در هفته استرس زا می شود و نارضایتی و عوامل خطرساز و بیماری به دنبال خواهد داشت.
ساعات کار طولانی در هفته ( ۶۱ تا ۷۰ ساعت)، احتمال خطر ابتلا به بیماری عروق کرونر قلب را تا ۴۲ درصد افزایش می‌دهد. باید این موارد را در سیستم حضور و غیاب خودتان چک کنید که به خاطر دریافتی بیشتر اینهمه احتیاج به کار شاید نباشد و باید هوشمندانه تر و مطلع تر کارها را پیش برد و از کارهای تکراری جلوگیری کرد برخی مسئولیت ها را با برخی انواع واگذاری مثل اتوماسیون اداری به دیگران محول کرد و از همین طریق اتوماسیون اداری گاهی به خودتان یادآور شوید که نباید بیش از اندازه کار کنید. شما به عنوان مدیر فقط شخص خودتان مدیریت حضور کارکنان را مد نظر داشته باشید .
پزشکان متعددی بر این اعتقادند که هر چه این میزان ساعت کاری از حد معمول افزایش یابد میزان بیماری هم به همین میزان بیشتر خواهد شد پس میزان اضفه کاری شما در تایم شیت و سیستم حضور و غیاب با بیماری شما هر دو با هم اضافه خواهند شد، اما هر چه در اتوماسیون اداری در تعاملات بیشتر باشید حتما بهتر در کار پیش خواهید رفت.
چکیده: تعاریف عام و خاص در مکاتبات اداری، انواع اسناد، مدیریت اسناد و زیرشاخه های آن ، اتوماسیون اداری و ... از جمله مطالبی است که در این مقاله بدان پرداخته خواهد شد. هم چنین به انواع بایگانی و نظامات موجود در آن، وظایف اصلی دبیرخانه و تشکیل پرونده اشاره خواهد گردید.
به آن چه قابل استناد باشد، سند می گویند. سند و مدرک دو واژه مترادف می باشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده می شوند. از نظر ارزش، یک سند می تواند حاوی ارزش های زیر باشد:
سند
مدیریت اسناد