هنگامی که مسئله مدیریت فرآیند کسب و کار bpms یا همان بی پی ام اس در میان است (حتی زمانی که بودجه های کلانی به طرح های بهبود فرآیند اختصاص می‌یابد) کارها همیشه آن‌طور که ما می‌خواهیم (به خوبی) پیش نمی‌روند. زمانی که یک سازمان رشد می‌کند، فهرست فرآیندهایی که باید پیگیری شوند نیز رشد می‌کند. این فهرست شامل فرآیندهای اجرا شده توسط نیروی انسانی و سیستم‌های کامپیوتری است. با این وجود، بسیاری از سازمان‌ها ساختار مناسبی برای مستند سازی و ذخیره سازی فرآیندهایشان ندارند و این همان جایی است که می‌توان از مخازن فرآیند به خوبی بهره برد. بیایید به برخی از معمول ترین شرایطی که ممکن است در پیش بینی های بی پی ام اس پیش بیاید، نگاهی بیاندازیم.
فرآیند فقط در ذهن کارمندان وجود دارد و در واقع هیچ‌گاه مستندسازی نشده است: این وضعیت می‌تواند موجب بروز مشکلاتی جدی شود. اگر کارمندان مورد بحث شرکت را ترک کنند، اطلاعات ارزشمندی در مورد فرآیند از دست می‌رود.
نسخه‌های متعددی از یک فرآیند ثبت شده است، زیرا جایی برای ذخیره‌سازی یک نسخه واحد از یک سند وجود ندارد: ممکن است هر کارمندی نسخه خاص خود را داشته باشد و هر کدام از این نسخه‌ها در جایی متفاوت و با فرمتی متفاوت ذخیره شده باشند. همان‌گونه که می‌توانید تصور کنید، این مسئله باعث ایجاد سردرگمی‌های بی‌مورد میشود.
پیش از آماده سازی و روی آوری به بی پی ام اس bpms اسناد مربوط به فرآیند، در جایی ذخیره شده‌اند که به سادگی در دسترس همه کارکنان نیست: کارکنان می‌دانند که فرآیند چگونه باید اجرا شود اما تا به حال اسناد فرآیند را ندیده‌اند.
مخزن فرآیند وجود دارد، اما فرآیندهای ذخیره شده در آن ناتمام و یا بسیار قدیمی هستند: ممکن است این وضعیت به دلیل یک مشکل نرم‌افزاری و یا عدم تعامل کارکنان به وجود آمده باشد.
برداشتن اولین گام به سوی بهینه‌سازی فرآیند برای بی پی ام اس
اجرای طرح‌های بهینه‌سازی فرآیند بدون مستندسازی فرآیندهای موجود، کاری است بس دشوار. یک سازمان چگونه خواهد دانست که کدام بخش‌ها را مورد بهینه‌سازی قرار دهد، به ویژه اگر هیچ نقطه شروع مشخصی وجود نداشته باشد؟
اولین گام بهینه‌سازی فرآیندها، مستندسازی آن‌هاست. اگر صرفاً چهار یا پنج فرآیند ساده داشته باشید، باز هم می‌توانید اسناد فرآیندهایتان را به صورت محلی (locally) ذخیره نموده و مطمئن شوید که اطلاعات به دست گروه‌های مرتبط رسیده است. از سوی دیگر، اگر کسب‌وکارتان متوسط تا بزرگ باشد، به احتمال زیاد فرآیندهای شما تقریباً پیچیده هستند و ممکن است چند فرآیند موازی هم داشته باشید و لازم است میان گروه مخاطب بزرگتری توزیع شوند و این یعنی شما به رویکردی پیچیده‌تر و کارآمدتر در مدیریت فرآیند نیاز دارید.
اهمیت و ارزش مخازن فرآیند
می‌توان یک مخزن فرآیند را به عنوان مکانی مرکزی تعریف نمود که سازمان می‌تواند همه فرآیندهای کسبوکار خود را در آنجا ذخیره نماید و علاوه بر این، اطلاعات مرتبط (به طور مثال روندها و دستورکارها) را نیز نگهداری کند. یک نرم‌افزار با کیفیت مدیریت فرآیند کسبوکار همیشه شامل یک مخزن فرآیند خواهد بود.
در بهترین حالت، یک مخزن فرآیند باید به اینترانت سازمانتان، متصل و یا بخشی از آن باشد. این مسئله باعث میشود تا زمانی که کارکنان از خود می‌پرسند کجا به دنبال فرآیندهای مرتبط بگردند و یا از چه کسی بپرسند، به آسانی به این مخزن دسترسی داشته و زمان کمتری به هدر رود.
برای اینکه این طرح پس از چند ماه نخست عادی و یکنواخت نشود، باید کارکنان را وادار نمود تا از همان ابتدا عضویت، این سیستم را خریداری کنند. سهامداران اصلی در هر دو زمینه IT و کسبوکار را درگیر این کار کنید، لازم است هر یک از آنها این برنامه جدید را پیش از اجرای کامل طرح ابتکاری در بی پی ام اس bpms تأیید کند.
مدیریت فرایند کسب و کار پویا (Dynamic Business Process Management) در مبحث بی پی ام اس (bpms) پایگاه دانش مورد بررسی قرار گرفته و توضیحات آن قابل ملاحظه است:
در فناوری مدیریت فرآیند کسبوکار یا همان بی پی ام اس، یک فرآیند کسب و کار bpms در قالب مجموعه‌ای از مراحل ساختار یافته و قابل تکرار تعریف می‌گردد به طور مثال، فرض کنید پردازش یک گزارش هزینه در ۵ مرحله معین انجام می‌گیرد:
کارمند یک فرم درخواست هزینه را کامل می‌کند،
یک مدیر آن را تأیید می‌کند،
یک مدیر ارشد آن را تأیید می‌کند،
درخواست به منظور صدور چک به "امور پرداخت" ارسال می‌گردد و
چک برای کارمند ارسال میشود.
با وجود اینکه احتمال و امکان تغییرات (در فرایند) وجود دارد، تعداد و نوع مسیرهای ممکن برای انجام یک فرایند، همچنان قابل تعریف هستند. به عنوان مثال یک فرایند محاسبه‌ی هزینه ممکن است مسیرها و مراحل مختلفی را بر اساس میزان کل هزینه یا بخش کارمندان طی کند.
مدیریت فرآیند کسبوکار پویا به منظور مقابله با شرایطی پدید آمده که در آنها وجود استثنائات بیش از حد، مانع مستندسازی تمام مسیرهایی که یک فرآیند ممکن است طی نماید، میشود. در این‌گونه موارد فردی که مسئولیت انجام کار (وظیفه) جاری را دارد باید به صورت لحظه‌ای (on-the-spot) برای تعیین مسیر فرایند تصمیم‌گیری کند. سیستم های مدیریت کسبوکار در شرایطی که بخش مشخصی از کار نیازمند تغییر است، اجازه اضافه کردن "مرحله" به فرایند را در بی پی ام اس (bpms) به کاربر یا مدیر می‌دهد. این‌گونه موارد (تغییرات) معمولاً در فرایندهایی مشاهده میشود که برای تأمین داده ورودی، تأییدها، نظرات، تجدیدنظرها و یا تصمیمات اجرایی لحظه‌ای نیازمند گروه وسیعی از افراد هستند. به عنوان مثال می‌توان به فرایندهای مرتبط با قانون و یا "مدیریت موردی بیمه" (Insurance Case Management) اشاره کرد.
- در فرآیند کسب و کار چه اطلاعاتی بین افراد منتقل میشود؟
این به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های داخلی سمت‌وسو دهید و آنها را به حداقل برسانید اگر شما می‌خواهید از سیستم‌های BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید زمانی که شما با یک مجموعه پیچیده از اطلاعات مواجه شدید باید بپرسید این جریان اطلاعات چرا اتفاق می‌افتد و آیا سازمان به آنها نیاز خواهد داشت؟
- با چه سیستمی اعم از داخلی یا خارجی ارتباط دارد؟
باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید. اغلب فرایندهای کسبوکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند. بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی میشود. توجه داشته باشید که یکپارچگی باید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین نماید. ما از تکنولوژی برای کمک به خود استفاده می‌کنیم و نباید کاملاً به آن متکی شویم. امروز ابزارهای BPM خوبی وجود دارد که این کار را برای شما می‌کند.
- آیا قوانین کسب‌وکاری که در فرایند تأثیرگذار باشند وجود دارد؟
بپرسید چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؛ همچنین بپرسید معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند؟ و مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟ اگر شما قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از فرایند باشند.
- گزارش‌های موردنیاز شما چیست؟
اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسبوکار نیاز داشته باشد شما باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید.بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد وگرنه اطلاعاتی که موردنظر هست را به دست نخواهید آورد. شما می‌توانید از ابزارهای کسبوکار هوشمند که به ابزار BPM اضافه‌شده برای به دست آوردن اطلاعات استفاده کنید.
- مهلت زمانی پیاده‌سازی و محدودیت‌های شما چیست؟
ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده میشود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه‌وتحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیارید و ببیند چطور میشود با آنها کنار آمد.
- کسی وظیفه پاسخ‌گویی به نیازمندی‌ها و محصول نهایی را بر عهده دارد؟
پیدا کردن افراد مناسب مهم است. اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی می‌کند و فرد دیگری تست آنها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن بشوید که ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آنها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را نشان داده باشند.
Business Process Management Softwareیا BPMS یا بی پی ام اس به معنیسیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری است که پیاده‌سازی برنامه‌های مدیریتی سازمان BPM بی پی ام در سازمان‌ها را تسهیل می‌نماید. در نرم افزار بی پی ام اس ابزارهایی وجود دارد که همه مراحل چرخه BPM بی پی ام (طراحی، مدلسازی ، اجرا، نظارت وبهینه سازی) را پشتیبانی می‌کنند.
1- با نرم افزار بی پی ام اس فرآیندهای سازمان خود را بهتر مدیریت کنید.
در فازهای طراحی و مدلسازی ابزارهای بی پی ام (BPM) جایی برای نقاشی فرآیند های سازمان شما وجود دارد که با ترسیم آن متوجه می شوید در حال حاضر فرآیند ها و اشتراک آنها و انتقال دانش و کارها در سطح سازمان چگونه است.
همچنین در این راه به شما راه حلهایی کارا پیشنهاد می شود که سازمان شما برای پیشرفت می تواند پیش رو داشته باشد تا همه فرصتهای بهینه سازی را ببینید.
2- BPMS بی پی ام اس همچنین در مرحله های دیگر چرخه ترسیم شده BPM بی پی ام مثل اجرا و نظارت و بهینه‌سازی نقش دارد.
به عنوان مثال شما می خواهید از مشتری درخواست بگیرید و مسیر این درخواست در سازمان شما تا به نتیجه کامل رسیدن، در ذهن شما کاملا روشن است یعنی در سازمان شما ورود و درگاه ورود معلوم است و تمام راههایی که این درخواست طی می کند معمولا مشخص است البته این درخواست ممکن است چندین حالت داشته باشد که در سازمان قوانین خاصی دارد و باید به بخشهایی دیگر برود خلاصه آنکه شما برای هدایت درست مسیر را نقاشی می کنید کار اصلی تقریبا تمام شد کارشناسان نرم افزار و راهکار بی پی ام اس ما به شما می گویند که چطور فرآیند درخواست را با ابزار بی پی ام اس به راحتی مدیریت و کنترل کنید و همیشه با خبر باشید که درخواست در کجای مسیرش است. پس وقتی روال یک کار با قوانین خاص خودش را دارید و برای شما مهم است که آنرا مدیریت کنید بی پی ام اس راه حل مشخص شماست.
3- بی پی ام اس با قانونی کردن کارها و شخصیت دادن به هر مسیر مدیریت را ارزشمند و قابل کنترل می کند،حتی می‌توانید یک فرآیند را بدون مکانیزه کردن بهبود دهید، بااین‌حال BPMS بی پی ام اس ها برای مکانیزه کردن فرآیندها در مراحل اجرا ، پایش و بهبود مورد استفاده قرار می گیرند.
4- ابزار BPMS بی پی ام اس به شما کمک می کند تا برای ایجاد یک نرم افزار کاربردی جدید با تبدیل فرآیندهای کاغذی به فرآیندهای مکانیزه شده بدون کاغذ (Paperless) به سازمان خود رشد دهید. این ابزار قابلیت های سازمان شما را با همین ساختاری که هست افزایش می دهد: اطلاعات سازمان شما را استخراج می کند به فرمتهای درست و قابل استفاده خودش اطلاعات را می سازد. شما فرآیند را ترسیم کرده بودید، یادتان هست ؟ حالا نرم افزار بی پی ام اس، اطلاعات را بر اساس فرآیند شما بر اساس سیاست های کاری شما و قانونهای داخل سازمان شما می چیند.
مسیر دهی فرآیند های سازمان شما با ابزار بی پی ام اس آسان می شود حالا به نوعی فرآیندها چیده میشود که بالاترین بازدهی را بر اساس زمان و نیروی کاری داشته باشید.
5- BPMS ها معمولا شامل امکاناتی (ماژول‌هایی) همچون جریان‌کاری، فرم‌های الکترونیکی، اعلانات ،ابزارهای گزارش‌گیری ، دشبورد و امکان اعمال قوانین بوده و قابلیت یکپارچه‌سازی سیستمها و هدایت سرویس‌های سازمانی را دارا هستند.
6- نکته مهم دیگر این است که دامنه تعاریف و ویژگی‌های BPM این سال‌ها گسترش چشمگیری داشته‌است .اما باید توجه داشت ریشه اصلی بی پی ام در جریان‌کاری و کنترل درست انعطاف پذیری است.
7- از لحاظ کاربری با تکامل بازار، بی پی ام ها به بی پی ام اس ها تغییر شکل دادند که شامل ظرفیت های بیشتری حول تحلیل فرآیندها و سامان دهی سرویس ها (وب سورویس های مبتنی بر یکپارچه سازی) است. در سال ۲۰۱۳ آی بی پی ام ها یا همان بی پی ام های هوشمند (Intelligent BPM) معرفی شدند. برخی منتقدان معتقدند امروزه گستره مفاهیمی که زیر چتر بی پی ام قرار دارد شبیه به یک هیولا است. انتظار می‌رود کم کم با پشرفت بازاریابی و ارتباطات نمای بی پی ام اس هم کاربر پسند تر و با قابلیت استفاده راحتتر باشد.
8- جهت کاربردی شدن بیشتر نرم افزار ظرفیت‌ها و قابلیت های اجزای بی پی ام اس توسط ارائه‌دهندگان روبه گسترش است. ارائه دهندگانی که به دنبال یکپارچه‌گی بهتر، بهبود طراحی رابطهای کاربری هستند. در حالی‌که عمق و پیچیدگی این بستر‌های بزرگتر ممکن است رعب‌انگیز باشد ما انتظار داریم که تجمیع بهتر ازاجزا و ظاهری کاربر پسندانه‌تر ببینیم.