چه مهارت هایی برای موفقیت در مدیریت کسب و کار (BPM) مورد نیاز هستند؟

یکی از سوالات رایج BPM بی پی ام در مورد مهارت های مورد نیاز برای موفقیت در آن است. از زمانیکه محققان و متخصصان در زمینه مدیریت و تحلیل فرآیند، اهمیت مهارت های مدلسازی را دریافتند، عوامل مختلفی در موفقیت BPM بی پی ام نقش داشته  که شامل مهارت های پیشرفته فردی یا سازگاری مدل های ذهنی با واقعیت و نگرش ها است.

گارتنر  15 مهارت اساسی را برای کسب موفقیت در هر پروژه BPM بی پی ام  مطرح کرده است. با توجه به شکل 1، این مهارت ها در 3 گروه تحولی ، کاربردی  و فنی  جا داده شده اند.

 

با توجه به شکل 1، لیست صلاحیت های آورده شده در "تحول، عملیاتی و فنی" چهارچوبی کلی و مناسب برای بررسی مهارت در BPM بی پی ام  است. همچنین ممکن است در نظر گرفتن عواملی مانند تمرین و انجام فعالیت های اصلی مورد نیاز برای موفقیت در BPM حائز اهمیت باشد.

در حاشیه این نوشتار، به صورت مختصر به این سوال پاسخ می دهیم که "BPM چیست؟" . BPM یک نظم مدیریتی است که برای بهبود و مدیریت فرآیندهای کسب و کار استفاده می شود که شامل بهره مندی از مهارت هایی همچون کشف فرآیند، نقشه برداری و مدلسازی فرآیند، معیارها، شاخص های کلیدی عملکرد ، همکاری، تصمیم گیری و نظارت بر فرآیند، است.

استفاده موفق از BPM نیازمند کسب مهارت در موارد زیر است:
• هماهنگی فرآیندها با استراتژی کسب و کار مثلا ساخت و ایجاد هماهنگی فرآیندهای سیستم حضور و غیاب
• کشف و مدل سازی فرآیندها مثلا در سیستم اتوماسیون اداری
• اندازه گیری فرآیندها
• تحلیل و سنجش فرآیندها
• قوانین و سیاست های محصول
• بهبود فرآیندها
• مدیریت تغییرات یک فرهنگ
• نظارت بر تصمیم گیری
• استقرار تکنولوژی

مجموعه مهارت های مورد نیاز برای موفقیت در این زمینه به طور کلی شامل موارد زیر می باشد:
• تفکر سیستمی
• کشف فرآیند
• مدلسازی فرآیند
• تسهیل فرآیند
• اندازه گیری عملکرد
• تحلیل فرآیند
• طراحی فرآیند
• مدیریت قوانین و تصمیم ها
• مدیریت تغییرات
• ایجاد و نظارت بر عناصر برتری
• مدیریت پروژه
• مهارت های فنی

لیست کاملی از دوره های یادگیری BPM بی پی ام در شکل 2 آمده است که چکیده ای از تجربیات آکادمیک فعالان این حوزه در ساخت دانش و توسعه مهارت BPM می باشد.

دوره های ذکر شده برای دریافت مدرک مهارت در BPM در اکثر مجموعه های آموزشی فعال در این زمینه به کار می رود. در کسب این مدارک هر کدام از مهارت های زیر معمولا دارای سهم نسبی مشخصی در سنجش آن هستند که به صورت تقریبی به شرح زیر است:
• محتوای فرآیند 15%
• مدل سازی فرآیند 20%
• بهبود فرآیند (تحلیل و طراحی) 15%
• اندازه گیری فرآیند 15%
• تکنولوژی های فرآیند (BPMS , BPMN) 20%
• سازمان فرآیند محور (نقش ها، مدیریت و نظم سازمانی) 15%

دیدگاه های کاربردی دیگری نیز برای حصول مهارت های لازم در چرخه حیات فرآیند BPM در هر پروژه وجود دارد. 
بیش از یک دهه قبل، عبارت معروف "بزرگ بیاندیشید، محتاطانه آغاز کنید، سریع دست به کار شوید" توسط دکتر میکائیل هامر برای موفقیت در طراحی مجدد فرآیند کسب و کار ، توصیه شد. برای به کار بردن این قانون در عمل، متخصصان

BPM نیازمند ارزیابی گسترده سازمان برای انتخاب بهترین فرآیند هستند که به طور کلی شامل تعریف پروژه BPM، اندازه گیری و تحلیل کارائی کنونی، طراحی مجدد فرآیند سازمانی، اجرای تغییرات و ساخت محیطی جهت مدیریت فرآیند، می باشد.

ممکن است مراحل بیان شده برای کسانی که به تازگی آغاز به یادگیری و تمرین نموده اند کمی نا ملموس آید ولی با پیگیری یکی از دیدگاه های بیان شده نیاز به مهارت های دیگر حس می شود و به دنبال آن با تمرین و تحلیل فرآیند ها همه چیز مانند پازلی به وسعت یک سازمان در کنار یکدیگر جا می گیرد.
در پروژه های BPM آسیب هایی نیز وجود دارد که در تمام مراحل سلامت فرآیند را تهدید می نماید. در این میان مدیریت راهبری تغییرات فرآیند باید مورد توجه ویژه قرار گیرد. تعدادی توصیه کلیدی که متخصصان بیان میکنند به شرح زیر است:
• نگاه کردن به کسب و کار از خارج از سازمان و از دید مشتری بهتر از نگاه کردن به کسب و کار از داخل سازمان است.
• ایجاد ارتباط BPM با تصمیمات استراتزیک سازمان 
• پیگیری حقایق و بازخوردهای فرآیند در سیستم های جا افتاده ای مثل سیستم اتوماسیون اداری یا سیستم حضور و غیاب
• سادگی فرآیند، پشتیبانی در دسترس

منبع: 
www.bpminstitute.org/resources/articles/what-skills-are-needed-bpm-success
www.bpminstitute.org
www.wikipedia.org

کلیات یک سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یکی از سیستم‌های حوزه اداری، امکان ثبت و گردش مکاتبات درون سازمان و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارایه می‌کند.

نامه‌ی وارده در سیستم مکاتبات اداری به مدرکی اطلاق می‌شود که از خارج سازمان به مقصد داخل سازمان ارسال شده باشد. پس از وارد نمودن اطلاعات پایه، متن و موضوع، پیوست و همه اطلاعات نامه و گام‌های افزایش در سیستم اتوماسیون اداری ثبت می‌شود. شماره نامه‌های ثبت شده در سیستم باید منحصر به فرد باشند. 

نامه‌ی صادره مدرکی است که از داخل سازمان به مقصد داخل یا خارج سازمان ارسال می‌گردد. نامه‌های صادره خارجی باید طبق پروتکلی ارسال شوند که امکان دریافت آن‌ها در دیگر سازمان‌ها با سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت، امکانپذیر باشد. امکان ارسال نامه‌ی برون سازمانی با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن باید فراهم باشد. نامه صادره باید امکان بایگانی شدن داشته باشد. در صورت نیاز می‌توان یک نامه‌ی بایگانی شده را مجددا به گردش درآورد. نامه‌ها در سطوح مختلف امنیت و الویت در سیستم ثبت می‌شوند. هر سمت تنها به دیگر سمت‌هایی که دسترسی ارجاع دارد، نامه می‌فرستد. گیرندگان نامه می‌توانند آن را به سه صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی دریافت کنند. 

هر کاربر یک پست الکترونیک تعریف شده در سیستم اتوماسیون اداری دارد. او می‌تواند توسط این پست الکترونیک با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن به دریافت و ارسال پست الکترونیک بپردازد. هر سمت باید بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که دارد پس از تعیین مشخصات نامه اعم از شماره ثبت نامه، شماره سریال، شماره نامه وارده، متن، موضوع و ... به جستجوی نامه بپردازد. 

نامه یک مدرک رسمی در سیستم اتوماسیون اداری رایورز محسوب می‌شود و نباید قابل حذف باشد. یکی از قابلیت‌های پر استفاده در سیستم اتوماسیون اداری رایورز امکان ثبت، به گردش درآوردن و ویرایش پیش نویس یک نامه است. بدین ترتیب یک نامه نخست به صورت یک پیش نویس تهیه شده و پس از گردش و اعمال تغییرات لازم در آن تایید شده و به یک نامه رسمی با شماره اندیکاتور مشخص تبدیل می‌گردد. هر پیش نویس یک ثبت کننده، یک تهیه کننده و یک امضا کننده دارد. پیش نویس ما بین این افراد می‌چرخد و امکان ارجاع به افراد دیگر را دارد. هنگامیکه پیش نویس توسط امضا کننده نهایی بشود، آن‌گاه گیرندگان آن همانند گیرندگان نامه، پیش نویس تبدیل به نامه شده را دریافت خواهند کرد. 

یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری، تعریف تابلو اعلانات، بخشنامه‌ها و اعلامیه‌های سازمانی می‌باشد. پس از تعریف هر اعلامیه، امکان افزودن سمت یا گروه سمت‌هایی که قابلیت دیدن/ ویرایش و حذف این اعلامیه را دارند، وجود دارد. به این ترتیب یک بخشنامه یا اعلامیه امکان مشاهده در سمت و گروه سمت‌های متفاوت درون سازمان را خواهد داشت. 

 

با سیستم اتوماسیون اداری و نرم افزارهای مرتبط با آن بهتر مدیریت کنیم

مدیریت از نظر بسیاری از بزرگان به این معناست که  وظیفه یکسان سازی و ایجاد تعادل بین امور متضاد و متعارض را داشته باشیم . تعریفی که از دانشگاه هاروارد از مدیریت ارائه شده است، مدیریت را عبارت از عمل توازن بین فعالیت های مختلف شرکت مانند کاهش فعالیت ها و افزایش فعالیت‌ها، حذف فعالیت های زاید و همزمان ساختن فعالیت های مرتبط ، انجام کارهای بیشتر در زمینه های جدید با منابع کمتر دانسته اند.

با تاملی بیشتر روی این مفاهیم ارائه شده باید بدانیم که گاهی برای کنترل و جلوگیری از پیچیده شدن مسائل و مشکلات شرکت باید با ابزارهایی تصمیم سازی را آسان نمود شرکت هایی مانند شرکت مهندسی نرم افزار رایورز سالهاست بر روی مدیریت بازار و شناخت درست بازار ابزارهای مناسب برای کنترل عملکرد را تهیه دیده است و با تغییر نیاز های سازمانها و مدیران سیستم هایی مثل سیستم اتوماسیون اداری را بهینه نموده است.

شرکت مهندسی نرم افزار رایورز بر پایه تجربه مدیران، سیستم حسابداری های مناسبی را با کارشناسان خبره برنامه نویسی کرده اند و در بازار سالهاست که آزمایش شده و جواب خود را نیز با نتایج موفق ارائه نموده است.
برای مدیریت درست بابد بتوان عملکرد کاربران را اندازه گرفت باید مدیر بتواند وظایف را به کارمندانش ارسال کند و بررسی نماید که در حال حاضر مسئولیت واگذار شده تا چه مرحله انجام شده است؟! برای ارسال پیامهای داخلی شرکت ما پیشنهاد می کنیم از سیستم اتوماسیون رایورز استفاده کنید. با خرید این نرم افزار ابتدا آموزش اتوماسیون اداری به شما داده می شود که برای بهترین بازدهی سیستم اتوماسیون اداری  بهترین دید را از جایگاهی بالاتر به سیستم داشته باشید.

در هر سازمان بخش‌های مختلف دیدگاه‌های متفاوتی نسبت به انجام فعالیت ها و تخصیص منابع و مدیریت مالی دارند. مدیر بازاریابی سود دهی سازمان را با تبلیغات بیشتر می داند. مدیر فروش خواستار آن است که که فروشنده های با تجربه بیشتری داشته باشد و بخش تحقیق و توسعه می خواهد پول یبشتری برای بهبود محصولات و توسعه محصولات جدید داشته باشد، اما یک مدیر سازمان موفق باید با شناخت ابزار های مختلف تصمیم به داشتن ابزار هایی برای کنترل سازمان داشته باشد برای کنترل حسابداری مالی، برای مدیریت بهتر کارکنان با سیستم اتوماسیون اداری برای بهتر ارائه دادن قیمت تمام شده، یا سیستم منابع انسانی برای مدیریت بهتر منابع انسانی یا مدیریت بهتر کارکنان .

و باید به این شکل باشد که هر بخش شرکت و هر کارمند سازمان باید به اهداف کلی سازمان فکر کند، باید علاوه بر بخش خود به موفقیت کل شرکت هم فکر کند و مدیر سازمان باید این فرهنگ را در سیستم های مدیریت کارکنان زنده کند.

شرکتی که برای بهتر شدن تلاش نکنند بدتر می شود. 

مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز

مشخصات نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- تعریف اطلاعات پایه و مدیریت سیستم در برنامه ای جداگانه در  نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- تشخیص هوشمند روابط مجاز مکاتباتی بر اساس چارت سازمانی تعریف شده
تعریف دسترسی مجاز یا قطع دسترسی مجاز برای ارجاع مکاتبات بین سمت ها، واحدها و گروه های تعریف شده در  نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز ممکن است
- تعریف دبیرخانه های مختلف در سازمان در سیستم اتوماسیون اداری رایورز
- اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه و یا اجرای عملیات یکپارچه در دبیرخانه ها
تعریف سطوح امنیتی برای مکاتبات اداری (عادی، محرمانه، سری و...)
- اعمال محدودیت بر روی حجم فایل ها (جلوگیری از ارسال فایل های حجیم) در  نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- امکان اتصال به LDAP برای شناسایی کاربران هنگام ورود به سیستم در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- اسکن تصاویر
- امکان تهیه پیش نویس نامه با استفاده از MS Word در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- امکان استفاده از فیلدهای اطلاعاتی در تعریف الگوی MS Word (پی نوشت، امضاء، تاریخ، شماره اندیکاتور و ...)در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- تعربف قانون (Rule) جهت سازمان دهی خودکار نامه در پوشه های کارتابل
- تفویض سمت (تعیین جانشین) برای سمت های سازمانی به صورت موقت (با تعیین بازه تاریخی) یا دائم به همراه کنترل قابلیت های تفویض شده به جانشین
- روش های مختلف جهت پیگیری (از طریق کارتابل پیگیری، مهلت اقدام، گزارشات و جستجو) در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز
- وجود تابلوهای عمومی جهت درج اعلامیه با تعریف دسترسی های مجاز بر روی هر تابلو در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز