Business Process Management Softwareیا BPMS یا بی پی ام اس به معنیسیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری است که پیاده‌سازی برنامه‌های مدیریتی سازمان BPM بی پی ام در سازمان‌ها را تسهیل می‌نماید. در نرم افزار بی پی ام اس ابزارهایی وجود دارد که همه مراحل چرخه BPM بی پی ام (طراحی، مدلسازی ، اجرا، نظارت وبهینه سازی) را پشتیبانی می‌کنند.
1- با نرم افزار بی پی ام اس فرآیندهای سازمان خود را بهتر مدیریت کنید.
در فازهای طراحی و مدلسازی ابزارهای بی پی ام (BPM) جایی برای نقاشی فرآیند های سازمان شما وجود دارد که با ترسیم آن متوجه می شوید در حال حاضر فرآیند ها و اشتراک آنها و انتقال دانش و کارها در سطح سازمان چگونه است.
همچنین در این راه به شما راه حلهایی کارا پیشنهاد می شود که سازمان شما برای پیشرفت می تواند پیش رو داشته باشد تا همه فرصتهای بهینه سازی را ببینید.
2- BPMS بی پی ام اس همچنین در مرحله های دیگر چرخه ترسیم شده BPM بی پی ام مثل اجرا و نظارت و بهینه‌سازی نقش دارد.
به عنوان مثال شما می خواهید از مشتری درخواست بگیرید و مسیر این درخواست در سازمان شما تا به نتیجه کامل رسیدن، در ذهن شما کاملا روشن است یعنی در سازمان شما ورود و درگاه ورود معلوم است و تمام راههایی که این درخواست طی می کند معمولا مشخص است البته این درخواست ممکن است چندین حالت داشته باشد که در سازمان قوانین خاصی دارد و باید به بخشهایی دیگر برود خلاصه آنکه شما برای هدایت درست مسیر را نقاشی می کنید کار اصلی تقریبا تمام شد کارشناسان نرم افزار و راهکار بی پی ام اس ما به شما می گویند که چطور فرآیند درخواست را با ابزار بی پی ام اس به راحتی مدیریت و کنترل کنید و همیشه با خبر باشید که درخواست در کجای مسیرش است. پس وقتی روال یک کار با قوانین خاص خودش را دارید و برای شما مهم است که آنرا مدیریت کنید بی پی ام اس راه حل مشخص شماست.
3- بی پی ام اس با قانونی کردن کارها و شخصیت دادن به هر مسیر مدیریت را ارزشمند و قابل کنترل می کند،حتی می‌توانید یک فرآیند را بدون مکانیزه کردن بهبود دهید، بااین‌حال BPMS بی پی ام اس ها برای مکانیزه کردن فرآیندها در مراحل اجرا ، پایش و بهبود مورد استفاده قرار می گیرند.
4- ابزار BPMS بی پی ام اس به شما کمک می کند تا برای ایجاد یک نرم افزار کاربردی جدید با تبدیل فرآیندهای کاغذی به فرآیندهای مکانیزه شده بدون کاغذ (Paperless) به سازمان خود رشد دهید. این ابزار قابلیت های سازمان شما را با همین ساختاری که هست افزایش می دهد: اطلاعات سازمان شما را استخراج می کند به فرمتهای درست و قابل استفاده خودش اطلاعات را می سازد. شما فرآیند را ترسیم کرده بودید، یادتان هست ؟ حالا نرم افزار بی پی ام اس، اطلاعات را بر اساس فرآیند شما بر اساس سیاست های کاری شما و قانونهای داخل سازمان شما می چیند.
مسیر دهی فرآیند های سازمان شما با ابزار بی پی ام اس آسان می شود حالا به نوعی فرآیندها چیده میشود که بالاترین بازدهی را بر اساس زمان و نیروی کاری داشته باشید.
5- BPMS ها معمولا شامل امکاناتی (ماژول‌هایی) همچون جریان‌کاری، فرم‌های الکترونیکی، اعلانات ،ابزارهای گزارش‌گیری ، دشبورد و امکان اعمال قوانین بوده و قابلیت یکپارچه‌سازی سیستمها و هدایت سرویس‌های سازمانی را دارا هستند.
6- نکته مهم دیگر این است که دامنه تعاریف و ویژگی‌های BPM این سال‌ها گسترش چشمگیری داشته‌است .اما باید توجه داشت ریشه اصلی بی پی ام در جریان‌کاری و کنترل درست انعطاف پذیری است.
7- از لحاظ کاربری با تکامل بازار، بی پی ام ها به بی پی ام اس ها تغییر شکل دادند که شامل ظرفیت های بیشتری حول تحلیل فرآیندها و سامان دهی سرویس ها (وب سورویس های مبتنی بر یکپارچه سازی) است. در سال ۲۰۱۳ آی بی پی ام ها یا همان بی پی ام های هوشمند (Intelligent BPM) معرفی شدند. برخی منتقدان معتقدند امروزه گستره مفاهیمی که زیر چتر بی پی ام قرار دارد شبیه به یک هیولا است. انتظار می‌رود کم کم با پشرفت بازاریابی و ارتباطات نمای بی پی ام اس هم کاربر پسند تر و با قابلیت استفاده راحتتر باشد.
8- جهت کاربردی شدن بیشتر نرم افزار ظرفیت‌ها و قابلیت های اجزای بی پی ام اس توسط ارائه‌دهندگان روبه گسترش است. ارائه دهندگانی که به دنبال یکپارچه‌گی بهتر، بهبود طراحی رابطهای کاربری هستند. در حالی‌که عمق و پیچیدگی این بستر‌های بزرگتر ممکن است رعب‌انگیز باشد ما انتظار داریم که تجمیع بهتر ازاجزا و ظاهری کاربر پسندانه‌تر ببینیم.
خلاصه ای از کتاب برایان تریسی : رهبری کسب و کار
برگرفته از کتاب 2014 برایان تریسی با نام «رهبری کسب‌وکار» گرفته شده است.
کارکنان به صورت عادی با کمتر از 50 درصد توانشان کار می‌کنند. با مدیریت درست کارکنان ما تشویق می شوند تا بیش از 70 تا 80 درصد توانشان و ظرفیتشان کار انجام دهند.
عوامل انگیزش
نخستین گام، شناخت چیزی است که به افراد انگیزه می‌دهد، یعنی همان عاملی که باعث میشود آن 30 درصد یا 50 درصد اضافه را انجام دهند. ما شش عامل انگیزشی که کلید تبدیل کارمندان معمولی به کارمندان استثنایی است را مشخص کرده‌ایم.
از مهمترین عوامل ایجاد انگیزش در کارمندان، واگذاری کارهای چالش‌برانگیز و جذاب به افراد است. کارمندان از انجام کارهای تکراری خسته و افسرده می شوند، کار سخت را تعریف درست کنید کمی راهنمایی کنید با او همکاری کنید: وقتی انجام شد به او احساس برد بدهید به او پاداش های خوب بدهید پاداش باید ملموس یا ناملموس باشد:
پاداش ملموس مانند پاداش هایی در حقوق و نا ملموس مانند تشویق و تشکر از کارمند در اتوماسیون اداری باید بدانید که نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند برای اعلام عمومی پاداش و تشویق نقش مهمی را ایفا کنند با یک اعلان عمومی ساده و تشکر ویژه او احساس برد می کند
احترام بگزارید.
لبخند بزنید
کارها را خوب تعریف کنید
به جای دستوری محول کردن کارها با کارمندان مکالمه آزادانه انجام دهید، مثلا در نرم افزار های هوش تجاری راه را برایشان مشخص کنید با او صحبت کنید و دلیل انجام آن کار را هم برایش توضیح دهید تا متوجه باشد انجام کارش چه تاثیراتی در سیستم دارد. اگر علاقه مند به نرم افزار های کاربردی و نرم افزار های مدیریتی هستید با «بی پی ام اس»می توانید این جایگاه را در خوبی در سیستم به کارمند نمایش دهید.
پذیرفتن مسئولیت و پاسخگویی عامل مهم بعدی است. اگر مسئولیت کارها را به کارمندان بسپاریم، آنها در کار مشارکت می کنند. همچنین با این مشارکت اعتمادبه‌نفس و خودباوری آنها را بالا می برید. رهبران کارآمد بلدند که چطور از کارمندانشان پشتیبانی کنند و درعین‌حال عقب می‌ایستند و مسئولیت کار را به آنها واگذار می‌کنند.
عامل کالیدی بعدی، رشد و ارتقای شخصی است. اگر کارمندان پیشرفت خود را در مهارتی ببینند، انگیزه بیشتری برای نمایش قدرت و توانایی خویش دارند. گاهی شما پیشرفت را در ارتقا سمت و یا تغییر برخی مسئولیت ها در او پیدا کنید در همان نرم افزار بی پی ام اس موقعیت کاری را تغییر دهید تا بداند برای او ارزش قائلید و به او توجه می کنید.
عوامل مهم بعدی به ترتیب تشویق و انگیزش، هستند که اغلب افراد اول به آنها توجه می‌کنند! منظور ما پول و شرایط کاری است. پول و شرایط کاری به افراد انگیزه می‌بخشد، اما بر خلاف باور معمول، مهمترین انگیزاننده‌ها نیستند. می توانید در اتوماسیون اداری از کارمندتان تشکر کنید تا همه ببینند.
سه نیاز احساسی
کارمندان سه نوع نیاز احساسی دارند که اگر تامین شود، عامل تشویق و انگیزش آنها است.
با تامین نیاز این نیازها می توانید دو عامل بالا را هم خود به خود پیش ببرید:
نیاز به «وابستگی» که احساس کنند بخشی از چیزی بزرگتر از خودشان هستند. مدام به کارمندان گوشزد کنید که کارشان در راستای دستیابی به اهداف شرکت بسیار مهم است.
نیاز به «استقلال» که در این حالت، افراد می‌خواهند به واسطه موفقیت‌های فردی خود شناخته شوند، باید از هر فرصتی استفاده کنید و کاری کنید که کارمندان احساسی خوب نسبت به خودشان داشته باشند.
نیاز به «وابستگی متقابل» باید احساس کنند بخشی از تیم هستند که با شما برای دستیابی به هدف مشترک همکاری می‌کند. بهترین رهبران همواره به دنبال راههایی برای هماهنگ کردن و بهره‌ور کردن روابط کاری میان کارمندان هستند.
با تامین نیازهای مذکور کارمندانی شاد و با انگیزه خواهید داشت که سخت کار کرده و به موفقیت شرکت کمک می‌کنند.