استفاده از مخازن فرآیند برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار 2

 ویژگی‌های کنترل‌کننده‌ای که برای مخازن فرآیندها در بی پی ام اس (bpms) ضروری است

مراقب باشید؛ اگر کنترل درستی برای مدیریت محتوای یک مخزن فرآیند صورت نگیرد، می‌تواند تبدیل به یک کابوس شود. در نهایت باید بتوانید به سادگی فرآیندهایتان را مشاهده و مدیریت کنید، نه اینکه جایی ایجاد کنید که فرآیندها را روی هم انباشته و هرگز مرورشان نکنید. در ادامه مثال‌هایی برای ویژگی‌های کنترل کننده ضروری، آورده شده است:

جریان‌های کاری مکانیزه شده در مدیریت فرآیند کسب و کار:  برای تسهیل همکاری، توزیع فرآیند و مرور فرآیند

نگارش گذاری برروی فرآیند: توانایی اعمال نگارش جدید بر‌روی فرآیند در هر مرحله‌ای از چرخه زندگی آن، در حالی که جدیدترین نسخه  فرآیند موجود برای کاربران مخزن در دسترس باشد.

پابش فرآیند: اگر میزان اثربخشی فرآیند قابل اندازه‌گیری نباشد، بهبود تدریجی فرآیند حاصل نمی‌شود. ازاین رو پایش مدل فرآیندها از اهمیت وبژه ای برخوردار است.

تعیین سطوح دسترسی:  برای پیشگیری از دستکاری بیش از حد اسناد فرآیندها، اطمینان حاصل کنید که تنها افراد مجاز بتوانند در فرآیندها تغییر ایجاد کنند.

همانند گزارشات، می‌توان از مجموعه ابزارهای تحلیلی نیز برای گردآوری اطلاعات مخزن به همراه سایر اطلاعات استراتژیک کلیدی استفاده نمود و می‌تواند تلاشی در جهت شناسایی و اولویت گذاری طرح‌های اولیه‌ی بهبود فرایند برای بی پی ام اس bpms باشد.

 از نقطه‌نظر یک فرآیند‌های کسب‌و‌کار فرا عملکردی (Cross functional business process)، تصمیمات استراتژیک را در حالی می‌توان اتخاذ کرد که پتانسیل پیشرفت یک قسمت به قیمت عدم پیشرفت قسمتی دیگر نباشد یا به حداقل ممکن برسد.

 زمانی که مسئله پارامترهای فرآیند به میان می‌آید، می‌توان از موارد زیر نام برد:

زمان لازم برای تکمیل  فرآیند

تناوب اجرا

میزان و انواع منابع موردنیاز (به طور مثال چرخه‌های کامپیوتر، افراد و یا تجهیزات)

هزینه‌های مربوط به اجرای فرآیندها (شامل هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم)

صاحبان و ذی‌نفعان یک فرآیند

برنامه‌ها و فناوری‌ها از جمله آن‌هایی که فرآیند را ممکن ساخته و آن‌هایی که توسط فرآیند ممکن می‌شوند

جزئیات محاسبه، کنترل‌های مالی و عملیاتی برای هر فرآیند (که به عنوان فعالیت‌های پیرو  نیز شناخته می‌شود)

پایبندی به الزامات تنظیم شده

ارزش قائل شدن برای سازمان

انتخاب یک راهکار برای مخزن فرآیند

سازمان‌ها می‌توانند تلاش کنند تا از اینترانت خود به عنوان یک مخزن فرآیند استفاده کنند. با این وجود، پیکربندی اینترانت با رویکرد تبدیل آن به یک BPMS، بسیار وقت‌گیر و هزینه‌بر است. خوشبختانه امروزه می‌توان در بازار به نرم‌افزارهایی دسترسی داشت که کارآیی گسترده‌ای دارند. اما هنگام انتخاب یک راهکار مخزن فرآیند، همیشه مطمئن شوید که یک تأمین‌کننده معتبر و مجرب را یافته‌اید و از منابعی که راهکار را ارائه می‌دهند، مطمئن شوید. از آنان بخواهید که نقشه جزئیات نرم‌افزار را در اختیارتان قرار دهند تا هر دو درک کاملی از آنچه باید انتظار داشته باشید را به دست آورید.

اگر تازه کار هستید و چیزی ساده می‌خواهید، راهکاری را انتخاب کنید که قابل ارتقاء باشد. گول کاربردهای فانتزی برخی نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار را نخورید. یادتان باشد در هر شرایطی به اهدافتان وفادار بمانید. ممکن است در حال حاضر برای شبیه‌سازی فرآیند در حال استفاده از Visio باشید. اگر نمی‌خواهید کارکنان را برای استفاده از یک ابزار شبیه‌سازی جدید آموزش دهید، به دنبال مخزن فرآیندی باشید که با Visio همخوانی داشته باشد. بدین ترتیب لازم نیست وظیفه یادگیری چگونگی استفاده از ابزار جدید را بر عهده بگیرید.

طبق تجربیات نویسنده، سفارشی‌سازی‌ها باعث جلب رضایت کامل مشتریان بی پی ام اس هستند. به دنبال راهکاری که دقیقاً مطابق ذهنیات شما باشد نگردید زیرا نمی‌توانید آن را مستقیماً از فروشگاهی خریداری کنید!. ممکن است نیاز به یکپارچه‌سازی یا سفارشی‌سازی داشته باشید تا بتوانید راهکار انتخاب‌شده را منطبق‌بر کسب‌و‌کارتان بهبود دهید اما در نهایت به راهکاری خواهید‌رسید که ارزش سرمایه‌گذاری داشته‌است

استفاده از مخازن فرآیند برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار

هنگامی که مسئله مدیریت فرآیند کسب‌ و کار bpms یا همان بی پی ام اس در میان است (حتی زمانی که بودجه‌ های کلانی به طرح‌ های بهبود فرآیند اختصاص می‌یابد) کارها همیشه آن‌طور که ما می‌خواهیم (به‌ خوبی) پیش نمی‌روند. زمانی که یک سازمان رشد می‌کند، فهرست فرآیندهایی که باید پیگیری شوند نیز رشد می‌کند. این فهرست شامل فرآیندهای اجرا شده توسط نیروی انسانی و سیستم‌های کامپیوتری است. با این وجود، بسیاری از سازمان‌ها ساختار مناسبی برای مستند سازی و ذخیره‌ سازی فرآیندهایشان ندارند و این همان جایی است که می‌توان از مخازن فرآیند به‌ خوبی بهره برد. بیایید به برخی از معمول‌ ترین شرایطی که ممکن است در پیش بینی های بی پی ام اس  پیش بیاید، نگاهی بیاندازیم.

فرآیند فقط در ذهن کارمندان وجود دارد و در واقع هیچ‌گاه مستندسازی نشده است: این وضعیت می‌تواند موجب بروز مشکلاتی جدی شود. اگر کارمندان مورد بحث شرکت را ترک کنند، اطلاعات ارزشمندی در مورد فرآیند از دست می‌رود.

نسخه‌های متعددی از یک فرآیند ثبت شده است، زیرا جایی برای ذخیره‌سازی یک نسخه واحد از یک سند وجود ندارد: ممکن است هر کارمندی نسخه خاص خود را داشته باشد و هر کدام از این نسخه‌ها در جایی متفاوت و با فرمتی متفاوت ذخیره شده باشند. همان‌گونه که می‌توانید تصور کنید، این مسئله باعث ایجاد سردرگمی‌های بی‌مورد می‌شود.

پیش از آماده سازی و روی آوری به بی پی ام اس bpms اسناد مربوط به فرآیند، در جایی ذخیره شده‌اند که به سادگی در دسترس همه کارکنان نیست: کارکنان می‌دانند که فرآیند چگونه باید اجرا شود اما تا به حال اسناد فرآیند را ندیده‌اند.

مخزن فرآیند وجود دارد، اما فرآیندهای ذخیره شده در آن ناتمام و یا بسیار قدیمی هستند: ممکن است این وضعیت به دلیل یک مشکل نرم‌افزاری و یا عدم تعامل کارکنان به وجود آمده باشد.

برداشتن اولین گام به سوی بهینه‌سازی فرآیند برای بی پی ام اس

اجرای طرح‌های بهینه‌سازی فرآیند بدون مستندسازی فرآیندهای موجود، کاری است بس دشوار. یک سازمان چگونه خواهد دانست که کدام بخش‌ها را مورد بهینه‌سازی قرار دهد، به ویژه اگر هیچ نقطه شروع مشخصی وجود نداشته باشد؟

اولین گام بهینه‌سازی فرآیندها، مستندسازی آن‌هاست. اگر صرفاً چهار یا پنج فرآیند ساده داشته باشید، باز هم می‌توانید اسناد فرآیندهایتان را به صورت محلی (locally) ذخیره نموده و مطمئن شوید که اطلاعات به دست گروه‌های مرتبط رسیده است. از سوی دیگر، اگر کسب‌وکارتان متوسط تا بزرگ باشد، به احتمال زیاد فرآیندهای شما تقریباً پیچیده هستند و ممکن است  چند فرآیند موازی هم داشته باشید و لازم است میان گروه مخاطب بزرگتری توزیع شوند و این یعنی شما به رویکردی پیچیده‌تر و کارآمدتر در مدیریت فرآیند نیاز دارید.

اهمیت و ارزش مخازن فرآیند

می‌توان یک مخزن فرآیند را به عنوان مکانی مرکزی تعریف نمود که سازمان می‌تواند همه فرآیندهای کسب‌وکار خود را در آنجا ذخیره نماید و علاوه بر این، اطلاعات مرتبط (به طور مثال روندها و دستورکارها) را نیز نگهداری کند. یک نرم‌افزار با کیفیت مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار همیشه شامل یک مخزن فرآیند خواهد بود.

در بهترین حالت، یک مخزن فرآیند باید به اینترانت سازمانتان، متصل و یا بخشی از آن باشد. این مسئله باعث می‌شود تا زمانی که کارکنان از خود می‌پرسند کجا به دنبال فرآیندهای مرتبط بگردند و یا از چه کسی بپرسند، به آسانی به این مخزن دسترسی داشته و زمان کمتری به هدر رود.

برای اینکه این طرح پس از چند ماه نخست عادی و یکنواخت نشود، باید کارکنان را وادار نمود تا از همان ابتدا عضویت، این سیستم را خریداری کنند. سهامداران اصلی در هر دو زمینه IT و کسب‌و‌کار را درگیر این کار کنید، لازم است هر یک از آن‌ها این برنامه جدید را پیش از اجرای کامل طرح ابتکاری در بی پی ام اس bpms تأیید کند.

 

پردازش موازی در فرآیند کسب و کار

پردازش موازی بخش مهمی از برنامه‌های فرآیند محور است. فعال‌کردن مسیرهای پردازش موازی برای بهینه‌سازی فرآیند باعث استفاده بهتر از منابع محاسباتی می‌شود و در سطوح مختلف BPMN پشتیبانی می‌شود. دروازه موازی (Parallel gateway) بدون چک کردن هیچ شرطی، چندین مسیر را فعال می نماید و نتیجه در بالاترین درجه از موازی‌سازی حاصل می گردد.

مزیت لایه ای که به پیاده‌سازی سرویس های قرارداد شده می پردازد این است که جریان توالی موازی‌ای را به صورت مستقل پردازش می نماید و در بهینه‌سازی زمان نقش مهمی را ایفا می‌کند. در این جا عملکرد کسب‌وکاری که منجر به خواندن داده‌های مشتری می شود و نیاز به جمع آوری اطلاعات از چندین سیستم دارد را به عنوان یک مثال در نظر می گیریم. این سیستم‌ها می‌توانند به طور هم‌زمان فراخوانی شوند و زمانی که پاسخ همه آن‌ها رسید، اطلاعات کامپایل شده برای کسب و کار مورد نظر فرستاده می شود.

دروازه جامع (Inclusive gateway) اجازه پردازش موازی را می‌دهد، اما شرایطی را بر روی جریان های خروجی اعمال می نماید. با این وجود، یک مسیر هوشمند برای استفاده از دروازه جامع برای مدلسازی شرایط در فرآیند معمولی وجود دارد، در واقع شما یک مسیر بدون شرطی را علاوه بر جریان های خروجی دارای شرط مشخص می نمایید. این مسیر همیشه فعال است و همراه با هریک از دیگر شرط‌هایی که اجرا شوند، انجام می گردد.

همانطور که در شکل مشخص شده است مسیر سیستم ۲ تحت هر شرایطی اجرا می‌شود، و مسیرهای سیستم‌های ۱ و ۳ زمانی اجرا خواهند شد که شرط آن‌ها برقرار باشد.

در بسیاری از سناریوها، پیشروی قسمتی از کار وابسته به دریافت یک پیام است. با استفاده از پردازش موازی به راحتی می‌توان چنین سناریوهایی را پیاده‌سازی نمود، که نمونه ای از آن را در شکل زیر مشاهده می کنید؛ در حالی که فرایند منتظر نتیجه سیستم ۱ می‌ماند، در شاخه پایینی سیستم ۳ منتظر نتیجه سیستم ۲ می باشد.

در برخی از سناریوها یک رویداد در طول فرآیند تکرار می‌شود، برای پیاده‌سازی این نوع سناریوها از زیرفرآیند به صورت موازی استفاده می‌شود. به طور مثال برای پیاده سازی یک فرآیند سفر، نیاز به رزرو بلیط، رزرو هتل، تاکسی و ... است؛ در هر یک از این مراحل نیاز به پرداخت پول از کارت اعتباری داریم، و با هربار پرداخت باید اطلاعات کارت اعتباری به روزرسانی شود، می‌توان سیستم را به صورت زیر در نظر گرفت:

به دلیل اینکه پیام جزئیات به روز رسانی اطلاعات کارت اعتباری در هر یک از سه مرحله گفته شده می‌تواند تغییر کند، می‌توان سه مرحله از کار را به عنوان یک مجموعه در نظر گرفت، یا بهتر است بگوییم به عنوان یک زیرفرآیند در نظر می‌گیریم.

با استفاده از زیر فرآیند یک حوزه برای هر رویداد معتبری تعریف می‌شود. در سناریو ما، این رویداد تنها می‌تواند در برخی از نقاط در طول پردازش سه وظیفه رزرو رخ دهد چون اگر در مرحله شارژ کارت اعتباری باشیم دیگر نیازی به رفتن به نقطه به روزرسانی اطلاعات کارت نداریم.

شکل زیر نمونه‌ای دیگر از پیاده‌سازی سناریوی عنوان شده است:

در این حالت به روزرسانی اطلاعات کارت را به عنوان یک زیرفرآیندی که ناشی از یک رویداد (Event Subprocess) است در نظر گرفته‌ایم. که با مستطیل نقطه‌چین درون زیرفرآیند نشان داده شده است. این قسمت در تمامی طول زیرفرآیند فعال است و با یک پیغام رویداد شروع آن فراخوانی می‌شود. با فرخوانی رویداد شروع این بخش، به روزرسانی اطلاعات کارت اعتباری به صورت موازی با هریک از وظایف رزرو انجام می‌شود.

هر سه روش عنوان شده برای پیاده سازی پردازش موازی، توانایی نمایش هم‌زمانی را به وضوح و به طور کامل در فرآیندهای مدل شده BPMN به شما می‌دهند.

قطعا می‌توان مزایایی برای موازی‌سازی بدست آورد، اما طراحان نیز باید در نظر داشته باشند که مسئولیت‌ آن ها در این کار، توجه به دستکاری داده ها و دسترسی در داخل فرآیند است.

 

مدیریت فرایند کسب و کار پویا

مدیریت فرایند کسب و کار پویا (Dynamic Business Process Management) در مبحث بی پی ام اس  (bpms) پایگاه دانش مورد بررسی قرار گرفته و توضیحات آن قابل ملاحظه است:

در فناوری مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا همان بی پی ام اس، یک فرآیند کسب و کار  bpms در قالب مجموعه‌ای از مراحل ساختار یافته و قابل تکرار تعریف می‌گردد به طور مثال، فرض کنید پردازش یک گزارش هزینه در ۵ مرحله معین انجام می‌گیرد:

کارمند یک فرم درخواست هزینه را کامل می‌کند،

یک مدیر آن را تأیید می‌کند،

یک مدیر ارشد آن را تأیید می‌کند،

درخواست به منظور صدور چک به "امور پرداخت" ارسال می‌گردد و 

چک برای کارمند ارسال می‌شود.

با وجود اینکه احتمال و امکان تغییرات (در فرایند) وجود دارد، تعداد و نوع مسیرهای ممکن برای انجام یک فرایند، همچنان قابل تعریف هستند. به عنوان مثال یک فرایند محاسبه‌ی هزینه ممکن است مسیرها و مراحل مختلفی را بر اساس میزان کل هزینه یا بخش کارمندان طی کند.

مدیریت فرآیند کسب‌وکار پویا به منظور مقابله با شرایطی پدید آمده که در آن‌ها وجود استثنائات بیش از حد، مانع مستندسازی  تمام مسیرهایی که یک فرآیند ممکن است طی نماید، می‌شود. در این‌گونه موارد فردی که مسئولیت انجام کار (وظیفه) جاری را دارد باید به صورت لحظه‌ای (on-the-spot) برای تعیین مسیر فرایند تصمیم‌گیری کند. سیستم های مدیریت کسب‌وکار  در شرایطی که بخش مشخصی از کار نیازمند تغییر است، اجازه اضافه کردن "مرحله" به فرایند را در بی پی ام اس (bpms) به کاربر یا مدیر می‌دهد. این‌گونه موارد (تغییرات) معمولاً در فرایندهایی مشاهده می‌شود که برای تأمین داده ورودی، تأییدها، نظرات، تجدیدنظرها و یا تصمیمات اجرایی لحظه‌ای نیازمند گروه وسیعی از افراد هستند. به عنوان مثال می‌توان به فرایندهای مرتبط با قانون و یا "مدیریت موردی بیمه" (Insurance Case Management) اشاره کرد.

 

پرسش هایی دیگر در آغاز پروژه های bpms

- در فرآیند کسب و کار چه اطلاعاتی بین افراد منتقل می‌شود؟

این به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های داخلی سمت‌وسو دهید و آن‌ها را به حداقل برسانید اگر شما می‌خواهید از سیستم‌های BPM  استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید  زمانی که  شما با یک مجموعه پیچیده از اطلاعات مواجه  شدید  باید بپرسید این جریان اطلاعات چرا اتفاق می‌افتد و آیا سازمان به آن‌ها نیاز خواهد داشت؟

- با چه سیستمی اعم از داخلی یا خارجی ارتباط دارد؟

باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید. اغلب فرایندهای کسب‌وکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند. بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی می‌شود. توجه داشته باشید که یکپارچگی باید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین نماید. ما از تکنولوژی برای کمک به خود استفاده می‌کنیم و نباید کاملاً به آن متکی شویم. امروز ابزارهای BPM  خوبی وجود دارد که این کار را برای شما می‌کند.

- آیا قوانین کسب‌وکاری که در فرایند تأثیرگذار باشند وجود دارد؟

بپرسید چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؛ همچنین بپرسید معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند؟ و مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟ اگر شما قرار است از موتور  قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از فرایند باشند.

- گزارش‌های موردنیاز شما چیست؟

اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسب‌وکار نیاز داشته باشد شما باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید.بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد وگرنه اطلاعاتی که موردنظر هست را به دست نخواهید آورد. شما می‌توانید از ابزارهای کسب‌وکار هوشمند که به ابزار BPM اضافه‌شده برای به دست آوردن اطلاعات استفاده کنید.

- مهلت زمانی پیاده‌سازی و محدودیت‌های شما چیست؟

ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می‌شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه‌وتحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیارید و  ببیند چطور می‌شود با آن‌ها کنار آمد.

-  کسی وظیفه پاسخ‌گویی به نیازمندی‌ها و محصول نهایی را بر عهده دارد؟

پیدا کردن افراد مناسب مهم است. اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی می‌کند و فرد دیگری تست آن‌ها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن  بشوید که ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آن‌ها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل  خودشان را نشان داده باشند.