10 نکته کارآمد دربابِ مدل سازیِ فرآیند در Bpms

در تعاریف BPMS بی پی ام اس  مشخصاتِ BPMN قوانین و تعاریف فنی فراوانی ارائه می دهد. اما چگونگی خلق مدل های فرآیندی،  که در ماموریت اصلی خود به حداکثر رساندن فهم فرآیندِ "همانگونه که است" یا "چگونه باشد" هست، را آموزش نمی دهند. به منظور کارآمد اجرا کردن مدل سازی فرآیند، شما می بایست فراتر از مشخصات رفته و یک روش شناسی پایه ای، بهترین تمرین ها و الگوهای نموداری ویژه را برای استفاده در موقعیت های عادی فرا بگیرید. بر ای روشن کردن این موضوع، در ادامه 10 نکته برای مدل سازی کارآمد  ارائه می شوند.

منطق فرآیند را در نمودار آشکار کنید.این عمل بی شک بنیادین است، با این وجود مکرراً در میان مدل سازان مبتدی نادیده گرفته می شود. مشخصاتِ BPMN علاوه بر اشکال و رابطانِ مختلف که در نمودار چاپ می شوند، جزئیات تکمیلی را توصیف میکنند که در باب ویژگی هایی که تنها از طریق ابزار مدل سازی  و یا در مستنداتِ با جزئیاتِ وافر که می توان با استفاده از آن ابزار تولید کرد، قابلیتِ دیده شدن دارند. اما به حداکثر رساندن فهم مشارکتی نه از طریق معاینه ی فردی و خصوصی مدل شما به وسیله ابزار به دست می آید و نه از راه کاوییدن 100 صفحه از مستندات. این عمل به وسیله گروهی انجام می پذیرد که دور میزی نشسته اند و به نسخه ی چاپ شده ی نمودار چشم دوخته اند و معمولاً در مورد اینکه چگونه می توان آن را بهبود بخشید، تبادل نظر می کنند.

به طور کارآمد این عمل به دو معنی می باشد. اول این که، همه اجزا نمودار را نامگذاری کنید-نه تنها فعالیت ها را بلکه زیرفرآیندها، رویدادهای بینابینی، ورودی ها، جریان های ترتیبی، رویدادهای نهایی و جریانِ پیغام ها. برخی ویژگی های مورد نیاز، مانند مدت زمان یک رویدادِ زمان دار، احتمال دارد که در نمودار به نمایش در نیایند. اگر چنین است یک نام به رویدادی بدهید که آن اطلاعات را همانند سازی می کند. اگر موفق به دیدن آن در نمودار نمی شوید، پس حتماً ارزش چندانی ندارد.

دوم این که، استثناهایی که منطق را در نمودار آشکارا تحت تاثیر قرار می دهند را نمایش دهید. بر خلاف بسیاری از نشانه های قدیمی، BPMN ابزاری برای این کار در اختیار شما قرار می دهد حتی اگر یک طراح نباشید.

مدل های خود را در هنگامی که نمودار  خروجی اصلی می باشد، اعتبار ببخشید. یک مدل فرآیند چیزی بیش از یک طرح است و  یک ابزار مدل سازی بیش از یک ابزار طراحی می باشد. یک ابزار مدل سازی در BPMS بی پی ام اس دارای قانون ها و معانی  BPMN می باشد که درون آن تعبیه شده اند و یک کلید "معتبر سازی" در اختیار شما قرار می دهد که در صورت خطی از مشخصات، فهرستی از خطاها را به نمایش می گذارد. یک شابلون  BPMN رایگان در Visio قادر به انجام این کار نیست. اگر می خواهید که دیگران مدل های شما را درک کنند، نیازمندید که در ابتدا به آنها اعتبار ببخشید، بر این اساس شما می بایست از کلید "معتبر سازی" استفاده کنید و چگونگی بر طرف کردن خطاها را بیاموزید.

مدل های خود را طبقه بندی کنید. موضوعی که BPMN را از دیگر شیوه های مدیریتی متمایز می کند تاکید آن بر نگرش بر کسب وکار از منظری پیاپی و عملکرد متقابل است. ثبت فرآیندها در مدل های مسطح که 30 فوت از فضای دیوار را اشغال می کنند اجازه یک جا مصرف شدن آن نمایِ پیاپی را نمی دهد. در عوض ما یک روش شناسی بالا به پایین را آموزش می دهیم که در بالاترین نمودار تمام فرآیند را بر روی یک صفحه به نمایش می گذارد به عنوان مثال شما یک سیستم حضور و غیاب را تصور کنید و از زیر فرآیندها برای گسترش دادن جزئیات یک فرآیند در سطوح نموداری زیرین همین نرم افزار حضور و غیاب استفاده نموده تا شما قادر باشید مدل خود را بزرگنمایی و کوچکنمایی کرده و هر سطح دلخواه از جزئیات سیستم حضور و غیاب را توصیف کنید. این پروسه ممکن است در صفحات متعددی به چاپ برسد اما در درون، انسجام یک مدل برجای می ماند.

بر روی فرآیند خود عنوانِ "فعل-اسم" بگذارید. BPMN فرآیندها را در جایی که آن ها عکس العمل نشان می دهند، بر اساس جریان های فعالیت توصیف می کند. آنها نمایانگر کارِ انجام شده در فرآیند می باشند. فعالیت ها، وضعیت یا کارکردهای کسب و کاری، و یا تعاملاتِ مورد استفاده نیستند. به منظور تقویت این ایده، ما از فراگیران درخواست می کنیم تا فعالیت های خود را به طور مداوم با استفاده از ساختار "فعل-اسم" نامگذاری کنند، برای نمونه: از"اعتبار را بررسی کنید" یا "سفارش را اعتبار ببخشید" به جای "بررسی اعتبار" (کارکرد) و یا "سفارش معتبر" (وضعیت). هر کدام از فعالیت ها را یک منبع قرار است اجرا کند و عنوان هر فعالیت می بایست اینکه چه عملی اجرا می شود را توصیف کند. 

انواع عملکرد را مشخص کنید. یکی از ویژگی های BPMN که هیچ گونه نمودِ استاندارد شده ای در نمودار ندارد، نوع عملکرد است. مشخصات، انواع عملکرد را معین میکنند، با این وجود در حقیقت دو مورد از آن ها را باید متمایز کرد: کاربر (عملکرد انسانی) و خدمات (عملکرد ماشینی). خوشبختانه بیشتر ابزارهای BPMN انواع عملکرد را با استفاده از آیکون های درون فرمِ فعالیت متمایز می کنند، با این حال شما می بایست مشخص کنید که کدام عملکرد مورد نظر می باشد.

از یک عملکرد به منظور مسیردهی به کار استفاده نکنید. دیگر خطای رایج مبتدیان وارد کردن عملکردهایی چون "به مدیر ارسال کن" مثلا در سیستم اتوماسیون اداری که همراه با آن جریانی ترتیبی به یک عملکرد می آید، در نمودارِ قابل دسترسی مدیر می باشد. جریان ترتیبی از قبل مشغول مسیردهی کار به مدیر بوده است، بنابراین عملکرد "به مدیر ارسال کن" زائد می باشد. آن را حذف کنید.

در اینجا مشکل دومی نیز وجود دارد. بهترین عمل، نگه داشتن کلماتِ کلیدی "ارسال کن" و "دریافت کن" در اسامی عملکردها به منظور ارسال کردن و دریافت کردن انواع عملکرد می باشد که همسنگ با رویدادهای پیامی هستند. در BPMN یک "پیغام" به مفهوم یک سیگنال، میان فرآیند و نوعی موجودیت بیرونی می باشد. در این جا مدیر یک موجودیت بیرونی نیست، اما یک شرکت کننده در فرآیند است. بر این اساس، این یک پیغام نیست و نمی بایست عنوان "ارسال کن" داشته باشد. اگر مایلید که با مدیر بدون جهت دادن به خودِ کار چیزی در میان بگذارید، می توانید از عملکردی به عنوان "مدیر را در جریان قرار بده" بهره بگیرید. چنین اعمالی در ابتدا ممکن است ناچیز به نظر بیایند، اما در انتها آن ها قوه فهمِ فوری هرآنچه در نمودارها در حال اتفاق افتادن هستند را برای همه نیروهای سازمانِ شما فراهم خواهند کرد.

وضعیت های نهایی موفقیت و شکست را در یک زیرفرآیند با استفاده از رویدادهای نهایی مجزا مشخص کنید. هر مسیرکه در یک زیرفرآیند فعال میشود، می بایست الزاماً پیش از اینکه آن زیرفرآیند تکمیل شود، به انتها برسد. شما می توانید یک روداد نهایی مجزا برای زیرفرآیند طراحی کنید و همه ی مسیر ها را به آن جهت بدهید و یا رویدادهای نهایی متعدد طراحی کنید و مسیرهای خاص را به هر کدام از آن ها جهت دهی کنید. از آنجایی که "پیوستی" ضمنی در تمامی رویدادهای نهایی وجود دارد، این موضوع به لحاظ فنی اهمیتی ندارد. با این وجود در طراحی و نامگذاری رویدادهای نهایی مجزا برای هر وضعیت نهایی متمایز درزیرفرآیند، منفعت وجود دارد، به خصوص اگر برخی وضعیت هایِ نهایی نمایانگر "موفقیت" و برخی دیگر "شکست" و یا هرگونه استثنا باشند.

شما می توانید یک زیرفرآیند را با یک راه خروجی دنبال کنید تا دریابید که آیا می بایست فرآیند را ادامه داد ویا دست به کاری دیگر زد، مثلا به آن پایان داد یا آن را به مرحله قبلی بازگرداند. مطابقت دادن عنوان راه خروجی با عنوانی که برروی رویداد نهایی می باشد، آن پیوند را مشخص می کند. متناوباً، یک رویداد نهایی بر یک مسیر استثنایی درون یک زیرفرآیند می تواند یک خطا را دوباره به میان آورد، که بوسیله ی یک رویدادِ خطای وابسته بر روی مرز زیرفرآیند گرفته می شود. این پدیده می تواند باعث به انتها رسیدن فرآیند و یا دنبال کردن جریان استثنایی دیگر شود. به همین منوال، مطابقت دادن عنوان هایِ "به میان آوردن" یا "گرفتن" رویدادها، این ارتباط را درون نمودار مشخص می کند.

از ریزفرآیندها در جهت ارزیابی رویدادهای وابسته بهره گیری کنید. رویدادهای بینابینیِ وابسته به فعالیت یک فرایند، بدین معنی می باشند که اگر رویداد در زمان اجرا شدن یک فعالیت اتفاق بیفتد، از اجرای فعالیت صرف نظر کرده وبه سمت پایین جریان ترتیبی به بیرون آن رویداد حرکت کنید. یک ترفند کارآمد، در میان گرفتنِ یک توالی از فعالیت ها با یک زیرفرآیند به صرفِ منظور تعریف کردن ارزیابی آن رویداد است. برای نمونه، اگر شما یک فرآیند ترتیبی با مراحلی از A تا Z داشته باشید و بخواهید به مشتری امکان تغییر یا صرف نظر کردن از یک سفارش بدون جریمه در هر زمانی میان مراحل B تا G بدهید، می توانید ترتیب میان  Bتا  Gرا درون یک زیرفرآیند احاطه کنید و یک رویداد پیامی و برطرف کننده، ویژه یِ جریان استثنایی به آن بیفزائید.

در BPMS بی پی ام اس الگوهای خاص نموداری را استانداردسازی کنید تا انواع استثناها را تشخیص دهید. BPMN، دستگاهی علامت گذاری سازگار با کسب و کار برای توصیف کردن رفتار کنترل استثناها فراهم می کند. با وجود اینکه مشخصات  BPMN برای مدل سازی، آزادی زیادی فراهم میکند، بهترین عمل یادگیری الگوهای متمایز نموداری به منظور تمیز دادن میان انواع استثناها و استفاده مداوم از آن ها می باشد. ما در مبحث درسی خود، برای مثال الگوهای متمایزی برای مدل سازی استثناهای درون-تجاری، خطاهای سیستمی، اتمام زمان های کاربری، موارد استثنا در پاسخ های دریافتی، رویدادهای درخواست نشده، و دیگر موارد را آموزش می دهیم. بازهم تاکید می کنیم، قاعده یِ اصلی، درکِ دقیق آنچه که از خود نمودار بیرون می آید است.

با استفاده دائمی از جریان های پیغامی، محتوای تجاری را به نمایش بگذارید. علاوه بر جریانِ فعالیت فرآیند خودتان، BPMN امکان نمایش دادن تعاملات میان فرایند شما و فرایندهای بیرونی را به عنوان رابطان تعجیلی که جریان های پیغامی نامیده می شوند را فراهم می کند. جریان های پیغامی به طور معمول درخواست ها، پاسخ ها، و رویدادهای درخواست شده که با فرآیند بیرونی مبادله می شوند را ارائه می دهند. در فرآیند شما، جر یان های پیغامی به فعالیتهای متمایز و رویدادهایی مرتبط می شوند که به دقت نشانگر چگونگی پاسخگویی به یک  جریان پیغامی ورودی هستند  و یا این که جریان پیغامی خروجی تولید می کنند. از آنجایی که شما به طور دقیق نه درباره ی درونِ فرایندهایِ بیرونی اطلاع دارید و نه می توانید آنها را کنترل کنید، تنها به شیوه ی رایج، جریان های پیغامی را به محدوده ی منبعی که آن فرایند را ارائه می دهد، متصل کنید.

جریانهای پیغامی می توانند محتوای تجاری ارزشمندی به نمودار شما بیفزاید، با این وجود استفاده دائمی  از آنها دارای اهمیت است. برای نمونه، اگر قرار است شما هرگونه جریان پیغامی "از" و "به" یک درخواست کننده از فرآیندِ خود نشان دهید، می بایست حتماً تمام آنها را به نمایش بگذارید و در هر سطحِ مدلتان این عمل باید با تداوم انجام گیرد. بدین معنی که، اگر یک جریان پیغامی ویژه در یک زیرفرآیند که سه سطح پایین تر جای دارد نشان داده شده باشد، می بایست در بالاترین سطح نمودارنشان داده شود و علاوه بر این در هر سطحی همان عنوان را دارا باشد. 

مترجم : سازنده

تشریح دروازه ها (Gateway) در BPMN

 در مفاهیم مربوط به مباحث بی پی ام اس (bpms) معمولا از دروازه‌ها برای کنترل چگونگی تعامل جریان‌های توالی استفاده می‌شود که به صورت همگرا یا واگرابه همراه یک فرآیند وجود دارند. به واقع اگر جریان نیازی به کنترل نداشته باشد، دیگر نیازی به دروازه نیست. اصطلاح "دروازه" نشان‌دهنده یک گلوگاه است که ممکن است اجازه عبور را بدهد یا مانع از عبور گردد؛ زمانی که جریان‌های توالی به دروازه می‌رسند، می‌توانند بر اساس مکانیسمی که دروازه به آن استناد نموده است، برای گذر از یک دروازه ورودی در کنار هم قرار بگیرند و یا برای عبور از یک دروازه خروجی به چند بخش تقسیم شوند. 

در ادامه این دروازه‌ها را به همراه نمونه‌ای برای هر یک از آن‌ها بیان می‌کنیم:

دروازه موازی (Parallel Gateway):

دروازه موازی که در مباحث بی پی ام اس (bpms)  که به آن دروازه "هم‌زمانی" نیز گفته می‌شود، ساده‌ترین نوع از دروازه‌های BPMN به شمار می‌رود که امکان ایجاد چندین انشعاب در یک فرآیند را ممکن می‌سازد. زمانی که در یک فرآیند از دروازه موازی استفاده شده باشد، کار در تمامی مسیرهایی که از دروازه موازی خارج‌شده‌اند، پخش خواهد شد.

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و طبق سناریوی موجود این درخواست باید به صورت موازی به تأیید چند مدیر (در این نمونه سه مدیر) برسد می‌توان از این نوع دروازه استفاده نمود.

دروازه انحصاری (Exclusive Gateway):

دروازه انحصاری که دروازه XOR نیز نامیده می‌شود و یا از نظر فنی در اکثر موارد، دروازه مبتنی بر داده‌های منحصربه‌فرد نام‌گذاری شده است.

زمانی که از این دروازه در یک فرآیند استفاده می‌شود، حداقل یک شرط می‌بایست بررسی گردد، به عبارتی "شرط اول" چک می‌شود چنانچه برقرار بود مسیر ۱ انتخاب می‌شود و شرط‌های دیگر چک نخواهند شد، در صورت برقرار نبودن شرط اول، به سراغ چک نمودن "شرط دوم" می‌رود و به همین ترتیب روال تا "شرط آخر" ادامه پیدا می‌کند و اگر شرط آخر هم برقرار نبود آن‌گاه به سراغ مسیر "پیش‌فرض می‌رود"، بنابراین تحت هر شرایطی "فقط و فقط" یک مسیر برای ادامه فرآیند انتخاب خواهد شد.

به طور مثال در یک فرآیند درخواست مرخصی روزانه در نرم افزار حضور و غیاب، باید بر اساس تعداد روزهای مرخصی، تصمیم‌گیری شود که کار به کارتابل کدامیک از مدیران برود، برای این منظور می‌توان به صورت زیر از دروازه انحصاری در این نرم افزار حضور و غیاب استفاده نمود. همان طور که مشاهده می‌کنید چنانچه تعداد روزهای درخواست مرخصی روزانه بیشتر از ۵ و یا کمتر از ۱۰ روز باشد، درخواست می‌بایست در سیستم مدیریت حضور کارکنان به مدیر ارشد جهت بررسی برود و یا در صورتی که تعداد روزهای درخواست مرخصی روزانه بیشتر از ۱۰ روز باشد، درخواست را مدیرعامل می‌بایست بررسی نماید و در صورتی که هیچ یک از شروط فوق برقرار نباشد به صورت پیش‌فرض در نرم افزار حضور و غیاب برای مدیر مافوق ارسال می‌گردد.

دروازه جامع (Inclusive Gateway):

یکی از انواع دروازه‌های استاندارد BPMN، دروازه جامع است، دروازه جامع را می‌توان به عنوان ترکیبی خاص از دروازه‌های انحصاری و موازی در مباحث بی پی ام اس (bpms)در نظر گرفت. همانند دروازه انحصاری می‌توان بر روی تمامی شروط درگاه‌ها نظارت داشت و همانند دروازه موازی می‌تواند بیش از یک مسیر را طی کند؛ یعنی زمانی که در یک فرآیند قرار می‌گیرد تمامی شرط‌ها را چک می‌کند و بر اساس برقراری شروط می‌تواند یک و یا بیش از یک مسیر را انتخاب نماید و اگر هیچ یک از شرط‌ها برقرار نبود، مسیر پیش‌فرض برای ادامه در نظر گرفته می‌شود.

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و مطابق شکل زیر، ممکن است شرط ۱ به تنهایی برقرار باشد که منجر به ارسال درخواست به مدیر ۱ می‌گردد و یا شرط ۲ به تنهایی برقرار باشد که منجر به ارسال درخواست به مدیر ۲ می‌گردد یا هر دو شرط ۱ و ۲ همزمان برقرار باشند که درخواست همزمان هم به مدیر ۱ و هم به مدیر ۲ ارسال می‌گردد اما در صورتی که هیچ یک از حالت‌های فوق رخ ندهد، درخواست در مسیر پیش‌فرض قرار می‌گیرد.

دروازه مبتنی بر رویداد (Event Based Gateway):

این حالت به نوعی همانند دروازه انحصاری (Exclusive) عمل می‌نماید اما با این تفاوت که به جای قرارگیری شروط بر روی مسیرها از رویدادهای مختلف استفاده می‌شود و این رویدادها برای طی شدن مسیر مناسب منتظر فراخوانی می‌مانند و اولین رویدادی که صدا زده می‌شود تنها مسیر انتخابی این دروازه می‌شود و مسیرهای دیگر طی نمی‌شوند.

در استفاده از دروازه مبتنی بر رویداد باید به نکات زیر توجه داشت:

• یک دروازه مبتنی بر فرآیند باید دو و یا بیش از دو جریان خروجی داشته باشد.
• یک دروازه مبتنی بر فرآیند ممکن است فقط به اجزایی از نوع Intermediate Catch Event متصل شده باشد. 
• یک Intermediate Catch Event متصل شده به یک دروازه مبتنی بر فرآیند باید یک جریان تک رشته‌ای ورودی داشته باشد. 

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و مطابق شکل زیر، در دروازه مبتنی بر رویداد قرار می‌گیرد یا بعد از گذشت زمان ۱۰ دقیقه (در این فاصله زمانی رویداد مسیر پایینی فراخوانی نشده است) در مسیر بالایی قرار می‌گیرد و یا پیش از ۱۰ دقیقه، رویداد مسیر پایینی فراخوانی می‌شود. دقت شود که تنها یکی از مسیرها می‌تواند طی شود.

دروازه مبتنی بر رویداد موازی (Parallel Event Based Gateway):

این دروازه همانند  Event Based Gateway می‌باشد اما با این تفاوت که تنها یک مسیر طی نمی‌شود، بلکه تمامی مسیرها به محض فراخوانی رویدادشان طی خواهند شد.

به طور مثال زمانی که کاربر درخواستی را ثبت می‌کند و مطابق شکل زیر، در دروازه مبتنی بر رویداد موازی قرار می‌گیرد این امکان وجود دارد که پس از گذشت ۱۰ دقیقه، در خواست در مسیر بالایی قرار بگیرد و همزمان با آن مسیرهای میانی و پایینی نیز طی شوند؛ به عبارتی محدودیتی در تعداد مسیرهای طی شده وجود ندارد و حداقل یک مسیر طی می‌شود.

Complex Gateway:

از این دروازه زمانی استفاده می‌شود که حالت پیش‌فرضی برای ادامه مسیر وجود ندارد و طراح می‌بایست این حالت را پیاده‌سازی نماید. به طور مثال زمانی که قرار است بر اساس کاربرهای مختلف شرایطی چک گردد که مسیرهای مختلفی طی شود، بایستی از این دروازه استفاده نمود. به علاوه این دروازه می‌تواند ترکیبی از دروازه‌های فوق را سبب گردد.

---

منابع: کتاب Process-Driven Applications with BPMN- نویسنده Volker Stiehl

docs.camunda.org/Gateways

ترجمه و گردآوری: پروین بختیاری

مردی که نقشه را برعکس گرفته بود

اگر مجموعه پیچیده‌ ایی از مسیرها را برای رسیدن به مقصدی دنبال می‌کنید و در اواخر راه جایی را اشتباه بپیچید، به‌ سادگی می­‌توانید با پرسیدن یک سوال به مقصد مورد­ نظرتان برسید. اما اگر در اوایل مسیر، جایی را اشتباه بپیچید مثلاً از همان زمان که خانه را ترک می­‌کنید وارد مسیر اشتباه شوید، دیگر کارتان ساخته‌ است و وقتی که در پایان مسیر و سرپیچ آخر هستید، آن­قدر از مقصدتان دور شده­ اید که کسی نمی تواند کمکتان کند. این مسئله ناراحت‌ کننده برای یکی از اساتید دانشگاه هاروارد رخ داده‌ است، کسی که زندگی خود را وقف اثبات اشتباه بودن «راه تویوتا» (The Toyota Way ) کرده است.

می­‌توانید خلاصه کار«ایتان برنستاین» (Ethan S. Bernstein) استادیار مدیریت کسب ­و­کار را در مقاله‌­ای با عنوان «پنهان­کاری از مدیرتان می­‌تواند موجب بالاتر رفتن بهره‌وریتان شود» را «اینجا و یا در پایگاه دانش bpm که در مباحث مربوط به مدیریت رسالت مهمی را بر دوش گرفته و تعاریف نرم افزار بی پی ام اس را یک به یک با زبانی سلیس برای مفاهیم بی پی ام اس آورده است» بخوانید و یا اگر فکر بهتری برای گذر زمان و صرف کردن وقتتان ندارید، می­‌توانید شرح مفصل داستان را «همین‌­جا» بخوانید!

خلاصه تحقیق وی از‌این قرار است:

وی پنهانی تعدادی از دوستان خود را به‌­عنوان کارگران تولیدی به کارخانه‌­ای در چین برد، کارگران چینی که در کنار آنها کار می­‌کردند به این جاسوسان گفتند که ترفندها و تکنیک‌­هایی ابداع کرده اند که به‌کمک آنها کارها سریع­تر از استاندارد پیش می‌رود و از آنها خواستند تا درمورد این موضوع به مدیریت چیزی نگویند.

وی از این مسئله این طور نتیجه­‌گیری کرد که:

 «در سراسر دنیا شرکتها در تلاش بوده­‌اند تا در محل‌­کار به شفافیت برسند، در واقع سعی کرده‌اند تا با از میان برداشتن دیوارها، به مدیران و کارمندان امکان نظارت بر یکدیگر را بدهند». به طور مثال یکی از ۱۴ اصل کلیدی شرکت تویوتا که در فلسفه مدیریتی آن شرکت به نام «راه تویوتا» آمده است، چنین می­گوید: «از کنترل تصویری استفاده کنید تا هیچ مشکلی پنهان نماند». اما پژوهش­های اخیر ثابت می­کند که خوب است به کارکنان اجازه داده شود تا‌حداقل برخی کارها را بدون نظارت انجام دهند.مثل نظارت بر-حضور و غیاب با نرم افزار حضور و غیاب - یک سری از پژوهش­های «ایتان برنستاین» استادیار مدرسه کسب­‌و­کار هاروارد نشان می­دهد که کاهش نظارت بر کار کارکنان می­تواند بهره­‌وری آنها را افزایش دهد.

این پروفسور باتجربه، در همان ابتدای راه، چند جا را اشتباه پیچید. یکی از اشتباهات او این بود که مفهوم کنترل تصویری، به معنای ساده‌تر کردن نظارت مدیران بر کارگران تولید نیست.

شاید ایده کنترل تصویری درآن کارخانه چینی (جایی که «برنستاین» آزمایشش را انجام داد) برای این بوده‌است که مدیران با تماشای کارگران، عملکردها را بهبود بخشند و نوآوری­ها را در خطوط دیگر نیز تکرار­کنند و بدین‌­ترتیب، بهره‌­وری را بالا برده و هزینه‌­های تولید را پایین بیاورند. اما منظور (ایده) تویوتا {ویا هرگونه عملیاتی که برپایه اصول ناب انجام میشود} در مورد استفاده از کنترل تصویری این نیست و ارتباطی به اینکه مدیران چگونه می‌توانند عملکردها را بهبود ببخشند، ندارد. بلکه منظور از این کار «هشدار دادن به اپراتورهاست تا از مشکلات با‌­خبر شده و بتوانند آنها را حل کنند و همچنین به مدیران هشدار دهد تا بتوانند در مواردی که می توانند، کمک کنند»؛ به‌­نظر می­رسد که ریشه اشتباه پروفسور برنستاین در آغاز راه این است که نقشه را سرو ته گرفته بود. وی در مورد «کنترل سلسله مراتبی» نگران بوده و حتی از «فردریک تیلور» نقل قول نموده و در مورد «اطلاعات معنی دار که به سمت بالای سازمان حرکت می کند» نگران است. او فکر می‌کرد که نقشه به این شکل است:

در حالی که در تویوتا و در شرکت های تابع اصول ناب، استفاده مؤثر از کنترل تصویری اینگونه است:

 بر اساس تجریبات شخصی­‌ام به این نتیجه رسیده‌­ام که کسانی که در چین کارخانه‌­ها را اداره می­کنند، نه‌­تنها از راست به چپ می­‌خوانند، بلکه چارت سازمانی خود را نیز از پایین به بالا سازماندهی می­‌کنند. مفهوم «رهبری خدمتگزار» هنوز راه درازی دارد تا به سواحل چین برسد؛ بنابراین به احتمال بسیار زیاد، هدف اصلی شفافیت در کارخانه­‌های چین فقط در مورد کنترل از بالا به پایین است و می‌­توان این فرضیه را پذیرفت که کارگران چینی در نوعی سیستم محدود (quota system) کار می‌کنند.

همانطور که در نسخه آکادمیک این تحقیق از طرف کارگران نقل شده: «آنها توقع دارند حجم زیادی از کار را در زمان بسیار کوتاهی انجام دهیم. ما به نیروی کار اضافه نیاز داریم تا بتوانیم به هدف برسیم. در نظر بگیرید، زمانی که تعداد واحد­هایی را که باید در هر ساعت تولید شود، افزایش می دهند، مهندسان کایزن، پشتیبان­ها و مدیران خط می­‌آیند و در تولید به ما کمک می‌کنند. اما زمانی که به هدف دست پیدا کردیم، همه آنها می­روند. برای اینکه این تعداد واحد ساعت (units-per-hour) قابل دستیابی باشد، گاهی باید نیروی‌کار کمکی داشته باشیم. طبق نموداردهای کنترل کیفیت جامع  (TQC)هر ایستگاه فقط می‌­تواند یک کارگر داشته باشد؛ اما چه اشکالی دارد که کارگران در زمان اضافه‌ای که دارند به یکدیگر کمک کنند؟ اما این چیزها را باید از مدیریت پنهان کنیم».

اینها مطالبی هستند که در کارخانه‌های جهان سومی که از نیروی­‌کار ارزان استفاده می کنند می­‌شنوید و همچنین در کارخانه­‌های غربی که توسط افراد نامطلع اداره می­شوند، جایی که محدودیت­ها و میزان­‌کار انجام شده غالب است. جایی که نوک تیز چارت سازمانی به سمت بالاست و مدیران افراد را کنترل می‌کنند. مدیرانی که فکر می­‌کنند پیرو اصول ناب هستند، مدیرانی که مهندسان صنعتی کتاب­های منسوخ «فردریک تیلور» را با عنوان جدید «مهندس کایزن» خطاب می‌کنند و وظیفه آنها را پیدا­کردن راه‌­هایی برای چلاندن افراد و تولید بیشتر می­‌دانند و البته کارگرانی که انگیزه‌­های قوی برای پنهان­‌کردن شیوه­‌های بهینه­‌سازی خود از چشم مدیریت دارند.

پروفسور، مرتکب همان اشتباه رایجی شد که تنها یکی از جنبه­‌های سیستم تولید تویاتا (مبتنی بر اصول ناب) را از میان مجموعه­‌ای از عوامل بیرون کشید (جنبه کنترل تصویری) و آن­ را در یک کارخانه چینی قدیمی (مبتنی بر اصول سنتی مدیریت)  امتحان کرد و فریاد زد که « ببینید، این سیستم جواب نمی‌دهد». وی بافت فرهنگی را که این مسئله در آن کارآمد بوده است، کاملاً نادیده گرفت. وی به شرکت تویوتا و اصول ناب نگاه کرده اما مفاهیم «احترام به افراد» و «رهبری خدمتگزار» را نادیده گرفت.

در آن بافت و فرهنگ، لازم نیست مردم ایده های بهینه سازی خود را از مدیران مخفی نمایند، زیرا این هراس وجود ندارد که مدیریت از این ایده ها سوء‌استفاده کرده و آنها را وادار به کار بیشتر نموده و پولی را که متعلق به آنهاست، از آنها بگیرد. مانند همان مسئله اشتباه رفتن راه از آغاز مسیر، زمانی که اشتباهی ریشه‌­ای مرتکب شده‌­ای، دیگر مهم نیست که گام بعدی چه باشد. با همان اشتباه اولیه به جایی می‌رسی که اصلاً ارزش رسیدن نداشته­ است.

---

نویسنده :  Bill Waddell

منبع :  www.idatix.com

ویرایش شده توسط : مجید ذوقی در پایگاه دانش بی پی ام اس

استفاده از مخازن فرآیند برای مدیریت فرآیند کسب‌وکار

هنگامی که مسئله مدیریت فرآیند کسب‌ و کار bpms یا همان بی پی ام اس در میان است (حتی زمانی که بودجه‌ های کلانی به طرح‌ های بهبود فرآیند اختصاص می‌یابد) کارها همیشه آن‌طور که ما می‌خواهیم (به‌ خوبی) پیش نمی‌روند. زمانی که یک سازمان رشد می‌کند، فهرست فرآیندهایی که باید پیگیری شوند نیز رشد می‌کند. این فهرست شامل فرآیندهای اجرا شده توسط نیروی انسانی و سیستم‌های کامپیوتری است. با این وجود، بسیاری از سازمان‌ها ساختار مناسبی برای مستند سازی و ذخیره‌ سازی فرآیندهایشان ندارند و این همان جایی است که می‌توان از مخازن فرآیند به‌ خوبی بهره برد. بیایید به برخی از معمول‌ ترین شرایطی که ممکن است در پیش بینی های بی پی ام اس  پیش بیاید، نگاهی بیاندازیم.

فرآیند فقط در ذهن کارمندان وجود دارد و در واقع هیچ‌گاه مستندسازی نشده است: این وضعیت می‌تواند موجب بروز مشکلاتی جدی شود. اگر کارمندان مورد بحث شرکت را ترک کنند، اطلاعات ارزشمندی در مورد فرآیند از دست می‌رود.

نسخه‌های متعددی از یک فرآیند ثبت شده است، زیرا جایی برای ذخیره‌سازی یک نسخه واحد از یک سند وجود ندارد: ممکن است هر کارمندی نسخه خاص خود را داشته باشد و هر کدام از این نسخه‌ها در جایی متفاوت و با فرمتی متفاوت ذخیره شده باشند. همان‌گونه که می‌توانید تصور کنید، این مسئله باعث ایجاد سردرگمی‌های بی‌مورد می‌شود.

پیش از آماده سازی و روی آوری به بی پی ام اس bpms اسناد مربوط به فرآیند، در جایی ذخیره شده‌اند که به سادگی در دسترس همه کارکنان نیست: کارکنان می‌دانند که فرآیند چگونه باید اجرا شود اما تا به حال اسناد فرآیند را ندیده‌اند.

مخزن فرآیند وجود دارد، اما فرآیندهای ذخیره شده در آن ناتمام و یا بسیار قدیمی هستند: ممکن است این وضعیت به دلیل یک مشکل نرم‌افزاری و یا عدم تعامل کارکنان به وجود آمده باشد.

برداشتن اولین گام به سوی بهینه‌سازی فرآیند برای بی پی ام اس

اجرای طرح‌های بهینه‌سازی فرآیند بدون مستندسازی فرآیندهای موجود، کاری است بس دشوار. یک سازمان چگونه خواهد دانست که کدام بخش‌ها را مورد بهینه‌سازی قرار دهد، به ویژه اگر هیچ نقطه شروع مشخصی وجود نداشته باشد؟

اولین گام بهینه‌سازی فرآیندها، مستندسازی آن‌هاست. اگر صرفاً چهار یا پنج فرآیند ساده داشته باشید، باز هم می‌توانید اسناد فرآیندهایتان را به صورت محلی (locally) ذخیره نموده و مطمئن شوید که اطلاعات به دست گروه‌های مرتبط رسیده است. از سوی دیگر، اگر کسب‌وکارتان متوسط تا بزرگ باشد، به احتمال زیاد فرآیندهای شما تقریباً پیچیده هستند و ممکن است  چند فرآیند موازی هم داشته باشید و لازم است میان گروه مخاطب بزرگتری توزیع شوند و این یعنی شما به رویکردی پیچیده‌تر و کارآمدتر در مدیریت فرآیند نیاز دارید.

اهمیت و ارزش مخازن فرآیند

می‌توان یک مخزن فرآیند را به عنوان مکانی مرکزی تعریف نمود که سازمان می‌تواند همه فرآیندهای کسب‌وکار خود را در آنجا ذخیره نماید و علاوه بر این، اطلاعات مرتبط (به طور مثال روندها و دستورکارها) را نیز نگهداری کند. یک نرم‌افزار با کیفیت مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار همیشه شامل یک مخزن فرآیند خواهد بود.

در بهترین حالت، یک مخزن فرآیند باید به اینترانت سازمانتان، متصل و یا بخشی از آن باشد. این مسئله باعث می‌شود تا زمانی که کارکنان از خود می‌پرسند کجا به دنبال فرآیندهای مرتبط بگردند و یا از چه کسی بپرسند، به آسانی به این مخزن دسترسی داشته و زمان کمتری به هدر رود.

برای اینکه این طرح پس از چند ماه نخست عادی و یکنواخت نشود، باید کارکنان را وادار نمود تا از همان ابتدا عضویت، این سیستم را خریداری کنند. سهامداران اصلی در هر دو زمینه IT و کسب‌و‌کار را درگیر این کار کنید، لازم است هر یک از آن‌ها این برنامه جدید را پیش از اجرای کامل طرح ابتکاری در بی پی ام اس bpms تأیید کند.

 

پردازش موازی در فرآیند کسب و کار

پردازش موازی بخش مهمی از برنامه‌های فرآیند محور است. فعال‌کردن مسیرهای پردازش موازی برای بهینه‌سازی فرآیند باعث استفاده بهتر از منابع محاسباتی می‌شود و در سطوح مختلف BPMN پشتیبانی می‌شود. دروازه موازی (Parallel gateway) بدون چک کردن هیچ شرطی، چندین مسیر را فعال می نماید و نتیجه در بالاترین درجه از موازی‌سازی حاصل می گردد.

مزیت لایه ای که به پیاده‌سازی سرویس های قرارداد شده می پردازد این است که جریان توالی موازی‌ای را به صورت مستقل پردازش می نماید و در بهینه‌سازی زمان نقش مهمی را ایفا می‌کند. در این جا عملکرد کسب‌وکاری که منجر به خواندن داده‌های مشتری می شود و نیاز به جمع آوری اطلاعات از چندین سیستم دارد را به عنوان یک مثال در نظر می گیریم. این سیستم‌ها می‌توانند به طور هم‌زمان فراخوانی شوند و زمانی که پاسخ همه آن‌ها رسید، اطلاعات کامپایل شده برای کسب و کار مورد نظر فرستاده می شود.

دروازه جامع (Inclusive gateway) اجازه پردازش موازی را می‌دهد، اما شرایطی را بر روی جریان های خروجی اعمال می نماید. با این وجود، یک مسیر هوشمند برای استفاده از دروازه جامع برای مدلسازی شرایط در فرآیند معمولی وجود دارد، در واقع شما یک مسیر بدون شرطی را علاوه بر جریان های خروجی دارای شرط مشخص می نمایید. این مسیر همیشه فعال است و همراه با هریک از دیگر شرط‌هایی که اجرا شوند، انجام می گردد.

همانطور که در شکل مشخص شده است مسیر سیستم ۲ تحت هر شرایطی اجرا می‌شود، و مسیرهای سیستم‌های ۱ و ۳ زمانی اجرا خواهند شد که شرط آن‌ها برقرار باشد.

در بسیاری از سناریوها، پیشروی قسمتی از کار وابسته به دریافت یک پیام است. با استفاده از پردازش موازی به راحتی می‌توان چنین سناریوهایی را پیاده‌سازی نمود، که نمونه ای از آن را در شکل زیر مشاهده می کنید؛ در حالی که فرایند منتظر نتیجه سیستم ۱ می‌ماند، در شاخه پایینی سیستم ۳ منتظر نتیجه سیستم ۲ می باشد.

در برخی از سناریوها یک رویداد در طول فرآیند تکرار می‌شود، برای پیاده‌سازی این نوع سناریوها از زیرفرآیند به صورت موازی استفاده می‌شود. به طور مثال برای پیاده سازی یک فرآیند سفر، نیاز به رزرو بلیط، رزرو هتل، تاکسی و ... است؛ در هر یک از این مراحل نیاز به پرداخت پول از کارت اعتباری داریم، و با هربار پرداخت باید اطلاعات کارت اعتباری به روزرسانی شود، می‌توان سیستم را به صورت زیر در نظر گرفت:

به دلیل اینکه پیام جزئیات به روز رسانی اطلاعات کارت اعتباری در هر یک از سه مرحله گفته شده می‌تواند تغییر کند، می‌توان سه مرحله از کار را به عنوان یک مجموعه در نظر گرفت، یا بهتر است بگوییم به عنوان یک زیرفرآیند در نظر می‌گیریم.

با استفاده از زیر فرآیند یک حوزه برای هر رویداد معتبری تعریف می‌شود. در سناریو ما، این رویداد تنها می‌تواند در برخی از نقاط در طول پردازش سه وظیفه رزرو رخ دهد چون اگر در مرحله شارژ کارت اعتباری باشیم دیگر نیازی به رفتن به نقطه به روزرسانی اطلاعات کارت نداریم.

شکل زیر نمونه‌ای دیگر از پیاده‌سازی سناریوی عنوان شده است:

در این حالت به روزرسانی اطلاعات کارت را به عنوان یک زیرفرآیندی که ناشی از یک رویداد (Event Subprocess) است در نظر گرفته‌ایم. که با مستطیل نقطه‌چین درون زیرفرآیند نشان داده شده است. این قسمت در تمامی طول زیرفرآیند فعال است و با یک پیغام رویداد شروع آن فراخوانی می‌شود. با فرخوانی رویداد شروع این بخش، به روزرسانی اطلاعات کارت اعتباری به صورت موازی با هریک از وظایف رزرو انجام می‌شود.

هر سه روش عنوان شده برای پیاده سازی پردازش موازی، توانایی نمایش هم‌زمانی را به وضوح و به طور کامل در فرآیندهای مدل شده BPMN به شما می‌دهند.

قطعا می‌توان مزایایی برای موازی‌سازی بدست آورد، اما طراحان نیز باید در نظر داشته باشند که مسئولیت‌ آن ها در این کار، توجه به دستکاری داده ها و دسترسی در داخل فرآیند است.