وقتی در آن دسته از افراد جای می گیرید که زیاد پشت میز می نشینید باید کم کم با ارگونومی هم آشنا شوید: ارگونومی یا همان مهندسی فاکتورهای انسانی، علمیست که در آن ابزارها، دستگاه ها، محیط کار و مشاغل را با توجه به توانایی هایی جسمی – فکری و محدودیت ها و علائق انسانها، طراحی می شود.
ابزار شما در پشت میز نشینی و کار با کامپیوتر هم که مشخص و مبرهن است میز و صندلی شما باید استاندارد های لازم را داشته باشد وقتی ساعت ها بر مانیتور خود نگاه می کنید و یک به یک از ایمیلتان راهکار ها را جلو می روید وقتی از نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت خود پیام ها را یکی پس از دیگری پاسخ می گویید مراقب سلامتی خود هم باشید
ارگونومی با هدف افزایش بهره وری، با عنایت بر سلامتی، ایمنی و رفاه انسان در محیط و محل کار، شکل گرفته است. همچنین این علم میخواهد بجای سازگار کردن انسان با محیط، محیط را با سیستم انسان سازگار کند. در این راستا، سازمان بین المللی کار ، لغت ارگونومی را به معنای متناسب کردن کار و شغل برای انسان تعریف کرده است.
لغت ارگونومیک از لغات یونانی «ارگون» به معنای«کار» و «نوموس» به معنای «قانون» گرفته شده است و اصطلاحا به معنی انطباق کار برای افراد، از طریق طراحی وظیفه و روشها و نیز انطباق افراد با کار از طریق استفاده مناسب از چیدن روشهای صحیح است.
آیا تصور شما این است که راهتان با موفق ها جداست ؟ آیا احساس موفقیت نمی کنید؟ البته یادمان باشد موفقیت هم نسبی است که به زمان و سن و شرایط خود شما بستگی دارد ولی فراموش هم نکنید که اگر کمی پیش بروید می توانید مطمئن باشید که تا خیلی بالا ها می توانید جلو بروید یکی از راهکارها این است که باید علاوه بر کلی هدف کوچک و یا بزرگ یک هدف داشته باشید که هیچوقت نشود به آن رسید یعنی آخر موفقیت نرسیدن به هدفی غیر ممکن است اما باید تا یکی قبل از آن جلو رفت شاید شاید آن هم ممکن شد.
- دقت به نحوه لباس پوشیدن: صبح که خانه را ترک میکنید مطمئن باشید از سر و وضعتان راضی هستید و مرتب هستید و رنگبندی لباس شما صحیح است اگر کسی می گوید لباس مهم نیست ما معتقدیم اولین نماد نمایشی شماست.
- معتقد باشید که شما برنده می شوید یا اصلا فکر کنید برنده شده اید ببینید چقدر برای همه کارها خوب پیش می روید، شما وقتی هدفی دارید خوبست تصورتان این باشد که شما به آن رسیدید، به همین سادگی، اما در همان جهت با این فکر قدم بردارید.
- حتمن با یک گروه در ارتباط باشید و از اعضای آن باشید مثلا در سرکار خود اگر دقت کنید در اتوماسیون اداری حتما در چارت مجموعه تان زیر مجموعه گروهی بزرگتر هستید اگر مدیر کل نباشید البته . در گروه بودن به شما برای کمک و بهره مندی از مساعدت دیگران یاری می رساند، باز نمونه اتوماسیون اداری را می گویم که از آن می توانید برای گروه و همکارانتان کمک بخواهید و یا حتی خیلی مطالب یاد بگیرید، فقط به خاطر ارتباط
- جستجو کنید، درست هستش که میشه آروم نشست و نما را دید تا هدف را نشانه بگیریم اما میشه هم راه افتاد و دنبال هدف ها گشت و راه های درست را و هدف ها را پیدا کرد باید برای خودمان هدف های کوچک قرار بدهیم در اتوماسیون اداری برای خودمان و دوستانمان و گروهمان بفرستیم که دنبال این راهها هستیم
- وقتی همه ی قدم ها را به دقت بردارید، تنها چیزی که ممکن است مانع رسیدن شما به موفقیت شود، مهارت های ارتباطی است. خود را در یک جلسه ی کاری تصور کنید. رئیستان از شما نظر خواهی می کند. شما دقیقاً می دانید که چه باید بگویید تا مشکل حل شود، اما در بیان آن عاجزید. صدایتان و کلماتتان هیچکدام یاریتان نمیکنند. اینجاست که همه کم کم از شما دوری می کنند. پس یاد گرفتن مهارتهای ارتباطی یکی از اصول اولیه است.
- وقتی مطمئن هستید که دارید درست حرکت میکیند، تنها مانع می تواند مهارتهای ارتباطی باشد. با تصور خود در جلسات و صحبت جلو آیینه کار را برای خود راحت کنید. گاهی برای گفتن نظر خودتان، در بیان آن عاجزید. صدایتان و کلماتتان هیچکدام یاریتان نمیکنند. پس یاد گرفتن مهارتهای ارتباطی یکی از اصول اولیه است.
- همیشه به هدف فکر کنید تا راه درست را بروید می توانید در اتوماسیون برای خود هشدار بگذارید تا از هدف دور نشوید.
- پشت تلفن با لبخند و احترام صحبت کنید خوردنی نخورید و آدامس نجوید
- روی نظم پیش بروید: کارتان را قسمت بندی کنید هر قسمت را به عنوان پیام در اتوماسیون برای خودتان و یا همکاران ارسال کنید تا چیزی یا تکه ای از قلم نیافتد.
- ایراد نگیرید! همیشه ایراد گرفتن کار راحتیست، ساختن سخت است، انجام دادن سخت است ، نمی دانید همکار شما برای رفتن راهی که به راحتی از آن ایراد می گیرید زحمت زیادی کشیده و وقت گذاشته هر چند به نظر شما کم .
- مودب و مشتاق با دیگران برخورد کنید و خوش اخلاق باشید همه دوست دارند خوشرویی شما را ببینند
- هر از گاهی کاری سخت را بر عهده بگیرید و خودتان را در چالش بیاندازید،می توانید در اتوماسیون اداری تان برای خودتان این چالش را مرتب یاد آوری کنید و این که همیشه موفق بشوید و شکست نخورید دلیلش این است که کارهای راحت را انجام می دهید.
- کسی از شما ایراد میگیرد ؟ به آن خوب فکر کنید و با خوشرویی برخورد کنید، گاهی خود را از نگاه دیگران ببینید
- همیشه طوری کار را انجام دهید تا الگوی موسسه یا خانواده یا سازمانتان باشید، برای اینکه مسیر های بزرگ را درست بروید باید کوچکترین کارها را هم سعی کنید درست انجام دهید به شرطی که این عادت در حد وسواس نباشد.
- صبر کنید برای رسیدن به پرچم های راه ها و موفقیت ها باید صبور باشید نتایج خوب زود نمی آیند شما فقط نتیجه خوب دیگران را دیدید ولی آیا پرسیدید تا چه اندازه سختی کشیدند و چه اندازه صبر پیشه کردند ؟
- از آموزش غافل نمانید، گاهی برای یافتن سوالات ذهنتان در هر راهی معلم خصوصیبگیرید و یا آموزش ببینید تا از دانشهای روز و اطلاعات موفق ها دومر نباشید
این راهکار ها را بکار ببندید خیلی طول نمی کشد که نورهایی برای زدن پرچم در راهی خوب و در راه هدف می بینید و اینها را در دفتر چه یادداشتتان و در نرم افزار اتوماسیون اداری سازمانتان می بینید و پیام های تبریک را یک به یک پاسخ می دهید .
تا به امروز به مدیریت با ادبیات های متفاوتی و از رویکرد های مختلفی نگاه کردیم و موارد متعددی را به عنوان راهکار جهت توازن انرژی و انجام کار ارائه دادیم فارغ از هر تعصبی در باره آموزشهای مدیریتی و درسهای دانشگاهی تا حال هر چه گقفته شده بر اساس تجربیات اساتید موفق و با نگاهی اجمالی به سبک کاری ایشان بوده ، اینروزها در بسیاری مجامع برای کاربردی شدن بحث حتمن از تجربه هم صحبت می شود دیگر درسهای خالی از پیاده سازی قابل مطرح شدن نیست. باری دیگر و با اشراف بیشتر برای سازمانهای بزرگ راهکار نرم افزاری ارائه خواهیم کرد با همان تکیه بر تجربه و با مشورت کارشناسان نرم افزار و مدیران موفق.
موفقیت به روند نرم افزاری واژه ایست برای نرم افزارهای مدیریتی و مدیریت گردش کار که حتمن به گوش شما آشنا هستند مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات برای اشاعه فرهنگ استفاده از این راهکارهای دبیرخانه الکترونیک فقط به یاد آوری های موبایل خود فکر کنید که گاه و بیگاه در مشغله های روزانه تا چه حد برای یادآوری موارد مهم به شما کمک می کند حال برخی موارد تسهیل کار با اتوماسیون اداری را بررسی می کنیم :
- راه حل اول با نرم افزار اتوماسیون اداری یا همان دبیرخانه الکترونیک شما برای مدیریت هر مسئولیتی که با نامه به کارمندان منتقل می کنید می توانید برای آن نامه یا مسئولیت یک قانون تعریف کنید تا اگر انجام داده نشد و یا پاسخ داده نشد به شما اطلاع رسانی شود.
- راه حل دوم با نرم افزار اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات بر اساس چارت سازمانی همه دسترسی ها را داشته باشید.
- راه حل سوم با اتوماسیون اداری همه پیامها و کارها به صورت هشدار به محض ورود به شما اعلام می شود.
- راه حل چهارم اتوماسیون اداری می توانید برای بخشها و کارمندان بخشنامه یا راهنما یا اعلانات یا جمله هایی بنویسید که هر بخش به دلخواه شما بر اساس چارت سازمانی در گردش مکاتبات به آن دسترسی داشته باشد یا نداشته باشد.
- راه حل پنجم نرم افزار اتوماسیون اداری این است که شما مسئولیت را تفویض کنید و بعد از آن گردش کار را می توانید.
بررسی کنید که نامه یا کار شما همین حالا کجاست ؟!
- راه حل ششم نرم افزار اتوماسیون اداری برای مرخصی شماست اگر شما نبودید همان روز همه کارهای شما برود به جانشین شما….
- راه حل هفتم اتوماسیون اداری برای مدیریت موارد مهم کارها را تعریف کنید در یک نامه و بخواهید دو روز قبل به شما آلارم بدهد که پیگیر شوید
- راه حل هشتم نرم افزار اتوماسیون اداری یا دبیرخانه الکترونیک این است که کارهایی را که همیشه یک فرم انجام می دهید و مثلا می گویید اقدام شود و می دانید از شخص خاصی است یا با موضوع خاصی است در قانون می گنجند و دیگر شما درگیر پاسخ تکراری نمی شوید.
نرم افزار اتوماسیون اداری را شما استفاده کنید و مزایای بیشتر آن را با سازمانهای بزرگ در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز ببینید.
بارها و بارها در باب مسئله مدیریت زمان مقاله نوشته شده اما هنوز کار خیلی ها با تاخیر مواجه است هنوز صف کار خیلی از مدیر ها پر است از کارهای انجام نشده و بدون تکلیف، ما در اینجا هفت توصیه داریم تا از تعویق کارها دور بمانیم
توصیه اول : خودتان را تا چه حد میشناسید ؟ باید با عینک واقعیت به خودتان بنگرید به گذشته فعالیتهای خود نگاه کنید زمان انجام کار را ببینید، مثلا در نرم افزار های اتوماسیون اداری ببینید چه میزان کار را در چه زمان ساعتی به پایان رساندید.باید شکستهای قبلی خود را خوب ببینید و نه از خود دفاع کنید و نه منفی بافی کنید.
توصیه دوم : جلوی ترس های خود مقاومت کنید. آمار ها با صداقت به ما نشان داده اند که بیش از 90 درصد نگرانی های ما بوقوع نمی پیوندد! با ترس خود روربرو شوید.
توصیه سوم : وظایف خود را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. برای خوردن یک فیل می گویند باید آنرا لقمه لقمه کرد، باید یکبار کار بزرگ را نگاه کنید تا بتوانید خوب آنرا قسمت قسمت کنید،برای هر بخش کار زمانی بگذارید و روی آن خوب فکر کنید در آن زمان فقط همان یک بخش را ببینید، فقط همان بخش. در نرم افزار اتوماسیون اداری هم می توانیددر صفحه هشدار ها برای خود پیغام بگذارید. اگر هر جا به کار دشواری در رویه برخوردید آنرا هم به بخش های کوچک تر تقسیم کنید، یا با سیستم اتوماسیون اداری برای بخش های دیگر اعلان بفرستید تا به شما کمک شود. بین کارهای سخت کارهایی انجام دهید که از آن لذت می برید مثلا به گلدان ها آب دهید.
توصیه چهارم: برای خودتان جایزه بدهید،مثلا برای انجام کار مهمی از روند کاری پس از انجام آن می توانید بروید مثلا سینما می توانید با همکاران در نرم افزار اتوماسیون اداری قرار تفریحی بعد از کار را تنظیم کنید.
توصیه پنجم: کارها را الویت بندی کنید، اینم الویت بندی کار را به ترتیب اهمیت از بالا به پایین بچینید و ببینید کار های کم اهمیت تر را از کارتابل خود خارج کنید و به بخش ها مرتبط با آنها بدهیدتا انجام شود.
توصیه ششم : تفویض مسئولیت کنید، کارهای خود را به بخشهای مربوط به خودش واگذار کنید، از نرم افزار اتوماسیون اداری کارها را به همکاران که محول می کنید،همه موارد را به تمام و کمال توضیح دهید و برای همه اعضا گروه پیش نیاز ها را تعریف کنید و نتیجه ای را که می خواهید معلوم کنید تا همه در جریان روند کار باشند، کاری کنید آنها هم بتوانند برخی موارد را به دوستان واگذار نمایند و در نهایت می توانید از اتوماسیون اداری نتایج را ببینید که وظایف در کارتابل کیست
توصیه هفتم : باید زندگی خوشحال و مثبتی داشته باشید تا خوبی ها هم جذب شما شود تا می شود کمتر غرولند کنید، مسائل بد را با هیجان تعریف نکنید خوبی ها را فقط با افتخار بگویید. برای جذب خوبی و شادی و پایان خوب باید خوب و شاد بود.
توصیه هشتم : برنامه‌ای تنظیم کرده و تلاش کنید حداقل هشتاد درصد طبق آن و با انضباط عمل کنید. دستیابی به هدف یا نتیجه مورد انتظار مستلزم تعیین دقیق و شفاف آن است زیرا اگر ندانید هدف چیست نمی‌توانید آن را تحقق بخشید. ترتیبی دهید که هدف قابل دسترسی و قابل اندازه‌گیری باشد. هر چه برای تدوین برنامه وقت بیشتری صرف کنید، در انجام آن زمان کمتری صرف خواهید کرد. مهارتهای مدیریت زمان را بیاموزید. زمان از دست رفته را هرگز نمی شود باز پس گیرید. استفاده مؤثر از زمان به معنای افسوس نخوردن برای زمان هدر رفته است. این توصیه‌ها قاعدتاً باید به شما کمک کنند تا از عقب انداختن کارها را دور بمانید. البته اگر استفاده از آنها را به بعد بسپارید!
برای رسیدن به نتایج باید هدف را مرتب به خودمان یادآوری کنیم، هدف، تعریف مهمترین نتیجه موفق ما نامگذاری می شود.
ما دنبال نتایج هستیم که نتایج اشتباه را برای فهمیدن راه درست احتیاج داریم و نتیجه درست هم همان حصول به هدف است.
وقتی متوجه شدید هدف شما چیست و آنرا شناختید، باید بدانید چرا رسیدن به این نتیجه را دوست دارید. (مبحث شناخت درست هدف)
داشتن هدف درست می تواند تکان دهنده خوبی برای مسیر کاری ما باشد.
مسیرهای متفاوتی برای هدف وجود دارد اما باید بدانید که چرا دنبال آن می‌روید. اینگونه اگر طرح اولیه‌تان با شکست مواجه شود، شما محرک لازم برای پیگیری و حفظ حرکت به سوی بینش نهایی را حفظ خواهید کرد.
مرحله بعد از شناخت هدف پیگیری متداوم است هدف را در جایی برای خود می نویسید، هدف شامل یک یا چند هدف بزرگ و چندین زیر مجموعه هدف است، در دوره های نه چندان دور به سبک سنتی اهدف را روی دفترچه ای یادداشت می کنند، اما امروزه با تکیه بر متفکران کسب و کار و مهندسین نرم افزار نرم افزار-هایی برای مشخص کردن هدف و یاد آوری و زمان-بندی آماده شده است. می شود در این نرم افزار های مدیریت کسب و کار هدف اصلی را خرد کرد و در زمان لازم یادآوری ها را دید.نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز قابلیت این را دارد تا هدف را به کارمندانتان واگذار کنید.
مزایای استفاده از نرم افزارهای اداری رایورز برای حصول به هدف :
- دسترسی کاربران و کارمندان قابل کنترل است.
- هم زمان می شود بصورت آنلاین (تحت وب) و نسخه ویندوز نرم افزار اتوماسیون اداری را بکار گرفت.
- تعداد بالای کاربران افت سرعتی را در نرم افزار اتوماسیون اداری در بر نخواهد داشت.- کارتابل براحتی از هر جا تحت وب قابل کنترل و نمایش است (تعیید قدرتمند هدف برای کارمندان)
- امکان پیگیری هدف ها با نامه نگاری های پی در پی به مسئولین انجام آن کار- می توانید گزارش کارکرد را برای تعیین اهداف بعدی از نرم افزار اتوماسیون اداری داشته باشید.- کنترل کامل نحوه انجام کار بخشهای مختلف و بازدید از نمایش نزدیکی و یا حصول به اهداف در هر بخش تمرکز خود را تغییر دهید- روی لیست کارهایی که باید انجام دهید، دوباره و دوباره فکر کنید.
اگر می‌خواهیم به نتایج شگفت‌آور و تکمیل کارهای‌مان برسیم، به چیزی بیشتر از سیستم‌های مدیریتی ساده و روزمره در زمان نیاز داریم. ما به سیستم جدید تفکر، به سیستم اتوماسیون اداری کامل و دارای تجربه طولانی و راهی برای تاکید فوری بر نتایجی که دارای بیشترین اهمیت در زندگی ما هستند نیاز داریم.
ما باید به چیزی تحت عنوان نتایج فکر کنیم و این همان روش برنامه‌ریزی سریع است. داشتن حاصل یا نتیجه روشن و تمرکز مداوم بر آن باعث بروز تغییرات در رفتار شما می‌شود، همراهی در اتوماسیون اداری عادتی پسندیده در مدیران سازمانهاست.