تقریبا می توان گفت تمامی افرادی که با کامپیوتر کار می کنند و درصد بالایی از مهندسی نرم افزار ساعات زیادی از روز خود را چه در محل کار و چه در خانه به صورت نشسته آن هم به صورت نادرست سپری می‌کنند.در بسیاری از کشور های پیشرفته و یا رو به پیشرفت که درصد بالایی از جمعیت آنها را جوانان تشکیل می دهند (شبیه کشور ما ایران) در شهرهای بزرگ اصلا نه ساعت دارند که گذشت زمان را متوجه شوند و نه صندلی! در مترو ها در خیابان در پارکها و فضاهای سبز کوچک در خیابان معمولا صندلی دیده نمیشود اما ما در کشور عزیزمان از همان ابتدا به صندلی داشتن و نشستن عادت کرده ایم، صندلی در کشور ما فروش خیلی خوبی دارد زیرا بسته به سمت اشخاص متفاوت است هر چه سمت شما در سیستم اداری و به گفته نرم افزار های اداری مثل اتوماسیون اداری بیشتر باشد و بالاتر شما دارای صندلی راحت تری هستید.
نشستن در زمان طولانی و ممتد گاهی خطر آفرین هم هست، کاش در آموزش هر نرم افزار و آموزش استفاده از نرم افزارهای اداری مالی که کارمندان با آنها در ارتباطند مانند آموزش اتوماسیون اداری یا آموزش بی پی ام اس یا آموزش BPMS این را هم بیموزیم که نحوه درست نسشتن چگونه است معمولا مدیران و شرکت ها هزینه هایی را برای سیستم حضور و غیاب کارکنان صرف می کنند اما به آنها نحوه صحیح درست نشستن طولانی را نمی آموزند.
بیماری که در اثر نشستن نادرست و حتی ایستادن طولانی می تواند گریبانگیر مهندسین نرم افزار و صندلی نشین ها باشد آرتروز است. در این بیماری سطح مفصلی با گذر زمان دچار تغییراتی میشود، استحکام استخوان کاهش یافته، تغذیه مفصلها کاهش می‌یابد. سطوح مفصلی که غضروفی است، ساییده شده و استخوان‌سازی‌های نابجا ایجاد میشود و در نتیجه با افزایش سن احتمال ابتلا به آرتروز هم افزایش می‌یابد.
مشکل بیماری آرتروز در صندلی نشینهایی که هنگام نشستن اصول درست را رعایت نمی‌کنند،
بیشتر افراد جامعه درصد بالایی از ساعات روزانه خود را چه در محل کار و چه در خانه به صورت نشسته آن هم به صورت نادرست سپری می‌کنند. البته این نشستن‌های طولانی‌مدت می‌تواند خطرآفرین باشد و سلامت‌تان را تهدید کند. آیا با عوارض ناشی از بد نشستن آشنا هستید؟ چطور می‌توان با این مشکلات مقابله کرد؟
آرتروز بیماری شایعی است که به دلیل شرایط نادرست بدن مثلا نشستن غیراصولی، دو زانو نشستن و حتی ایستادن در وضعیت غلط بروز می‌کند. در چنین شرایطی سطح مفصلی با گذر زمان دچار تغییراتی میشود، استحکام استخوان‌ها کاهش یافته و سیستم عروقی کند شده و تغذیه سطوح مفصلی کاهش می‌یابد. سطوح مفصلی که غضروفی است، شروع به ساییده شدن می‌کند و استخوان‌سازی‌های نابجایی ایجاد میشود و در نتیجه با افزایش سن احتمال ابتلا به آرتروز هم افزایش می‌یابد.
این مشکل در افرادی که هنگام نشستن اصول سلامت را رعایت نمی‌کنند، بیشتر از بقیه دیده میشود. یادمان باشد نشستن نادرست عل اصلی گردن درد است.
مشکلات مربوط به گردن
مهندسین نرم افزار و همان صندلی نشین ها با نشستن نادرست به گردن فشار زیادی وارد می کنند و عوارضی مثل درد گردن، درد پشت گردن، درد شانه، درد دست، سردردهای مداوم، درد نوک انگشتان و حتی درد در ناحیه قلب را خواهند داشت و اگر این عوارض جدی گرفته نشود به آسیب دیسک، اختلال در سیستم عصبی، افسردگی و دردهای مزمن سر منجر میشود، برای جلوگیری از این نابسامانی ها باید عضلات گردن را تقویت کرد.
افراد در معرض خطر
مهندسین کامپیوتر، حسابداران، خیاطان، آرایشگران و افراد پشت میز نشینی که امور دفتری دارند، بیشتر از از افراد دیگر در معرض ابتلا به دیسک گردن قرار می‌گیرند.
مصرف داروهای ضد التهابی و سرانجام ورزش‌های گردن توصیه میشود. اکثر بیمارانی که دردهای ناشی از فشار عصبی دارند، با این درمان‌ها بهبود می‌یابند ولی بیماران مقاوم به این درمان‌ها نیازمند عمل جراحی هستند. وقتی مدرس کامپیوتر هستید و لازم است در تدریس کامپیوتر، آموزش نرم افزاری را بدهید این موارد را هم به شاگردان بیاموزید.
مشکلات برای کتف و شانه
وقتی پاها مرتب آویزان هستند ممکن است واریس بگیرند. در نشستن‌های طولانی مدت قوز نکنید، حتما زیر پایی مناسب استفاده کنید و شانه‌هایتان را رو به بالا نگه دارید. در نشستن نادرست شانه ها در افتادگی قرار می گیرند، که نه‌تنها باعث ظاهر نامناسب اندام فرد میشود، بلکه دردهای شایع شانه‌ای را به همراه دارد و گردن درد و درد ستون فقرات را نیز تشدید می‌کند.
یک تمرین‌خوب این است که در حالت ایستاده قرار بگیرید. با دست راست مچ دست چپ را پشت تنه گرفته و سعی کنید دست‌ها را به سمت عقب بکشید. این حرکت باعث کشش بافت‌های نرم اطراف شانه میشود. هر تمرین باید حدود یک دقیقه طول بکشد. سپس استراحت کرده و تمرین را بادست دیگر انجام دهید.
مهم‌تر از انجام هر درمانی، حرکات فعال و مداوم فرد برای کاهش گردن درد است. باید نشستم خود را هم اصلاح کنید، در اثر فشارهای مکانیکی و حرکات ایجاد شده بتدریج دیسک‌های گردن از حالت طبیعی خود خارج شده و در نهایت بیرون زدگی دیسک اتفاق می‌افتد.
سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یکی از سیستم‌های حوزه اداری، امکان ثبت و گردش مکاتبات درون سازمان و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارایه می‌کند.
نامه‌ی وارده در سیستم مکاتبات اداری به مدرکی اطلاق میشود که از خارج سازمان به مقصد داخل سازمان ارسال شده باشد. پس از وارد نمودن اطلاعات پایه، متن و موضوع، پیوست و همه اطلاعات نامه و گام‌های افزایش در سیستم اتوماسیون اداری ثبت میشود. شماره نامه‌های ثبت شده در سیستم باید منحصر به فرد باشند.
نامه‌ی صادره مدرکی است که از داخل سازمان به مقصد داخل یا خارج سازمان ارسال می‌گردد. نامه‌های صادره خارجی باید طبق پروتکلی ارسال شوند که امکان دریافت آنها در دیگر سازمان‌ها با سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت، امکانپذیر باشد. امکان ارسال نامه‌ی برون سازمانی با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن باید فراهم باشد. نامه صادره باید امکان بایگانی شدن داشته باشد. در صورت نیاز می‌توان یک نامه‌ی بایگانی شده را مجددا به گردش درآورد. نامه‌ها در سطوح مختلف امنیت و الویت در سیستم ثبت می‌شوند. هر سمت تنها به دیگر سمت‌هایی که دسترسی ارجاع دارد، نامه می‌فرستد. گیرندگان نامه می‌توانند آن را به سه صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی دریافت کنند.
هر کاربر یک پست الکترونیک تعریف شده در سیستم اتوماسیون اداری دارد. او می‌تواند توسط این پست الکترونیک با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن به دریافت و ارسال پست الکترونیک بپردازد. هر سمت باید بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که دارد پس از تعیین مشخصات نامه اعم از شماره ثبت نامه، شماره سریال، شماره نامه وارده، متن، موضوع و ... به جستجوی نامه بپردازد.
نامه یک مدرک رسمی در سیستم اتوماسیون اداری رایورز محسوب میشود و نباید قابل حذف باشد. یکی از قابلیت‌های پر استفاده در سیستم اتوماسیون اداری رایورز امکان ثبت، به گردش درآوردن و ویرایش پیش نویس یک نامه است. بدین ترتیب یک نامه نخست به صورت یک پیش نویس تهیه شده و پس از گردش و اعمال تغییرات لازم در آن تایید شده و به یک نامه رسمی با شماره اندیکاتور مشخص تبدیل می‌گردد. هر پیش نویس یک ثبت کننده، یک تهیه کننده و یک امضا کننده دارد. پیش نویس ما بین این افراد می‌چرخد و امکان ارجاع به افراد دیگر را دارد. هنگامیکه پیش نویس توسط امضا کننده نهایی بشود، آن‌گاه گیرندگان آن همانند گیرندگان نامه، پیش نویس تبدیل به نامه شده را دریافت خواهند کرد.
یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری، تعریف تابلو اعلانات، بخشنامه‌ها و اعلامیه‌های سازمانی می‌باشد. پس از تعریف هر اعلامیه، امکان افزودن سمت یا گروه سمت‌هایی که قابلیت دیدن/ ویرایش و حذف این اعلامیه را دارند، وجود دارد. به این ترتیب یک بخشنامه یا اعلامیه امکان مشاهده در سمت و گروه سمت‌های متفاوت درون سازمان را خواهد داشت.
خلاصه ای از کتاب برایان تریسی : رهبری کسب و کار
برگرفته از کتاب 2014 برایان تریسی با نام «رهبری کسب‌وکار» گرفته شده است.
کارکنان به صورت عادی با کمتر از 50 درصد توانشان کار می‌کنند. با مدیریت درست کارکنان ما تشویق می شوند تا بیش از 70 تا 80 درصد توانشان و ظرفیتشان کار انجام دهند.
عوامل انگیزش
نخستین گام، شناخت چیزی است که به افراد انگیزه می‌دهد، یعنی همان عاملی که باعث میشود آن 30 درصد یا 50 درصد اضافه را انجام دهند. ما شش عامل انگیزشی که کلید تبدیل کارمندان معمولی به کارمندان استثنایی است را مشخص کرده‌ایم.
از مهمترین عوامل ایجاد انگیزش در کارمندان، واگذاری کارهای چالش‌برانگیز و جذاب به افراد است. کارمندان از انجام کارهای تکراری خسته و افسرده می شوند، کار سخت را تعریف درست کنید کمی راهنمایی کنید با او همکاری کنید: وقتی انجام شد به او احساس برد بدهید به او پاداش های خوب بدهید پاداش باید ملموس یا ناملموس باشد:
پاداش ملموس مانند پاداش هایی در حقوق و نا ملموس مانند تشویق و تشکر از کارمند در اتوماسیون اداری باید بدانید که نرم افزار اتوماسیون اداری می تواند برای اعلام عمومی پاداش و تشویق نقش مهمی را ایفا کنند با یک اعلان عمومی ساده و تشکر ویژه او احساس برد می کند
احترام بگزارید.
لبخند بزنید
کارها را خوب تعریف کنید
به جای دستوری محول کردن کارها با کارمندان مکالمه آزادانه انجام دهید، مثلا در نرم افزار های هوش تجاری راه را برایشان مشخص کنید با او صحبت کنید و دلیل انجام آن کار را هم برایش توضیح دهید تا متوجه باشد انجام کارش چه تاثیراتی در سیستم دارد. اگر علاقه مند به نرم افزار های کاربردی و نرم افزار های مدیریتی هستید با «بی پی ام اس»می توانید این جایگاه را در خوبی در سیستم به کارمند نمایش دهید.
پذیرفتن مسئولیت و پاسخگویی عامل مهم بعدی است. اگر مسئولیت کارها را به کارمندان بسپاریم، آنها در کار مشارکت می کنند. همچنین با این مشارکت اعتمادبه‌نفس و خودباوری آنها را بالا می برید. رهبران کارآمد بلدند که چطور از کارمندانشان پشتیبانی کنند و درعین‌حال عقب می‌ایستند و مسئولیت کار را به آنها واگذار می‌کنند.
عامل کالیدی بعدی، رشد و ارتقای شخصی است. اگر کارمندان پیشرفت خود را در مهارتی ببینند، انگیزه بیشتری برای نمایش قدرت و توانایی خویش دارند. گاهی شما پیشرفت را در ارتقا سمت و یا تغییر برخی مسئولیت ها در او پیدا کنید در همان نرم افزار بی پی ام اس موقعیت کاری را تغییر دهید تا بداند برای او ارزش قائلید و به او توجه می کنید.
عوامل مهم بعدی به ترتیب تشویق و انگیزش، هستند که اغلب افراد اول به آنها توجه می‌کنند! منظور ما پول و شرایط کاری است. پول و شرایط کاری به افراد انگیزه می‌بخشد، اما بر خلاف باور معمول، مهمترین انگیزاننده‌ها نیستند. می توانید در اتوماسیون اداری از کارمندتان تشکر کنید تا همه ببینند.
سه نیاز احساسی
کارمندان سه نوع نیاز احساسی دارند که اگر تامین شود، عامل تشویق و انگیزش آنها است.
با تامین نیاز این نیازها می توانید دو عامل بالا را هم خود به خود پیش ببرید:
نیاز به «وابستگی» که احساس کنند بخشی از چیزی بزرگتر از خودشان هستند. مدام به کارمندان گوشزد کنید که کارشان در راستای دستیابی به اهداف شرکت بسیار مهم است.
نیاز به «استقلال» که در این حالت، افراد می‌خواهند به واسطه موفقیت‌های فردی خود شناخته شوند، باید از هر فرصتی استفاده کنید و کاری کنید که کارمندان احساسی خوب نسبت به خودشان داشته باشند.
نیاز به «وابستگی متقابل» باید احساس کنند بخشی از تیم هستند که با شما برای دستیابی به هدف مشترک همکاری می‌کند. بهترین رهبران همواره به دنبال راه‌هایی برای هماهنگ کردن و بهره‌ور کردن روابط کاری میان کارمندان هستند.
با تامین نیازهای مذکور کارمندانی شاد و با انگیزه خواهید داشت که سخت کار کرده و به موفقیت شرکت کمک می‌کنند.
وقتی در آن دسته از افراد جای می گیرید که زیاد پشت میز می نشینید باید کم کم با ارگونومی هم آشنا شوید: ارگونومی یا همان مهندسی فاکتورهای انسانی، علمیست که در آن ابزارها، دستگاه ها، محیط کار و مشاغل را با توجه به توانایی هایی جسمی – فکری و محدودیت ها و علائق انسانها، طراحی می شود.
ابزار شما در پشت میز نشینی و کار با کامپیوتر هم که مشخص و مبرهن است میز و صندلی شما باید استاندارد های لازم را داشته باشد وقتی ساعت ها بر مانیتور خود نگاه می کنید و یک به یک از ایمیلتان راهکار ها را جلو می روید وقتی از نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت خود پیام ها را یکی پس از دیگری پاسخ می گویید مراقب سلامتی خود هم باشید
ارگونومی با هدف افزایش بهره وری، با عنایت بر سلامتی، ایمنی و رفاه انسان در محیط و محل کار، شکل گرفته است. همچنین این علم میخواهد بجای سازگار کردن انسان با محیط، محیط را با سیستم انسان سازگار کند. در این راستا، سازمان بین المللی کار ، لغت ارگونومی را به معنای متناسب کردن کار و شغل برای انسان تعریف کرده است.
لغت ارگونومیک از لغات یونانی «ارگون» به معنای«کار» و «نوموس» به معنای «قانون» گرفته شده است و اصطلاحا به معنی انطباق کار برای افراد، از طریق طراحی وظیفه و روشها و نیز انطباق افراد با کار از طریق استفاده مناسب از چیدن روشهای صحیح است.
ساعت کاری اداری در روز به طور معمول 9 ساعت یا 8 ساعت و با ساعت آزاد برای ظهر می باشد و به طور معمول هر شرکتی و هر سازمانی با همین تیتر و اعمال قوانین خود ساعت را تایید می کند که تغییر آن برای چند ساعت در هفته معمولا مقدور می شود که در نرم افزار حضور و غیاب هر سازمان به خوبی مشخص می شود و میشود از سیستم های مدیریت حضور کارکنان این موارد را دید.
حال با این تعداد ساعت کار با کارهای گاها دوم و سوم هم باید به فکر خود باشیم و میزان ساعت کار خود را تنظیم کنیم.
اصولا بیش از چهل ساعت کار در هفته استرس زا می شود و نارضایتی و عوامل خطرساز و بیماری به دنبال خواهد داشت.
ساعات کار طولانی در هفته ( ۶۱ تا ۷۰ ساعت)، احتمال خطر ابتلا به بیماری عروق کرونر قلب را تا ۴۲ درصد افزایش می‌دهد. باید این موارد را در سیستم حضور و غیاب خودتان چک کنید که به خاطر دریافتی بیشتر اینهمه احتیاج به کار شاید نباشد و باید هوشمندانه تر و مطلع تر کارها را پیش برد و از کارهای تکراری جلوگیری کرد برخی مسئولیت ها را با برخی انواع واگذاری مثل اتوماسیون اداری به دیگران محول کرد و از همین طریق اتوماسیون اداری گاهی به خودتان یادآور شوید که نباید بیش از اندازه کار کنید. شما به عنوان مدیر فقط شخص خودتان مدیریت حضور کارکنان را مد نظر داشته باشید .
پزشکان متعددی بر این اعتقادند که هر چه این میزان ساعت کاری از حد معمول افزایش یابد میزان بیماری هم به همین میزان بیشتر خواهد شد پس میزان اضفه کاری شما در تایم شیت و سیستم حضور و غیاب با بیماری شما هر دو با هم اضافه خواهند شد، اما هر چه در اتوماسیون اداری در تعاملات بیشتر باشید حتما بهتر در کار پیش خواهید رفت.