زمانی که از ما می پرسند آیا سبک خاصی برای مدیریت تغییر (در یک وضعیت مشخص) درست است یا خیر، ابروهایم را بالا می اندازم، درست مثل حالا که در حال نوشتن این مطلب هستم؛ این کار را از روی عمد نمی کنم، اما باید چنین گفت که نمی توان از عواملی خاص و مشخص در تعیین درستی شیوه انتخاب استفاده نمود. تنها کاری که از دستم بر می آید، این است که کمکتان کنم تا خودتان تشخیص دهید که شیوه مناسبی را برای مدیریت تغییر انتخاب نموده اید یا خیر؛اول اینکه نرم افزار درستی برای زمانبندی کارهایتان داشته باشید و برای مدیریت پیامهایتان به همکار ها و حتی به خودتان این نرم افزار می تواند اتوماسیون اداری باشد.
برای دانایی شما نسبت به تغییر باید بررسی کنید تا برخی شرایط اصولی و ابتدایی را که مدیریت تغییر می بایست با آن دست و پنجه نرم کند را پوشش داده و اشاره می کنم که آیا مدل انتخابی شما در شرایط حاضر به خوبی این نکات و اصول را پوشش می دهد یا خیر.
البته مواردی که بدان ها اشاره خواهیم کرد، یک سری موارد کلی هستند، چرا که هیچ راه منطقی برای دانستن ذات سازمانی که باید تغییر دهید، اینکه افرادی که آنجا کار می کنند چه کسانی هستند و تغییر مورد نظر چیست و یا اینکه دستورالعمل و برنامه الزامی شما چیست، وجود ندارد شاید این موارد را با نگاهی اجمالی به اتوماسیون اداری سازمانتان بشود بررسی کرد و تا حدی آگاه شد.
این مسئله می تواند شما را به تفکر وادارد، اما زمانی که به مدل های مختلف موجود نگاه می کنید و محیط خود را در ارتباط با موانع و استانداردهای مرسوم -که همه جا برای مدیریت تغییر وجود دارند- می سنجید، این افکار شما می توانند غالب باشند.
بنابراین اولین چیزی که باید در نظر گرفت این است که بدانید افرادی که این تغییر مستقیماً روی آنها تأثیر می گذارد و یا باید این تغییر را به اجرا دربیاورند، تا چه اندازه پذیرای تغییر هستند؟ لازم است این مسئله را از قبل بدانید و برای فهمیدن این موضوع لازم است که پیش از شروع برنامه ریزی برای استراتژی یا نقشه تان این افراد را بشناسید. هرچه این افراد بیشتر پذیرای تغییر باشند، گاهی خوبست برای تغییر از ابزار های راحت تر و دم دست تری استفاده کنید مثل اتوماسیون اداری شاید پس از این نیاز کمتری به تأکید بیشتر بر روی این مطلب دارید. پذیرا یا درصد بالاتری از پذیرا بودن در برابر افراد بدون ترقی به معنی چیزی کمتر متمرکز است، مانند مدل Kotter که به خوبی جواب می دهد.
برای آنهایی که نیاز بیشتری به آب کردن یخشان وجود دارد، نیاز به مثال های بیشتری از مدل سنتی و بنیادی Lewin دارند. اما مسئله شیوه انتخابی شما فراتر از نوع یا مدل تغییر است و شامل رویکردهای مدیریتی نیز می شود. دوباره این مسئله مطرح می شود که با چه نوع افرادی کار می کنید؟ جو سازمانتان جوی سر زنده و به نوعی غیر رسمی در حد معقول است؟ در این صورت باید دوستی عاقل باشید که سعی نمی کند به طور آشکار قضاوت کند. اگر در محیطی خشک تر و رسمی تر کار می کنید، نیاز به یک حس قوی قدرت و قطعیت در ارتباط و تعامل با این افراد دارید.
همزمان با این گام، آموزش شما که در واقع گام اجرای ایده های جدید با افراد است، نیز می بایست مورد بازبینی قرار گیرد. اغلب افراد، میانه خوبی با کلاس ندارند؛ شاید معلم خصوصی بهتر باشد، بنابراین بسته به نوع افراد می توان از یک مدل بازسازی شده یا کلاس های مجازی آنلاین برای بزرگسالان -که سن و سال بیشتری دارند و به کنفرانس و مباحثه و صحبت کردن بیشتر عادت دارند- استفاده نمود.
در نهایت اینکه رویکرد برنامه ریزی و استانداردهای شما بسته به نوع زمانی دارد که با آن کار می کنید. این مسئله به بزرگی تغییر، ذات سازمان و سرعت و سطوح فشاری دارد که افراد تحت تأثیر می توانند تحمل کنند، بی آنکه نتایج منفی جدی بروز کند. کاری کنید بتوانند نتایج و انتقاداتشان را برایتان مثلا در اتوماسیون اداری انتقال دهند، بنابراین همان طور که گفته شد، یک سری کلیات وجود دارد اما با مواردی که عنوان شد، شاید فقط بتوانید تصمیم بگیرید که شیوه مدیریت تغییری که انتخاب کرده اید، پاسخگوی نیازها و ایدئولوژی تان هست یا خیر.
آیا تصور شما این است که راهتان با موفق ها جداست ؟ آیا احساس موفقیت نمی کنید؟ البته یادمان باشد موفقیت هم نسبی است که به زمان و سن و شرایط خود شما بستگی دارد ولی فراموش هم نکنید که اگر کمی پیش بروید می توانید مطمئن باشید که تا خیلی بالا ها می توانید جلو بروید یکی از راهکارها این است که باید علاوه بر کلی هدف کوچک و یا بزرگ یک هدف داشته باشید که هیچوقت نشود به آن رسید یعنی آخر موفقیت نرسیدن به هدفی غیر ممکن است اما باید تا یکی قبل از آن جلو رفت شاید شاید آن هم ممکن شد.
- دقت به نحوه لباس پوشیدن: صبح که خانه را ترک میکنید مطمئن باشید از سر و وضعتان راضی هستید و مرتب هستید و رنگبندی لباس شما صحیح است اگر کسی می گوید لباس مهم نیست ما معتقدیم اولین نماد نمایشی شماست.
- معتقد باشید که شما برنده می شوید یا اصلا فکر کنید برنده شده اید ببینید چقدر برای همه کارها خوب پیش می روید، شما وقتی هدفی دارید خوبست تصورتان این باشد که شما به آن رسیدید، به همین سادگی، اما در همان جهت با این فکر قدم بردارید.
- حتمن با یک گروه در ارتباط باشید و از اعضای آن باشید مثلا در سرکار خود اگر دقت کنید در اتوماسیون اداری حتما در چارت مجموعه تان زیر مجموعه گروهی بزرگتر هستید اگر مدیر کل نباشید البته . در گروه بودن به شما برای کمک و بهره مندی از مساعدت دیگران یاری می رساند، باز نمونه اتوماسیون اداری را می گویم که از آن می توانید برای گروه و همکارانتان کمک بخواهید و یا حتی خیلی مطالب یاد بگیرید، فقط به خاطر ارتباط
- جستجو کنید، درست هستش که میشه آروم نشست و نما را دید تا هدف را نشانه بگیریم اما میشه هم راه افتاد و دنبال هدف ها گشت و راه های درست را و هدف ها را پیدا کرد باید برای خودمان هدف های کوچک قرار بدهیم در اتوماسیون اداری برای خودمان و دوستانمان و گروهمان بفرستیم که دنبال این راهها هستیم
- وقتی همه ی قدم ها را به دقت بردارید، تنها چیزی که ممکن است مانع رسیدن شما به موفقیت شود، مهارت های ارتباطی است. خود را در یک جلسه ی کاری تصور کنید. رئیستان از شما نظر خواهی می کند. شما دقیقاً می دانید که چه باید بگویید تا مشکل حل شود، اما در بیان آن عاجزید. صدایتان و کلماتتان هیچکدام یاریتان نمیکنند. اینجاست که همه کم کم از شما دوری می کنند. پس یاد گرفتن مهارتهای ارتباطی یکی از اصول اولیه است.
- وقتی مطمئن هستید که دارید درست حرکت میکیند، تنها مانع می تواند مهارتهای ارتباطی باشد. با تصور خود در جلسات و صحبت جلو آیینه کار را برای خود راحت کنید. گاهی برای گفتن نظر خودتان، در بیان آن عاجزید. صدایتان و کلماتتان هیچکدام یاریتان نمیکنند. پس یاد گرفتن مهارتهای ارتباطی یکی از اصول اولیه است.
- همیشه به هدف فکر کنید تا راه درست را بروید می توانید در اتوماسیون برای خود هشدار بگذارید تا از هدف دور نشوید.
- پشت تلفن با لبخند و احترام صحبت کنید خوردنی نخورید و آدامس نجوید
- روی نظم پیش بروید: کارتان را قسمت بندی کنید هر قسمت را به عنوان پیام در اتوماسیون برای خودتان و یا همکاران ارسال کنید تا چیزی یا تکه ای از قلم نیافتد.
- ایراد نگیرید! همیشه ایراد گرفتن کار راحتیست، ساختن سخت است، انجام دادن سخت است ، نمی دانید همکار شما برای رفتن راهی که به راحتی از آن ایراد می گیرید زحمت زیادی کشیده و وقت گذاشته هر چند به نظر شما کم .
- مودب و مشتاق با دیگران برخورد کنید و خوش اخلاق باشید همه دوست دارند خوشرویی شما را ببینند
- هر از گاهی کاری سخت را بر عهده بگیرید و خودتان را در چالش بیاندازید،می توانید در اتوماسیون اداری تان برای خودتان این چالش را مرتب یاد آوری کنید و این که همیشه موفق بشوید و شکست نخورید دلیلش این است که کارهای راحت را انجام می دهید.
- کسی از شما ایراد میگیرد ؟ به آن خوب فکر کنید و با خوشرویی برخورد کنید، گاهی خود را از نگاه دیگران ببینید
- همیشه طوری کار را انجام دهید تا الگوی موسسه یا خانواده یا سازمانتان باشید، برای اینکه مسیر های بزرگ را درست بروید باید کوچکترین کارها را هم سعی کنید درست انجام دهید به شرطی که این عادت در حد وسواس نباشد.
- صبر کنید برای رسیدن به پرچم های راه ها و موفقیت ها باید صبور باشید نتایج خوب زود نمی آیند شما فقط نتیجه خوب دیگران را دیدید ولی آیا پرسیدید تا چه اندازه سختی کشیدند و چه اندازه صبر پیشه کردند ؟
- از آموزش غافل نمانید، گاهی برای یافتن سوالات ذهنتان در هر راهی معلم خصوصیبگیرید و یا آموزش ببینید تا از دانشهای روز و اطلاعات موفق ها دومر نباشید
این راهکار ها را بکار ببندید خیلی طول نمی کشد که نورهایی برای زدن پرچم در راهی خوب و در راه هدف می بینید و اینها را در دفتر چه یادداشتتان و در نرم افزار اتوماسیون اداری سازمانتان می بینید و پیام های تبریک را یک به یک پاسخ می دهید .
شعار "هوش تجاری " (Business Intelligence) چندین سال است که توسط بسیاری از وبلاگ نویسان و شرکت های بزرگ به کار رفته و مزایای آن نیز ستوده شده است. در حالی که بسیاری از مدیران و مالکان کسب و کارهای کوچک (Small Businesses) در قبال این کلمه هوش تجاری سکوت اختیار نموده اند؛ چرا که اطلاعات چندانی در مورد مفهوم هوش تجاری و کاربردهای آن ندارند. در حقیقت، هوش تجاری بخش جدایی ناپذیر هر سازمانی است.
هوش تجاری را تحت عنوان "توانمندی سازمان جهت تبدیل فرآیندها به داده هایی که بتوان آنها را تحلیل و سپس به آگاهی تبدیل نمود"، تعریف می کنند تا در زمانی مناسب و با راهکاری درست، در اختیار ذی نفعان مربوطه قرار گیرد. نکات مثبت بسیاری در مورد راهکارهای هوش تجاری و لزوم استفاده شرکتها از آنها وجود دارد که به پنج مورد از آنها در ادامه اشاره گردیده است:
1- افزایش بهره وری: در شیوه های سنتی جمع آوری داده ها، کاربر ابتدا داده ها را جمع آوری و سپس تحلیل و در نهایت گزارش مدیریتی مربوط بدان را تهیه می نمود که این امر به شدت وقت گیر بود؛ به ویژه برای کسب و کارهای کوچکی که ممکن بود چنین کاربری را در اختیار نداشته باشند. با بکارگیری برنامه هوش تجاری، می توانید در هر لحظه (با یک کلیک ساده)، داده ها را جمع آوری و گزارشات مدیریتی مربوطه را تولید نمایید؛ که در نتیجه، زمان و منابع سازمانی آزاد شده و کارمندان می توانند کارهای خود را به نحو مؤثرتری به انجام رسانند.
2- دسترسی به اطلاعات مناسب: با توجه به افزایش داده های در دسترس شرکت ها، چنانچه بخواهید جلوتر از رقبایتان باشید، دیگر جدول بندی و ارزیابی دستی داده ها، عملی نیست. با راه اندازی نرم افزار هوش تجاری، داده های مرتبط در هر زمانی در دسترس بوده و می توان آنها را تجمیع و پایش نمود.
3- تصمیم گیری ماهرانه: علت شکست بسیاری از پروژه های تجاری، اتخاذ تصمیمات بحرانی بدون دسترسی به اطلاعات مناسب و هدفمند است. فرآیندهایهوش تجاری کمک می کنند تا فعالیت های گذشته و حال (تقریباً) تمامی امور را مشاهده نمایید و زمینه ای مستحکم را برای بنا کردن پیش بینی های آینده در اختیار داشته باشید. در اصل، هوش تجاری به کسب و کارهای کوچک و متوسط کمک می کند تا تصمیمات بهتری را -بر پایه اطلاعات مناسب- اتخاذ نمایند.
4- نتایج نزدیکتر به اهداف مقرر: چند بار پیش آمده که برای پروژه یا کاری دیگر، چندین هدف به ظاهر معقول را مقرر نموده اید، اما در نهایت نتیجه ای به شدت متفاوت دریافت نموده اید؟ با نرم افزار هوش تجاری، می توانید اطلاعات را پیگیری نموده و به موقع در اختیار کسانی که بدان نیاز دارند، قرار دهید. نرم افزار هوش تجاری کمک می کند تا در راستای دستیابی به اهدافتان قرار گیرید.
5- بازدهی سرمایه: هوش تجاری می تواند از طریق آگاهی استراتژیک، گزارش دهی سریعتر، کاهش هزینه های عملیاتی و نیز مخارج کلی، دسترسی به داده ها و در نهایت اطلاعات با کیفیت تر، تأثیر مثبتی را بر روی بازدهی سرمایه شرکت (ROI) بگذارد.
تا به امروز به مدیریت با ادبیات های متفاوتی و از رویکرد های مختلفی نگاه کردیم و موارد متعددی را به عنوان راهکار جهت توازن انرژی و انجام کار ارائه دادیم فارغ از هر تعصبی در باره آموزشهای مدیریتی و درسهای دانشگاهی تا حال هر چه گقفته شده بر اساس تجربیات اساتید موفق و با نگاهی اجمالی به سبک کاری ایشان بوده ، اینروزها در بسیاری مجامع برای کاربردی شدن بحث حتمن از تجربه هم صحبت می شود دیگر درسهای خالی از پیاده سازی قابل مطرح شدن نیست. باری دیگر و با اشراف بیشتر برای سازمانهای بزرگ راهکار نرم افزاری ارائه خواهیم کرد با همان تکیه بر تجربه و با مشورت کارشناسان نرم افزار و مدیران موفق.
موفقیت به روند نرم افزاری واژه ایست برای نرم افزارهای مدیریتی و مدیریت گردش کار که حتمن به گوش شما آشنا هستند مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات برای اشاعه فرهنگ استفاده از این راهکارهای دبیرخانه الکترونیک فقط به یاد آوری های موبایل خود فکر کنید که گاه و بیگاه در مشغله های روزانه تا چه حد برای یادآوری موارد مهم به شما کمک می کند حال برخی موارد تسهیل کار با اتوماسیون اداری را بررسی می کنیم :
- راه حل اول با نرم افزار اتوماسیون اداری یا همان دبیرخانه الکترونیک شما برای مدیریت هر مسئولیتی که با نامه به کارمندان منتقل می کنید می توانید برای آن نامه یا مسئولیت یک قانون تعریف کنید تا اگر انجام داده نشد و یا پاسخ داده نشد به شما اطلاع رسانی شود.
- راه حل دوم با نرم افزار اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات بر اساس چارت سازمانی همه دسترسی ها را داشته باشید.
- راه حل سوم با اتوماسیون اداری همه پیامها و کارها به صورت هشدار به محض ورود به شما اعلام می شود.
- راه حل چهارم اتوماسیون اداری می توانید برای بخشها و کارمندان بخشنامه یا راهنما یا اعلانات یا جمله هایی بنویسید که هر بخش به دلخواه شما بر اساس چارت سازمانی در گردش مکاتبات به آن دسترسی داشته باشد یا نداشته باشد.
- راه حل پنجم نرم افزار اتوماسیون اداری این است که شما مسئولیت را تفویض کنید و بعد از آن گردش کار را می توانید.
بررسی کنید که نامه یا کار شما همین حالا کجاست ؟!
- راه حل ششم نرم افزار اتوماسیون اداری برای مرخصی شماست اگر شما نبودید همان روز همه کارهای شما برود به جانشین شما….
- راه حل هفتم اتوماسیون اداری برای مدیریت موارد مهم کارها را تعریف کنید در یک نامه و بخواهید دو روز قبل به شما آلارم بدهد که پیگیر شوید
- راه حل هشتم نرم افزار اتوماسیون اداری یا دبیرخانه الکترونیک این است که کارهایی را که همیشه یک فرم انجام می دهید و مثلا می گویید اقدام شود و می دانید از شخص خاصی است یا با موضوع خاصی است در قانون می گنجند و دیگر شما درگیر پاسخ تکراری نمی شوید.
نرم افزار اتوماسیون اداری را شما استفاده کنید و مزایای بیشتر آن را با سازمانهای بزرگ در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز ببینید.
بارها و بارها در باب مسئله مدیریت زمان مقاله نوشته شده اما هنوز کار خیلی ها با تاخیر مواجه است هنوز صف کار خیلی از مدیر ها پر است از کارهای انجام نشده و بدون تکلیف، ما در اینجا هفت توصیه داریم تا از تعویق کارها دور بمانیم
توصیه اول : خودتان را تا چه حد میشناسید ؟ باید با عینک واقعیت به خودتان بنگرید به گذشته فعالیتهای خود نگاه کنید زمان انجام کار را ببینید، مثلا در نرم افزار های اتوماسیون اداری ببینید چه میزان کار را در چه زمان ساعتی به پایان رساندید.باید شکستهای قبلی خود را خوب ببینید و نه از خود دفاع کنید و نه منفی بافی کنید.
توصیه دوم : جلوی ترس های خود مقاومت کنید. آمار ها با صداقت به ما نشان داده اند که بیش از 90 درصد نگرانی های ما بوقوع نمی پیوندد! با ترس خود روربرو شوید.
توصیه سوم : وظایف خود را به بخش های کوچکتر تقسیم کنید. برای خوردن یک فیل می گویند باید آنرا لقمه لقمه کرد، باید یکبار کار بزرگ را نگاه کنید تا بتوانید خوب آنرا قسمت قسمت کنید،برای هر بخش کار زمانی بگذارید و روی آن خوب فکر کنید در آن زمان فقط همان یک بخش را ببینید، فقط همان بخش. در نرم افزار اتوماسیون اداری هم می توانیددر صفحه هشدار ها برای خود پیغام بگذارید. اگر هر جا به کار دشواری در رویه برخوردید آنرا هم به بخش های کوچک تر تقسیم کنید، یا با سیستم اتوماسیون اداری برای بخش های دیگر اعلان بفرستید تا به شما کمک شود. بین کارهای سخت کارهایی انجام دهید که از آن لذت می برید مثلا به گلدان ها آب دهید.
توصیه چهارم: برای خودتان جایزه بدهید،مثلا برای انجام کار مهمی از روند کاری پس از انجام آن می توانید بروید مثلا سینما می توانید با همکاران در نرم افزار اتوماسیون اداری قرار تفریحی بعد از کار را تنظیم کنید.
توصیه پنجم: کارها را الویت بندی کنید، اینم الویت بندی کار را به ترتیب اهمیت از بالا به پایین بچینید و ببینید کار های کم اهمیت تر را از کارتابل خود خارج کنید و به بخش ها مرتبط با آنها بدهیدتا انجام شود.
توصیه ششم : تفویض مسئولیت کنید، کارهای خود را به بخشهای مربوط به خودش واگذار کنید، از نرم افزار اتوماسیون اداری کارها را به همکاران که محول می کنید،همه موارد را به تمام و کمال توضیح دهید و برای همه اعضا گروه پیش نیاز ها را تعریف کنید و نتیجه ای را که می خواهید معلوم کنید تا همه در جریان روند کار باشند، کاری کنید آنها هم بتوانند برخی موارد را به دوستان واگذار نمایند و در نهایت می توانید از اتوماسیون اداری نتایج را ببینید که وظایف در کارتابل کیست
توصیه هفتم : باید زندگی خوشحال و مثبتی داشته باشید تا خوبی ها هم جذب شما شود تا می شود کمتر غرولند کنید، مسائل بد را با هیجان تعریف نکنید خوبی ها را فقط با افتخار بگویید. برای جذب خوبی و شادی و پایان خوب باید خوب و شاد بود.
توصیه هشتم : برنامه‌ای تنظیم کرده و تلاش کنید حداقل هشتاد درصد طبق آن و با انضباط عمل کنید. دستیابی به هدف یا نتیجه مورد انتظار مستلزم تعیین دقیق و شفاف آن است زیرا اگر ندانید هدف چیست نمی‌توانید آن را تحقق بخشید. ترتیبی دهید که هدف قابل دسترسی و قابل اندازه‌گیری باشد. هر چه برای تدوین برنامه وقت بیشتری صرف کنید، در انجام آن زمان کمتری صرف خواهید کرد. مهارتهای مدیریت زمان را بیاموزید. زمان از دست رفته را هرگز نمی شود باز پس گیرید. استفاده مؤثر از زمان به معنای افسوس نخوردن برای زمان هدر رفته است. این توصیه‌ها قاعدتاً باید به شما کمک کنند تا از عقب انداختن کارها را دور بمانید. البته اگر استفاده از آنها را به بعد بسپارید!