سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یکی از سیستم‌های حوزه اداری، امکان ثبت و گردش مکاتبات درون سازمان و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارایه می‌کند.
نامه‌ی وارده در سیستم مکاتبات اداری به مدرکی اطلاق می‌شود که از خارج سازمان به مقصد داخل سازمان ارسال شده باشد. پس از وارد نمودن اطلاعات پایه، متن و موضوع، پیوست و همه اطلاعات نامه و گام‌های افزایش در سیستم اتوماسیون اداری ثبت می‌شود. شماره نامه‌های ثبت شده در سیستم باید منحصر به فرد باشند.
نامه‌ی صادره مدرکی است که از داخل سازمان به مقصد داخل یا خارج سازمان ارسال می‌گردد. نامه‌های صادره خارجی باید طبق پروتکلی ارسال شوند که امکان دریافت آنها در دیگر سازمان‌ها با سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت، امکانپذیر باشد. امکان ارسال نامه‌ی برون سازمانی با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن باید فراهم باشد. نامه صادره باید امکان بایگانی شدن داشته باشد. در صورت نیاز می‌توان یک نامه‌ی بایگانی شده را مجددا به گردش درآورد. نامه‌ها در سطوح مختلف امنیت و الویت در سیستم ثبت می‌شوند. هر سمت تنها به دیگر سمت‌هایی که دسترسی ارجاع دارد، نامه می‌فرستد. گیرندگان نامه می‌توانند آن را به سه صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی دریافت کنند.
هر کاربر یک پست الکترونیک تعریف شده در سیستم اتوماسیون اداری دارد. او می‌تواند توسط این پست الکترونیک با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن به دریافت و ارسال پست الکترونیک بپردازد. هر سمت باید بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که دارد پس از تعیین مشخصات نامه اعم از شماره ثبت نامه، شماره سریال، شماره نامه وارده، متن، موضوع و ... به جستجوی نامه بپردازد.
نامه یک مدرک رسمی در سیستم اتوماسیون اداری رایورز محسوب می‌شود و نباید قابل حذف باشد. یکی از قابلیت‌های پر استفاده در سیستم اتوماسیون اداری رایورز امکان ثبت، به گردش درآوردن و ویرایش پیش نویس یک نامه است. بدین ترتیب یک نامه نخست به صورت یک پیش نویس تهیه شده و پس از گردش و اعمال تغییرات لازم در آن تایید شده و به یک نامه رسمی با شماره اندیکاتور مشخص تبدیل می‌گردد. هر پیش نویس یک ثبت کننده، یک تهیه کننده و یک امضا کننده دارد. پیش نویس ما بین این افراد می‌چرخد و امکان ارجاع به افراد دیگر را دارد. هنگامیکه پیش نویس توسط امضا کننده نهایی بشود، آن‌گاه گیرندگان آن همانند گیرندگان نامه، پیش نویس تبدیل به نامه شده را دریافت خواهند کرد.
یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری، تعریف تابلو اعلانات، بخشنامه‌ها و اعلامیه‌های سازمانی می‌باشد. پس از تعریف هر اعلامیه، امکان افزودن سمت یا گروه سمت‌هایی که قابلیت دیدن/ ویرایش و حذف این اعلامیه را دارند، وجود دارد. به این ترتیب یک بخشنامه یا اعلامیه امکان مشاهده در سمت و گروه سمت‌های متفاوت درون سازمان را خواهد داشت.
وقتی در آن دسته از افراد جای می گیرید که زیاد پشت میز می نشینید باید کم کم با ارگونومی هم آشنا شوید: ارگونومی یا همان مهندسی فاکتورهای انسانی، علمیست که در آن ابزارها، دستگاه ها، محیط کار و مشاغل را با توجه به توانایی هایی جسمی – فکری و محدودیت ها و علائق انسانها، طراحی می شود.
ابزار شما در پشت میز نشینی و کار با کامپیوتر هم که مشخص و مبرهن است میز و صندلی شما باید استاندارد های لازم را داشته باشد وقتی ساعت ها بر مانیتور خود نگاه می کنید و یک به یک از ایمیلتان راهکار ها را جلو می روید وقتی از نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت خود پیام ها را یکی پس از دیگری پاسخ می گویید مراقب سلامتی خود هم باشید
ارگونومی با هدف افزایش بهره وری، با عنایت بر سلامتی، ایمنی و رفاه انسان در محیط و محل کار، شکل گرفته است. همچنین این علم میخواهد بجای سازگار کردن انسان با محیط، محیط را با سیستم انسان سازگار کند. در این راستا، سازمان بین المللی کار ، لغت ارگونومی را به معنای متناسب کردن کار و شغل برای انسان تعریف کرده است.
لغت ارگونومیک از لغات یونانی «ارگون» به معنای«کار» و «نوموس» به معنای «قانون» گرفته شده است و اصطلاحا به معنی انطباق کار برای افراد، از طریق طراحی وظیفه و روشها و نیز انطباق افراد با کار از طریق استفاده مناسب از چیدن روشهای صحیح است.
چکیده: تعاریف عام و خاص در مکاتبات اداری، انواع اسناد، مدیریت اسناد و زیرشاخه های آن ، اتوماسیون اداری و ... از جمله مطالبی است که در این مقاله بدان پرداخته خواهد شد. هم چنین به انواع بایگانی و نظامات موجود در آن، وظایف اصلی دبیرخانه و تشکیل پرونده اشاره خواهد گردید.
به آن چه قابل استناد باشد، سند می گویند. سند و مدرک دو واژه مترادف می باشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده می شوند. از نظر ارزش، یک سند می تواند حاوی ارزش های زیر باشد:
سند
مدیریت اسناد
تا به امروز به مدیریت با ادبیات های متفاوتی و از رویکرد های مختلفی نگاه کردیم و موارد متعددی را به عنوان راهکار جهت توازن انرژی و انجام کار ارائه دادیم فارغ از هر تعصبی در باره آموزشهای مدیریتی و درسهای دانشگاهی تا حال هر چه گقفته شده بر اساس تجربیات اساتید موفق و با نگاهی اجمالی به سبک کاری ایشان بوده ، اینروزها در بسیاری مجامع برای کاربردی شدن بحث حتمن از تجربه هم صحبت می شود دیگر درسهای خالی از پیاده سازی قابل مطرح شدن نیست. باری دیگر و با اشراف بیشتر برای سازمانهای بزرگ راهکار نرم افزاری ارائه خواهیم کرد با همان تکیه بر تجربه و با مشورت کارشناسان نرم افزار و مدیران موفق.
موفقیت به روند نرم افزاری واژه ایست برای نرم افزارهای مدیریتی و مدیریت گردش کار که حتمن به گوش شما آشنا هستند مانند نرم افزار اتوماسیون اداری و گردش مکاتبات برای اشاعه فرهنگ استفاده از این راهکارهای دبیرخانه الکترونیک فقط به یاد آوری های موبایل خود فکر کنید که گاه و بیگاه در مشغله های روزانه تا چه حد برای یادآوری موارد مهم به شما کمک می کند حال برخی موارد تسهیل کار با اتوماسیون اداری را بررسی می کنیم :
- راه حل اول با نرم افزار اتوماسیون اداری یا همان دبیرخانه الکترونیک شما برای مدیریت هر مسئولیتی که با نامه به کارمندان منتقل می کنید می توانید برای آن نامه یا مسئولیت یک قانون تعریف کنید تا اگر انجام داده نشد و یا پاسخ داده نشد به شما اطلاع رسانی شود.
- راه حل دوم با نرم افزار اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات بر اساس چارت سازمانی همه دسترسی ها را داشته باشید.
- راه حل سوم با اتوماسیون اداری همه پیامها و کارها به صورت هشدار به محض ورود به شما اعلام می شود.
- راه حل چهارم اتوماسیون اداری می توانید برای بخشها و کارمندان بخشنامه یا راهنما یا اعلانات یا جمله هایی بنویسید که هر بخش به دلخواه شما بر اساس چارت سازمانی در گردش مکاتبات به آن دسترسی داشته باشد یا نداشته باشد.
- راه حل پنجم نرم افزار اتوماسیون اداری این است که شما مسئولیت را تفویض کنید و بعد از آن گردش کار را می توانید.
بررسی کنید که نامه یا کار شما همین حالا کجاست ؟!
- راه حل ششم نرم افزار اتوماسیون اداری برای مرخصی شماست اگر شما نبودید همان روز همه کارهای شما برود به جانشین شما….
- راه حل هفتم اتوماسیون اداری برای مدیریت موارد مهم کارها را تعریف کنید در یک نامه و بخواهید دو روز قبل به شما آلارم بدهد که پیگیر شوید
- راه حل هشتم نرم افزار اتوماسیون اداری یا دبیرخانه الکترونیک این است که کارهایی را که همیشه یک فرم انجام می دهید و مثلا می گویید اقدام شود و می دانید از شخص خاصی است یا با موضوع خاصی است در قانون می گنجند و دیگر شما درگیر پاسخ تکراری نمی شوید.
نرم افزار اتوماسیون اداری را شما استفاده کنید و مزایای بیشتر آن را با سازمانهای بزرگ در نرم افزار اتوماسیون اداری رایورز ببینید.