Business Process Management Softwareیا BPMS یا بی پی ام اس به معنیسیستم مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری است که پیاده‌سازی برنامه‌های مدیریتی سازمان BPM بی پی ام در سازمان‌ها را تسهیل می‌نماید. در نرم افزار بی پی ام اس ابزارهایی وجود دارد که همه مراحل چرخه BPM بی پی ام (طراحی، مدلسازی ، اجرا، نظارت وبهینه سازی) را پشتیبانی می‌کنند.
1- با نرم افزار بی پی ام اس فرآیندهای سازمان خود را بهتر مدیریت کنید.
در فازهای طراحی و مدلسازی ابزارهای بی پی ام (BPM) جایی برای نقاشی فرآیند های سازمان شما وجود دارد که با ترسیم آن متوجه می شوید در حال حاضر فرآیند ها و اشتراک آنها و انتقال دانش و کارها در سطح سازمان چگونه است.
همچنین در این راه به شما راه حلهایی کارا پیشنهاد می شود که سازمان شما برای پیشرفت می تواند پیش رو داشته باشد تا همه فرصتهای بهینه سازی را ببینید.
2- BPMS بی پی ام اس همچنین در مرحله های دیگر چرخه ترسیم شده BPM بی پی ام مثل اجرا و نظارت و بهینه‌سازی نقش دارد.
به عنوان مثال شما می خواهید از مشتری درخواست بگیرید و مسیر این درخواست در سازمان شما تا به نتیجه کامل رسیدن، در ذهن شما کاملا روشن است یعنی در سازمان شما ورود و درگاه ورود معلوم است و تمام راههایی که این درخواست طی می کند معمولا مشخص است البته این درخواست ممکن است چندین حالت داشته باشد که در سازمان قوانین خاصی دارد و باید به بخشهایی دیگر برود خلاصه آنکه شما برای هدایت درست مسیر را نقاشی می کنید کار اصلی تقریبا تمام شد کارشناسان نرم افزار و راهکار بی پی ام اس ما به شما می گویند که چطور فرآیند درخواست را با ابزار بی پی ام اس به راحتی مدیریت و کنترل کنید و همیشه با خبر باشید که درخواست در کجای مسیرش است. پس وقتی روال یک کار با قوانین خاص خودش را دارید و برای شما مهم است که آنرا مدیریت کنید بی پی ام اس راه حل مشخص شماست.
3- بی پی ام اس با قانونی کردن کارها و شخصیت دادن به هر مسیر مدیریت را ارزشمند و قابل کنترل می کند،حتی می‌توانید یک فرآیند را بدون مکانیزه کردن بهبود دهید، بااین‌حال BPMS بی پی ام اس ها برای مکانیزه کردن فرآیندها در مراحل اجرا ، پایش و بهبود مورد استفاده قرار می گیرند.
4- ابزار BPMS بی پی ام اس به شما کمک می کند تا برای ایجاد یک نرم افزار کاربردی جدید با تبدیل فرآیندهای کاغذی به فرآیندهای مکانیزه شده بدون کاغذ (Paperless) به سازمان خود رشد دهید. این ابزار قابلیت های سازمان شما را با همین ساختاری که هست افزایش می دهد: اطلاعات سازمان شما را استخراج می کند به فرمتهای درست و قابل استفاده خودش اطلاعات را می سازد. شما فرآیند را ترسیم کرده بودید، یادتان هست ؟ حالا نرم افزار بی پی ام اس، اطلاعات را بر اساس فرآیند شما بر اساس سیاست های کاری شما و قانونهای داخل سازمان شما می چیند.
مسیر دهی فرآیند های سازمان شما با ابزار بی پی ام اس آسان می شود حالا به نوعی فرآیندها چیده میشود که بالاترین بازدهی را بر اساس زمان و نیروی کاری داشته باشید.
5- BPMS ها معمولا شامل امکاناتی (ماژول‌هایی) همچون جریان‌کاری، فرم‌های الکترونیکی، اعلانات ،ابزارهای گزارش‌گیری ، دشبورد و امکان اعمال قوانین بوده و قابلیت یکپارچه‌سازی سیستمها و هدایت سرویس‌های سازمانی را دارا هستند.
6- نکته مهم دیگر این است که دامنه تعاریف و ویژگی‌های BPM این سال‌ها گسترش چشمگیری داشته‌است .اما باید توجه داشت ریشه اصلی بی پی ام در جریان‌کاری و کنترل درست انعطاف پذیری است.
7- از لحاظ کاربری با تکامل بازار، بی پی ام ها به بی پی ام اس ها تغییر شکل دادند که شامل ظرفیت های بیشتری حول تحلیل فرآیندها و سامان دهی سرویس ها (وب سورویس های مبتنی بر یکپارچه سازی) است. در سال ۲۰۱۳ آی بی پی ام ها یا همان بی پی ام های هوشمند (Intelligent BPM) معرفی شدند. برخی منتقدان معتقدند امروزه گستره مفاهیمی که زیر چتر بی پی ام قرار دارد شبیه به یک هیولا است. انتظار می‌رود کم کم با پشرفت بازاریابی و ارتباطات نمای بی پی ام اس هم کاربر پسند تر و با قابلیت استفاده راحتتر باشد.
8- جهت کاربردی شدن بیشتر نرم افزار ظرفیت‌ها و قابلیت های اجزای بی پی ام اس توسط ارائه‌دهندگان روبه گسترش است. ارائه دهندگانی که به دنبال یکپارچه‌گی بهتر، بهبود طراحی رابطهای کاربری هستند. در حالی‌که عمق و پیچیدگی این بستر‌های بزرگتر ممکن است رعب‌انگیز باشد ما انتظار داریم که تجمیع بهتر ازاجزا و ظاهری کاربر پسندانه‌تر ببینیم.