سیستم اتوماسیون اداری به عنوان یکی از سیستم‌های حوزه اداری، امکان ثبت و گردش مکاتبات درون سازمان و برون سازمانی را در ابعاد مختلف ارایه می‌کند.
نامه‌ی وارده در سیستم مکاتبات اداری به مدرکی اطلاق می‌شود که از خارج سازمان به مقصد داخل سازمان ارسال شده باشد. پس از وارد نمودن اطلاعات پایه، متن و موضوع، پیوست و همه اطلاعات نامه و گام‌های افزایش در سیستم اتوماسیون اداری ثبت می‌شود. شماره نامه‌های ثبت شده در سیستم باید منحصر به فرد باشند.
نامه‌ی صادره مدرکی است که از داخل سازمان به مقصد داخل یا خارج سازمان ارسال می‌گردد. نامه‌های صادره خارجی باید طبق پروتکلی ارسال شوند که امکان دریافت آن‌ها در دیگر سازمان‌ها با سیستم‌های اتوماسیون اداری متفاوت، امکانپذیر باشد. امکان ارسال نامه‌ی برون سازمانی با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن باید فراهم باشد. نامه صادره باید امکان بایگانی شدن داشته باشد. در صورت نیاز می‌توان یک نامه‌ی بایگانی شده را مجددا به گردش درآورد. نامه‌ها در سطوح مختلف امنیت و الویت در سیستم ثبت می‌شوند. هر سمت تنها به دیگر سمت‌هایی که دسترسی ارجاع دارد، نامه می‌فرستد. گیرندگان نامه می‌توانند آن را به سه صورت اصل، رونوشت یا رونوشت مخفی دریافت کنند.
هر کاربر یک پست الکترونیک تعریف شده در سیستم اتوماسیون اداری دارد. او می‌تواند توسط این پست الکترونیک با تکنولوژی امنیت SSL و بدون آن به دریافت و ارسال پست الکترونیک بپردازد. هر سمت باید بتواند بر اساس دسترسی‌هایی که دارد پس از تعیین مشخصات نامه اعم از شماره ثبت نامه، شماره سریال، شماره نامه وارده، متن، موضوع و ... به جستجوی نامه بپردازد.
نامه یک مدرک رسمی در سیستم اتوماسیون اداری رایورز محسوب می‌شود و نباید قابل حذف باشد. یکی از قابلیت‌های پر استفاده در سیستم اتوماسیون اداری رایورز امکان ثبت، به گردش درآوردن و ویرایش پیش نویس یک نامه است. بدین ترتیب یک نامه نخست به صورت یک پیش نویس تهیه شده و پس از گردش و اعمال تغییرات لازم در آن تایید شده و به یک نامه رسمی با شماره اندیکاتور مشخص تبدیل می‌گردد. هر پیش نویس یک ثبت کننده، یک تهیه کننده و یک امضا کننده دارد. پیش نویس ما بین این افراد می‌چرخد و امکان ارجاع به افراد دیگر را دارد. هنگامیکه پیش نویس توسط امضا کننده نهایی بشود، آن‌گاه گیرندگان آن همانند گیرندگان نامه، پیش نویس تبدیل به نامه شده را دریافت خواهند کرد.
یکی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری، تعریف تابلو اعلانات، بخشنامه‌ها و اعلامیه‌های سازمانی می‌باشد. پس از تعریف هر اعلامیه، امکان افزودن سمت یا گروه سمت‌هایی که قابلیت دیدن/ ویرایش و حذف این اعلامیه را دارند، وجود دارد. به این ترتیب یک بخشنامه یا اعلامیه امکان مشاهده در سمت و گروه سمت‌های متفاوت درون سازمان را خواهد داشت.