شروع یک پروژه BPM (مدیریت فرایندهای کسب‌وکار) و انتخاب یک BPMS ( بی پی ام اس ) مناسب، نیاز به یک سری مهارت دارد؛ به‌خصوص اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است. راه‌های زیادی برای شروع یک پروژه BPM وجود دارد که اگر شما بخواهید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید می‌توانید از سؤالات زیر کمک بگیرید:
۱- چه فرایندی در دست است و آن فرایند چه کاری انجام می‌دهد؟
شما ابتدا باید ببینید که فرایند به چه حوزه‌ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما، چرایی وجود این فرایند را در bpms نشان می‌دهد. همچنین باعث می‌شود که فرآیندهای حیاتی سازمان را شناسایی کنید. فرایند کسب‌وکار، باید در راستای رسیدن به نتایج موفقیت‌آمیز موردنظر مشتری باشد. خود را به یک فرایند محدود نکنید چرا که هر فرایند در سازمان حتماً برای رفع نیاز مشتری به وجود آمده است(حتی اگر آن فرایند تکراری باشد).
۲- فرایند حاضر چگونه کار می‌کند؟
برای فهمیدن اتفاقی که در فرایند در حال روی دادن است، شما باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار می‌کند. راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. برای مثال استفاده از فلوچارت یا متدهای CEO نمونه‌هایی از این مورد است. اگر سازمان شما یک نقشه‌ی فرایند ندارد اکنون زمان مناسبی است که شروع به کشیدن آن کنید، اما به یاد داشته باشید که هدف از این کار تنها فهمیدن فرایند کنونی است و نیازی نیست که نقشه فرایند را به دست آوریم.
۳- چه افرادی در فرایند مشارکت دارند و نقش آن‌ها چیست؟
درک فرایندها باعث شناسایی بهتر نقش افراد و مسئولیت‌هایی که آن‌ها در طی فرآیند بر عهده‌دارند، می‌شود. همچنین به شما کمک می‌کند که افراد مناسبی را برای وظایف پیدا کنید. به همین دلیل مهم است که افراد از قسمت‌های مختلف که در مدل‌سازی فرایند مشارکت داشته‌اند برای ایفای نقش‌های فرایند انتخاب شوند؛ چون آن‌ها وظایفی را انجام می‌دهند که بقیه افراد از آن اطلاعی ندارند و نمی‌توانند آن‌ها را در فرایند مدل‌سازی کنند.
۴- چه واحد‌هایی از کسب‌وکار در فرایند شرکت می‌کنند؟
این به شما کمک می‌کند که ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود را درک کنید. قانون کلی این است که اگر واحد بیشتری وجود دارد فرایند پیچیده‌تر خواهد بود و تلاش بیشتری از شما می‌طلبد تا همگی را در یک موضع مشترک قرار دهد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌های وظیفه‌ای(اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند مثلا در bpms، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای(اصلی) بلااستفاده است و همچنین طراحی سازمان سلسله مراتبی برای تأمین نیاز مشتری است.
۵- ارزش فرایند برای مشتری چه خواهد بود؟
حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود می‌کنید. توجه داشته باشید که در چه حوزه‌ی کسب‌وکاری هستید، نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آن‌ها را با حداقل تعامل با مشتری می‌توانید حاضر کنید. فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند را می‌بایست رها نمود. همچنین وظایفی که در فرایند هستند و به‌طور واضح به هدف ما کمکی نمی‌کنند باید از بین برده شده یا حداقل بهبود داده شوند.
۶- فرایند از کجا شروع و در کجا به پایان می‌رسد؟
این بسیار مهم است، در بی پی ام اس حتی از اینکه شما در چه کسب‌وکاری هستید هم مهم‌تر است. زمانی شما متوجه اهمیت این موضوع می‌شوید که مشاهده می‌کنید کارمندان نمی‌دانند که فرایند مشتری کجا شروع و کجا به پایان می‌رسد بلکه آن‌ها تنها بخش خودشان را در فرایند می‌شناسند. اطمینان حاصل کنید که هر کس هم نسبت به بخش خودش و هم سایر قسمت‌ها، آگاهی داشته باشد. این منجر به فعالیت بیشتر افراد در پیشرفت فرایند شده و شناخت بهتر در بی پی ام اس و همچنین کارها برایشان معنای بهتری پیدا خواهد نمود؛ چرا که می‌دانند کدام بخش از فرایند را انجام می‌دهند و چه نقشی در کل فرایند دارند و از به وجود آمدن بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) که درست کار نمی‌کنند جلوگیری می‌کند