- در فرآیند کسب و کار چه اطلاعاتی بین افراد منتقل می‌شود؟
این به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های داخلی سمت‌وسو دهید و آن‌ها را به حداقل برسانید اگر شما می‌خواهید از سیستم‌های BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید زمانی که شما با یک مجموعه پیچیده از اطلاعات مواجه شدید باید بپرسید این جریان اطلاعات چرا اتفاق می‌افتد و آیا سازمان به آن‌ها نیاز خواهد داشت؟
- با چه سیستمی اعم از داخلی یا خارجی ارتباط دارد؟
باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید. اغلب فرایندهای کسب‌وکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه می‌شوند. بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی می‌شود. توجه داشته باشید که یکپارچگی باید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین نماید. ما از تکنولوژی برای کمک به خود استفاده می‌کنیم و نباید کاملاً به آن متکی شویم. امروز ابزارهای BPM خوبی وجود دارد که این کار را برای شما می‌کند.
- آیا قوانین کسب‌وکاری که در فرایند تأثیرگذار باشند وجود دارد؟
بپرسید چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؛ همچنین بپرسید معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند؟ و مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟ اگر شما قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک می‌کند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از فرایند باشند.
- گزارش‌های موردنیاز شما چیست؟
اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسب‌وکار نیاز داشته باشد شما باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید.بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد وگرنه اطلاعاتی که موردنظر هست را به دست نخواهید آورد. شما می‌توانید از ابزارهای کسب‌وکار هوشمند که به ابزار BPM اضافه‌شده برای به دست آوردن اطلاعات استفاده کنید.
- مهلت زمانی پیاده‌سازی و محدودیت‌های شما چیست؟
ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده می‌شود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه‌وتحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیارید و ببیند چطور می‌شود با آن‌ها کنار آمد.
- کسی وظیفه پاسخ‌گویی به نیازمندی‌ها و محصول نهایی را بر عهده دارد؟
پیدا کردن افراد مناسب مهم است. اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی می‌کند و فرد دیگری تست آن‌ها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن بشوید که ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آن‌ها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را نشان داده باشند.