هنگامی که مسئله مدیریت فرآیند کسب و کار bpms یا همان بی پی ام اس در میان است (حتی زمانی که بودجه های کلانی به طرح های بهبود فرآیند اختصاص می‌یابد) کارها همیشه آن‌طور که ما می‌خواهیم (به خوبی) پیش نمی‌روند. زمانی که یک سازمان رشد می‌کند، فهرست فرآیندهایی که باید پیگیری شوند نیز رشد می‌کند. این فهرست شامل فرآیندهای اجرا شده توسط نیروی انسانی و سیستم‌های کامپیوتری است. با این وجود، بسیاری از سازمان‌ها ساختار مناسبی برای مستند سازی و ذخیره سازی فرآیندهایشان ندارند و این همان جایی است که می‌توان از مخازن فرآیند به خوبی بهره برد. بیایید به برخی از معمول ترین شرایطی که ممکن است در پیش بینی های بی پی ام اس پیش بیاید، نگاهی بیاندازیم.
فرآیند فقط در ذهن کارمندان وجود دارد و در واقع هیچ‌گاه مستندسازی نشده است: این وضعیت می‌تواند موجب بروز مشکلاتی جدی شود. اگر کارمندان مورد بحث شرکت را ترک کنند، اطلاعات ارزشمندی در مورد فرآیند از دست می‌رود.
نسخه‌های متعددی از یک فرآیند ثبت شده است، زیرا جایی برای ذخیره‌سازی یک نسخه واحد از یک سند وجود ندارد: ممکن است هر کارمندی نسخه خاص خود را داشته باشد و هر کدام از این نسخه‌ها در جایی متفاوت و با فرمتی متفاوت ذخیره شده باشند. همان‌گونه که می‌توانید تصور کنید، این مسئله باعث ایجاد سردرگمی‌های بی‌مورد می‌شود.
پیش از آماده سازی و روی آوری به بی پی ام اس bpms اسناد مربوط به فرآیند، در جایی ذخیره شده‌اند که به سادگی در دسترس همه کارکنان نیست: کارکنان می‌دانند که فرآیند چگونه باید اجرا شود اما تا به حال اسناد فرآیند را ندیده‌اند.
مخزن فرآیند وجود دارد، اما فرآیندهای ذخیره شده در آن ناتمام و یا بسیار قدیمی هستند: ممکن است این وضعیت به دلیل یک مشکل نرم‌افزاری و یا عدم تعامل کارکنان به وجود آمده باشد.
برداشتن اولین گام به سوی بهینه‌سازی فرآیند برای بی پی ام اس
اجرای طرح‌های بهینه‌سازی فرآیند بدون مستندسازی فرآیندهای موجود، کاری است بس دشوار. یک سازمان چگونه خواهد دانست که کدام بخش‌ها را مورد بهینه‌سازی قرار دهد، به ویژه اگر هیچ نقطه شروع مشخصی وجود نداشته باشد؟
اولین گام بهینه‌سازی فرآیندها، مستندسازی آن‌هاست. اگر صرفاً چهار یا پنج فرآیند ساده داشته باشید، باز هم می‌توانید اسناد فرآیندهایتان را به صورت محلی (locally) ذخیره نموده و مطمئن شوید که اطلاعات به دست گروه‌های مرتبط رسیده است. از سوی دیگر، اگر کسب‌وکارتان متوسط تا بزرگ باشد، به احتمال زیاد فرآیندهای شما تقریباً پیچیده هستند و ممکن است چند فرآیند موازی هم داشته باشید و لازم است میان گروه مخاطب بزرگتری توزیع شوند و این یعنی شما به رویکردی پیچیده‌تر و کارآمدتر در مدیریت فرآیند نیاز دارید.
اهمیت و ارزش مخازن فرآیند
می‌توان یک مخزن فرآیند را به عنوان مکانی مرکزی تعریف نمود که سازمان می‌تواند همه فرآیندهای کسبوکار خود را در آنجا ذخیره نماید و علاوه بر این، اطلاعات مرتبط (به طور مثال روندها و دستورکارها) را نیز نگهداری کند. یک نرم‌افزار با کیفیت مدیریت فرآیند کسبوکار همیشه شامل یک مخزن فرآیند خواهد بود.
در بهترین حالت، یک مخزن فرآیند باید به اینترانت سازمانتان، متصل و یا بخشی از آن باشد. این مسئله باعث می‌شود تا زمانی که کارکنان از خود می‌پرسند کجا به دنبال فرآیندهای مرتبط بگردند و یا از چه کسی بپرسند، به آسانی به این مخزن دسترسی داشته و زمان کمتری به هدر رود.
برای اینکه این طرح پس از چند ماه نخست عادی و یکنواخت نشود، باید کارکنان را وادار نمود تا از همان ابتدا عضویت، این سیستم را خریداری کنند. سهامداران اصلی در هر دو زمینه IT و کسبوکار را درگیر این کار کنید، لازم است هر یک از آن‌ها این برنامه جدید را پیش از اجرای کامل طرح ابتکاری در بی پی ام اس bpms تأیید کند.