ویژگی‌های کنترل‌کننده‌ای که برای مخازن فرآیندها در بی پی ام اس (bpms) ضروری است
مراقب باشید؛ اگر کنترل درستی برای مدیریت محتوای یک مخزن فرآیند صورت نگیرد، می‌تواند تبدیل به یک کابوس شود. در نهایت باید بتوانید به سادگی فرآیندهایتان را مشاهده و مدیریت کنید، نه اینکه جایی ایجاد کنید که فرآیندها را روی هم انباشته و هرگز مرورشان نکنید. در ادامه مثال‌هایی برای ویژگی‌های کنترل کننده ضروری، آورده شده است:
جریان‌های کاری مکانیزه شده در مدیریت فرآیند کسب و کار: برای تسهیل همکاری، توزیع فرآیند و مرور فرآیند
نگارش گذاری برروی فرآیند: توانایی اعمال نگارش جدید برروی فرآیند در هر مرحله‌ای از چرخه زندگی آن، در حالی که جدیدترین نسخه فرآیند موجود برای کاربران مخزن در دسترس باشد.
پابش فرآیند: اگر میزان اثربخشی فرآیند قابل اندازه‌گیری نباشد، بهبود تدریجی فرآیند حاصل نمی‌شود. ازاین رو پایش مدل فرآیندها از اهمیت وبژه ای برخوردار است.
تعیین سطوح دسترسی: برای پیشگیری از دستکاری بیش از حد اسناد فرآیندها، اطمینان حاصل کنید که تنها افراد مجاز بتوانند در فرآیندها تغییر ایجاد کنند.
همانند گزارشات، می‌توان از مجموعه ابزارهای تحلیلی نیز برای گردآوری اطلاعات مخزن به همراه سایر اطلاعات استراتژیک کلیدی استفاده نمود و می‌تواند تلاشی در جهت شناسایی و اولویت گذاری طرح‌های اولیه‌ی بهبود فرایند برای بی پی ام اس bpms باشد.
از نقطه‌نظر یک فرآیند‌های کسبوکار فرا عملکردی (Cross functional business process)، تصمیمات استراتژیک را در حالی می‌توان اتخاذ کرد که پتانسیل پیشرفت یک قسمت به قیمت عدم پیشرفت قسمتی دیگر نباشد یا به حداقل ممکن برسد.
زمانی که مسئله پارامترهای فرآیند به میان می‌آید، می‌توان از موارد زیر نام برد:
زمان لازم برای تکمیل فرآیند
تناوب اجرا
میزان و انواع منابع موردنیاز (به طور مثال چرخه‌های کامپیوتر، افراد و یا تجهیزات)
هزینه‌های مربوط به اجرای فرآیندها (شامل هزینه‌های مستقیم و غیرمستقیم)
صاحبان و ذی‌نفعان یک فرآیند
برنامه‌ها و فناوری‌ها از جمله آن‌هایی که فرآیند را ممکن ساخته و آن‌هایی که توسط فرآیند ممکن می‌شوند
جزئیات محاسبه، کنترل‌های مالی و عملیاتی برای هر فرآیند (که به عنوان فعالیت‌های پیرو نیز شناخته می‌شود)
پایبندی به الزامات تنظیم شده
ارزش قائل شدن برای سازمان
انتخاب یک راهکار برای مخزن فرآیند
سازمان‌ها می‌توانند تلاش کنند تا از اینترانت خود به عنوان یک مخزن فرآیند استفاده کنند. با این وجود، پیکربندی اینترانت با رویکرد تبدیل آن به یک BPMS، بسیار وقت‌گیر و هزینه‌بر است. خوشبختانه امروزه می‌توان در بازار به نرم‌افزارهایی دسترسی داشت که کارآیی گسترده‌ای دارند. اما هنگام انتخاب یک راهکار مخزن فرآیند، همیشه مطمئن شوید که یک تأمین‌کننده معتبر و مجرب را یافته‌اید و از منابعی که راهکار را ارائه می‌دهند، مطمئن شوید. از آنان بخواهید که نقشه جزئیات نرم‌افزار را در اختیارتان قرار دهند تا هر دو درک کاملی از آنچه باید انتظار داشته باشید را به دست آورید.
اگر تازه کار هستید و چیزی ساده می‌خواهید، راهکاری را انتخاب کنید که قابل ارتقاء باشد. گول کاربردهای فانتزی برخی نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند کسبوکار را نخورید. یادتان باشد در هر شرایطی به اهدافتان وفادار بمانید. ممکن است در حال حاضر برای شبیه‌سازی فرآیند در حال استفاده از Visio باشید. اگر نمی‌خواهید کارکنان را برای استفاده از یک ابزار شبیه‌سازی جدید آموزش دهید، به دنبال مخزن فرآیندی باشید که با Visio همخوانی داشته باشد. بدین ترتیب لازم نیست وظیفه یادگیری چگونگی استفاده از ابزار جدید را بر عهده بگیرید.
طبق تجربیات نویسنده، سفارشی‌سازی‌ها باعث جلب رضایت کامل مشتریان بی پی ام اس هستند. به دنبال راهکاری که دقیقاً مطابق ذهنیات شما باشد نگردید زیرا نمی‌توانید آن را مستقیماً از فروشگاهی خریداری کنید!. ممکن است نیاز به یکپارچه‌سازی یا سفارشی‌سازی داشته باشید تا بتوانید راهکار انتخاب‌شده را منطبق‌بر کسب‌و‌کارتان بهبود دهید اما در نهایت به راهکاری خواهید‌رسید که ارزش سرمایه‌گذاری داشته‌است