مردی که نقشه را برعکس گرفته بود

اگر مجموعه پیچیده‌ ایی از مسیرها را برای رسیدن به مقصدی دنبال می‌کنید و در اواخر راه جایی را اشتباه بپیچید، به‌ سادگی می­‌توانید با پرسیدن یک سوال به مقصد مورد­ نظرتان برسید. اما اگر در اوایل مسیر، جایی را اشتباه بپیچید مثلاً از همان زمان که خانه را ترک می­‌کنید وارد مسیر اشتباه شوید، دیگر کارتان ساخته‌ است و وقتی که در پایان مسیر و سرپیچ آخر هستید، آن­قدر از مقصدتان دور شده­ اید که کسی نمی تواند کمکتان کند. این مسئله ناراحت‌ کننده برای یکی از اساتید دانشگاه هاروارد رخ داده‌ است، کسی که زندگی خود را وقف اثبات اشتباه بودن «راه تویوتا» (The Toyota Way ) کرده است.

می­‌توانید خلاصه کار«ایتان برنستاین» (Ethan S. Bernstein) استادیار مدیریت کسب ­و­کار را در مقاله‌­ای با عنوان «پنهان­کاری از مدیرتان می­‌تواند موجب بالاتر رفتن بهره‌وریتان شود» را «اینجا و یا در پایگاه دانش bpm که در مباحث مربوط به مدیریت رسالت مهمی را بر دوش گرفته و تعاریف نرم افزار بی پی ام اس را یک به یک با زبانی سلیس برای مفاهیم بی پی ام اس آورده است» بخوانید و یا اگر فکر بهتری برای گذر زمان و صرف کردن وقتتان ندارید، می­‌توانید شرح مفصل داستان را «همین‌­جا» بخوانید!

خلاصه تحقیق وی از‌این قرار است:

وی پنهانی تعدادی از دوستان خود را به‌­عنوان کارگران تولیدی به کارخانه‌­ای در چین برد، کارگران چینی که در کنار آنها کار می­‌کردند به این جاسوسان گفتند که ترفندها و تکنیک‌­هایی ابداع کرده اند که به‌کمک آنها کارها سریع­تر از استاندارد پیش می‌رود و از آنها خواستند تا درمورد این موضوع به مدیریت چیزی نگویند.

وی از این مسئله این طور نتیجه­‌گیری کرد که:

 «در سراسر دنیا شرکتها در تلاش بوده­‌اند تا در محل‌­کار به شفافیت برسند، در واقع سعی کرده‌اند تا با از میان برداشتن دیوارها، به مدیران و کارمندان امکان نظارت بر یکدیگر را بدهند». به طور مثال یکی از ۱۴ اصل کلیدی شرکت تویوتا که در فلسفه مدیریتی آن شرکت به نام «راه تویوتا» آمده است، چنین می­گوید: «از کنترل تصویری استفاده کنید تا هیچ مشکلی پنهان نماند». اما پژوهش­های اخیر ثابت می­کند که خوب است به کارکنان اجازه داده شود تا‌حداقل برخی کارها را بدون نظارت انجام دهند.مثل نظارت بر-حضور و غیاب با نرم افزار حضور و غیاب - یک سری از پژوهش­های «ایتان برنستاین» استادیار مدرسه کسب­‌و­کار هاروارد نشان می­دهد که کاهش نظارت بر کار کارکنان می­تواند بهره­‌وری آنها را افزایش دهد.

این پروفسور باتجربه، در همان ابتدای راه، چند جا را اشتباه پیچید. یکی از اشتباهات او این بود که مفهوم کنترل تصویری، به معنای ساده‌تر کردن نظارت مدیران بر کارگران تولید نیست.

شاید ایده کنترل تصویری درآن کارخانه چینی (جایی که «برنستاین» آزمایشش را انجام داد) برای این بوده‌است که مدیران با تماشای کارگران، عملکردها را بهبود بخشند و نوآوری­ها را در خطوط دیگر نیز تکرار­کنند و بدین‌­ترتیب، بهره‌­وری را بالا برده و هزینه‌­های تولید را پایین بیاورند. اما منظور (ایده) تویوتا {ویا هرگونه عملیاتی که برپایه اصول ناب انجام میشود} در مورد استفاده از کنترل تصویری این نیست و ارتباطی به اینکه مدیران چگونه می‌توانند عملکردها را بهبود ببخشند، ندارد. بلکه منظور از این کار «هشدار دادن به اپراتورهاست تا از مشکلات با‌­خبر شده و بتوانند آنها را حل کنند و همچنین به مدیران هشدار دهد تا بتوانند در مواردی که می توانند، کمک کنند»؛ به‌­نظر می­رسد که ریشه اشتباه پروفسور برنستاین در آغاز راه این است که نقشه را سرو ته گرفته بود. وی در مورد «کنترل سلسله مراتبی» نگران بوده و حتی از «فردریک تیلور» نقل قول نموده و در مورد «اطلاعات معنی دار که به سمت بالای سازمان حرکت می کند» نگران است. او فکر می‌کرد که نقشه به این شکل است:

در حالی که در تویوتا و در شرکت های تابع اصول ناب، استفاده مؤثر از کنترل تصویری اینگونه است:

 بر اساس تجریبات شخصی­‌ام به این نتیجه رسیده‌­ام که کسانی که در چین کارخانه‌­ها را اداره می­کنند، نه‌­تنها از راست به چپ می­‌خوانند، بلکه چارت سازمانی خود را نیز از پایین به بالا سازماندهی می­‌کنند. مفهوم «رهبری خدمتگزار» هنوز راه درازی دارد تا به سواحل چین برسد؛ بنابراین به احتمال بسیار زیاد، هدف اصلی شفافیت در کارخانه­‌های چین فقط در مورد کنترل از بالا به پایین است و می‌­توان این فرضیه را پذیرفت که کارگران چینی در نوعی سیستم محدود (quota system) کار می‌کنند.

همانطور که در نسخه آکادمیک این تحقیق از طرف کارگران نقل شده: «آنها توقع دارند حجم زیادی از کار را در زمان بسیار کوتاهی انجام دهیم. ما به نیروی کار اضافه نیاز داریم تا بتوانیم به هدف برسیم. در نظر بگیرید، زمانی که تعداد واحد­هایی را که باید در هر ساعت تولید شود، افزایش می دهند، مهندسان کایزن، پشتیبان­ها و مدیران خط می­‌آیند و در تولید به ما کمک می‌کنند. اما زمانی که به هدف دست پیدا کردیم، همه آنها می­روند. برای اینکه این تعداد واحد ساعت (units-per-hour) قابل دستیابی باشد، گاهی باید نیروی‌کار کمکی داشته باشیم. طبق نموداردهای کنترل کیفیت جامع  (TQC)هر ایستگاه فقط می‌­تواند یک کارگر داشته باشد؛ اما چه اشکالی دارد که کارگران در زمان اضافه‌ای که دارند به یکدیگر کمک کنند؟ اما این چیزها را باید از مدیریت پنهان کنیم».

اینها مطالبی هستند که در کارخانه‌های جهان سومی که از نیروی­‌کار ارزان استفاده می کنند می­‌شنوید و همچنین در کارخانه­‌های غربی که توسط افراد نامطلع اداره می­شوند، جایی که محدودیت­ها و میزان­‌کار انجام شده غالب است. جایی که نوک تیز چارت سازمانی به سمت بالاست و مدیران افراد را کنترل می‌کنند. مدیرانی که فکر می­‌کنند پیرو اصول ناب هستند، مدیرانی که مهندسان صنعتی کتاب­های منسوخ «فردریک تیلور» را با عنوان جدید «مهندس کایزن» خطاب می‌کنند و وظیفه آنها را پیدا­کردن راه‌­هایی برای چلاندن افراد و تولید بیشتر می­‌دانند و البته کارگرانی که انگیزه‌­های قوی برای پنهان­‌کردن شیوه­‌های بهینه­‌سازی خود از چشم مدیریت دارند.

پروفسور، مرتکب همان اشتباه رایجی شد که تنها یکی از جنبه­‌های سیستم تولید تویاتا (مبتنی بر اصول ناب) را از میان مجموعه­‌ای از عوامل بیرون کشید (جنبه کنترل تصویری) و آن­ را در یک کارخانه چینی قدیمی (مبتنی بر اصول سنتی مدیریت)  امتحان کرد و فریاد زد که « ببینید، این سیستم جواب نمی‌دهد». وی بافت فرهنگی را که این مسئله در آن کارآمد بوده است، کاملاً نادیده گرفت. وی به شرکت تویوتا و اصول ناب نگاه کرده اما مفاهیم «احترام به افراد» و «رهبری خدمتگزار» را نادیده گرفت.

در آن بافت و فرهنگ، لازم نیست مردم ایده های بهینه سازی خود را از مدیران مخفی نمایند، زیرا این هراس وجود ندارد که مدیریت از این ایده ها سوء‌استفاده کرده و آنها را وادار به کار بیشتر نموده و پولی را که متعلق به آنهاست، از آنها بگیرد. مانند همان مسئله اشتباه رفتن راه از آغاز مسیر، زمانی که اشتباهی ریشه‌­ای مرتکب شده‌­ای، دیگر مهم نیست که گام بعدی چه باشد. با همان اشتباه اولیه به جایی می‌رسی که اصلاً ارزش رسیدن نداشته­ است.

---

نویسنده :  Bill Waddell

منبع :  www.idatix.com

ویرایش شده توسط : مجید ذوقی در پایگاه دانش بی پی ام اس

نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (Business Activity Monitoring)

موضوع نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) مفهوم جدیدی است که حدود ۱۲ سال پیش مطرح شد؛ به‌واقع با رشد مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPM) و قابلیت برقراری رابطه‌ی شفاف بین ابزارهای بلادرنگ فناوری اطلاعات و فعالیت‌های کسب‌وکار، BAM نیز پا به عرصه گذاشت. بیش از ۲۰۰۰ شرکت در جهان با استفاده از نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) و استقرار آن برای نظارت و مدیریت فرآیندها توانستند نرخ بازگشت سرمایه‌ی (ROI) خود را به‌صورت بلادرنگ محاسبه کنند.

با استفاده از این ابزار شرکت‌ها قادر خواهند بود فرآیندهای کسب‌وکارشان در انواع کارها مثل سیستم اتوماسیون اداری، مثل خود سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا از همان ابتدای کار از شروع از نرم افزارحضور و غیاب و سیستم bpms را نظارت کنند، خطاها و موارد خاص پیش‌آمده در کسب‌وکار را شناسایی نموده و به‌صورت بلادرنگ از آن‌ها گزارش‌گیری نمایند؛ بعلاوه این ابزار نحوه‌ی اجرای فرآیندها را پیگیری کرده و با تولید گزارشات مبنی بر موفق بودن یا نبودن فرآیندها باعث مدیریت بهتر فعالیت‌های موجود می‌گردد، سوددهی تراکنش کسب‌وکار را ضمانت می‌کند و بروز خطر را تا حد امکان کاهش می‌دهد.

در ابتدا، ابزارهای نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) بر روی یک سری گزارشات عمومی از فرآیندها تمرکز داشتند ولی امروزه شرکت‌ها خواهان ابزار نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) پیشرفته‌تری هستند که بتواند مسائل خاص یک کسب‌وکار را هدف قرار داده و منجر به پیشتازی آن‌ها گردند؛ بنابراین نسل دوم ابزارهای نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) پدیدار شدند که علاوه بر قابلیت‌های پیشین، در کسب‌وکار شرکت‌ها مشارکت بیشتری داشتند. به‌طورکلی سه حوزه‌ی استراتژی در این نسل پوشش دهی می‌شود:

قابلیت رؤیت کسب‌وکار و تضمین موفقیت آن

کنترل خدمات

شناسایی الگوهای پیچیده

این ابزار می‌تواند مزایا و راهکارهای بسیاری برای کسب‌وکار به ارمغان آورد، تمامی شرکت‌ها از صنایع مختلف برای دستیابی به ابزارهای نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) (مخصوصاً در نسل جدید) باید نگاهی دقیق‌تر به این موضوع داشته باشند و موارد زیر را در نظر بگیرند:

ویژگی‌های پایه‌ای نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM)

قبل از اینکه برای دستیابی به راهکارهای کسب‌وکار به دنبال نسل جدید این ابزار باشیم؛ درک تعریف این ابزار، مسئله مهم‌تری است.

مفاهیم و تعاریف اولیه‌ای که در صنعت فناوری اطلاعات ظهور می‌کنند معمولاً بعد از ورود به بازار دستخوش تغییرات می‌شوند که این موضوع منجر به سردرگمی افراد در هنگام مواجه‌شدن با این تعاریف ضد و نقیض می‌گردد.

"اساساً ابزار نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) با استفاده از سیستم‌های اجرایی و فرآیندهای کسب‌وکار، وظیفه‌ی نظارت و اندازه‌گیری فعالیت‌های کسب‌وکار را بر عهده دارد". به عبارتی چنانچه بخواهیم به‌صورت شفاف به این مقوله بپردازیم، بایستی موارد زیر را بیان نماییم:

فرآیندهای کسب‌وکار، فعالیت‌های لازم برای رخ دادن یک کسب‌وکار خاص را توصیف می‌کنند.

تراکنش‌های کسب‌وکار، درواقع نمونه‌هایی از اجرای فرآیند در عالم واقع هستند.

رخدادهای فرآیندی، رویدادهایی هستند که در حین اجرای تراکنش‌های کسب‌وکار به وقوع می‌پیوندند مانند اتمام موفق یک معامله یا بروز خطا در حین یک اجرای فرآیند.

درواقع نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) به بررسی این تراکنش و رخدادها می‌پردازد و تمرکز آن بر روی چهار ویژگی زیر است:

تعداد

سرعت

خطا

شرایط خاص

که در ادامه هر یک را به‌صورت جداگانه بیان می‌نماییم:

تعداد:

در حین اجرای فرآیندهای کسب‌وکار، سیستم نظارت بر فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM)، تعداد و مقادیر جنبه‌های مختلف فرآیند و تراکنش‌های مرتبط با آن‌ها را ردیابی می‌کند. نکته‌ای که باید به خاطر داشته باشید این است که رخدادهای مرتبط با کسب‌وکار توسط سیستم‌های فناوری اطلاعات نظارت و جمع‌آوری می‌شوند. برای توضیح بیشتر، لیستی از مواردی که معمولاً سیستم نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) پشتیبانی می‌کنند در زیر آورده شده است:

تعداد تراکنش‌ها

تعداد رخدادهای فرآیند

منافع کسب‌شده از تراکنش

منافع کسب‌شده از اجرای فرآیند

هزینه

مقدار حاشیه سود

تعداد تغییرات در یک رکورد

تعداد اجناس مصرف‌شده

تعداد تماس‌های گرفته‌شده

تعداد بلیت‌های خریداری‌شده

تعداد خطاهای رخ‌داده

تعداد روزهای سپری‌شده طبق برنامه‌ریزی

ابتدا شرکت‌ها اقدام به ساخت متریک‌های اصلی (مانند موارد یادشده) می‌نمایند. سپس رخدادهایی را بر پایه این متریک‌ها تعریف می‌کنند (مانند مشخص کردن آستانه‌ی خطر یا اختلالات آماری) و با استفاده از ابزارهای BAM پیاده‌سازی می‌نمایند. این رخدادها به هنگام به وقوع پیوستن شرایط موردنظر به کاربر هشدار می‌دهد و یا کار بخصوصی انجام می‌شود.

این ویژگی‌ها توسط تعداد زیادی از فروشنده‌های BAM به‌صورت گرافیکی در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد ولی برخی دیگر با استفاده از تکنولوژی‌های جدیدتر پیشنهاد‌های بیشتری مانند موتورهای تحلیلی ارائه می‌نمایند. موتورهای تحلیلی توسط فروشنده‌هایی تولید می‌شوند که مشتریان خود را به امکاناتی مجهز می‌نمایند که برای نمونه می‌توان موارد زیر را نام برد:

الگوهایی برای فعالیت کسب‌وکار

ارائه‌ی یک مدل پایه برای بهبود فرآیندها

ارائه‌ی درک بهتر از نحوه‌ی تعامل بخش‌های مختلف کسب‌وکار

سرعت:

جنبه‌ی دیگری از تراکنش‌های مرتبط با کارایی کسب‌وکار، سرعت است (سرعت اجرای عملیات کسب‌وکار). به همان روش که در بخش تعداد بیان شد؛ سیستم نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) میزان سرعت انجام فعالیت‌های کسب‌وکار را اندازه‌گیری می‌کند و این امکان را به کاربر می‌دهد که نتایج را مشاهده کرده یا بتواند رخداد، اعلام‌خطر یا فعالیت خودکاری را بر اساس شرایط زمانی خاص فعال نماید. مثال‌هایی از این نوع نمودارها در زیر بیان‌شده است:

مدت چرخه اجرای فرآیند

مدت چرخه به ازای هر شخص در فرآیند

مدت‌زمان انتظار بین رخدادها

زمان باقیمانده تا اجرای کامل فرآیند

عملکرد فرآیند

از طریق تلفیق این نمودارها با نمودارهای مطرح‌شده در بخش قبلی (تعداد)، تمامی اطلاعات موردنیاز برای فهمیدن میزان کارایی یک کسب‌وکار به دست می‌آید. قبلاً این اطلاعات تا حدودی از طریق سیستم‌های اطلاعات مدیریتی (MIS) به‌عنوان اولین خروجی سیستم‌های نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) به مشتریان ارائه‌شده است ولی ارزش‌های این بخش به همین‌جا ختم نشد، این سنجش‌های مبتنی بر زمان در حقیقت چیزی فرای اندازه‌گیری کارایی کسب‌وکار را پوشش دادند، پیش‌بینی!

به‌جای اینکه صرفاً این نمودارها بیان کنند چه چیز در حال رخ دادن است، می‌توانند پیش‌بینی نمایند که چه چیز در آینده رخ خواهد داد. وقتی بحث زمان مطرح می‌شود سیستم نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) تحلیلی می‌تواند برای تشخیص تغییرات در تراکنش‌های سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار از داده‌های بلادرنگ و یا قبلی استفاده کرده و این قابلیت را داشته باشد که سناریوهای مستعد به خطا را شناسایی کند. به‌طور مثال در سیستم‌های قبلی وقتی‌که یک تراکنش کسب‌وکار در حین اجرا از حالت معمول خارج می‌شد طبق یک الگوی مشخص سناریوی شکست رخ می‌داد درحالی‌که توافق‌نامه سطح سرویس (SLA) به خطا بر‌نمی‌خورد. با استفاده از این ابزار سیستم نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) می‌تواند تا زمانی که از در دسترس بودن آن سرویس اطمینان یابد اخطار ارسال کند و از این طریق چک کردن دسترسی سرویس‌ها خودکار می‌شود.

همچنین از طریق ویژگی سرعت این امکان وجود دارد که مشکلات فرآیند شناسایی و برطرف شود و اطمینان حاصل گردد که فرآیند به‌صورت مؤثر و کارا در حال بهبود است. این مشکلات می‌تواند از طریق گلوگاه‌های سیستمی یا انسان به وجود آید.

این آمارها و تحلیل‌های مبتنی بر زمان پایه‌ی استراتژی نسل دوم سیستم‌های نظارت فعالیت‌های کسب‌وکار (BAM) هستند.

خطا:

دو ویژگی فوق تعداد و سرعت مرتبط با تراکنش کسب‌وکار، اطلاعات حیاتی در مورد درستی سیستم‌های کسب‌وکار فراهم می‌کنند. این ساختار درصورتی‌که سیستم به‌درستی کار کند پذیرفته‌شده می‌باشد ولی بهترین سیستم‌ها به خطایی مانند خطاهای نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و یا خطاهای انسانی برمی‌خورند لذا BAM این خطاها را ردیابی می‌کند و با شناسایی موقعیت و چگونگی رخداد پیش‌آمده، آن‌ها را رفع می‌نماید. آمار مرتبط با شمارش و اندازه‌گیری خطاها، روند شناسایی خطاها را بهبود می‌دهد.

البته خطاهای فرآیندی همه داستان نیست. آن‌ها خیلی مهم هستند اما خطاهای کسب‌وکار اهمیت بیشتری دارند. به‌طور مثال اگر قیمت‌گذاری یک محصول اشتباه ثبت شود، روند فرآیند ممکن است بدون شناسایی خطای پیش‌آمده به انتها برسد؛ و اما BAM می‌تواند وارد عمل شود چراکه فرآیند و محتوای فرآیند را به‌خوبی می‌شناسد و درنتیجه موقعیت را شناسایی می‌کند و هشدار مناسب را به ناظر فرآیند نمایش می‌دهد.

شرایط خاص:

آخرین ویژگی BAM اندازه‌گیری شرایط خاص می‌باشد که توسط کاربر ایجاد می‌شود. اگرچه شرایط خاص تنها مرتبط به خطاها نمی‌باشد و می‌تواند رخدادهایی را نمایان نماید که کاربر از تراکنش کسب‌وکار انتظار دارد. مثل موارد قبل، BAM شرایط را پیگیری می‌کند و داده‌های آماری و تحلیلی مرتبط را از طریق اخطار و یا فعالیت خاص به کاربر اعلام می‌نماید. به‌طور مثال شرکتی خواهان هشدارهایی است که بر روی هر یک از سفارش‌های محصول خاص قرار دهد و با شناسایی و بررسی هشدار می‌تواند سطح دیدگاه شرکت را نسبت به عملکرد کسب‌و‌کار و فرصت‌های پیش رو، مرتفع سازد.

بعضی از شرکت‌های ارائه‌دهنده‌ی BAM سطحی بالاتر از ویژگی‌های پایه‌ای BAM را فراهم می‌کنند که از طریق یک موتور تحلیلی باقابلیت مطالعه و یادگیری، می‌توانند به پیش‌بینی کسب‌وکار خود دست یابند. نکته‌ی مهمی که باید در ذهن داشته باشید این است که تأثیرگذاری BAM کاملاً به ساختاری بستگی دارد که آن را پشتیبانی می‌کند. شرکت‌هایی که به دنبال پیاده‌سازی BAM هستند در مرحله‌ی اول باید مطمئن شوند که آیا سیستم BAM انتخاب‌شده حداقل نیازمندی‌های آماری کسب‌وکار آن‌ها را پشتیبانی می‌کند یا خیر سپس باید تصمیم‌گیری نمایند که کدام استراتژی و تکنیک پیشنهادی می‌تواند جوابگوی دغدغه‌های سازمانی باشد.

هفت قانون برای موفقیت داشبوردها

درحالی‌که همه مدیران اجرایی سازمان‌ها، درک درستی از مفهوم هوش تجاری ندارند، معمولا بعد از نرم افزار اتوماسیون اداری و خرید اتوماسیون اداری خواهانداشبوردها هستند؛ چرا که داشبوردها زیبا و جذابند و درعین‌حال، داده‌های ملال‌آور را به نمودارهای زیبا مبدل می‌سازند.اما سؤال اصلی این است که چه تعداد از مدیران دقیقاً می‌دانند که داشبورد برای چیست و بایستی چگونه باشد؟ پاسخ این است که صرفاً تعداد اندکی! داشبوردها دارای متقاضیان بسیاری است اما اکثر آن‌ها دقیقاً علت این تقاضا را نمی‌دانند. این مسئله زمانی پیچیده‌تر می‌شود که هر کسی تصور می‌کند که می‌داند چگونه می‌توان داشبورد ساخت و یا این‌که داشبورد می‌بایست به چه صورتی باشد. شاید هم مسئله اصلی این است که آن‌ها از پرسیدن، امتناع می‌کنند. 

در ادامه، برخی از قوانینی که در ساخت داشبورد می‌بایست به آن‌ها توجه شود، شرح داده خواهند شد.

کارهایی که نباید انجام دهید:

1. یک داشبورد را بر اساس یک گزارش صفحه گسترده‌ی موجود نسازید و نمودارها، گراف‌ها و پس‌زمینه‌های موجود در فایل اکسل خود را در داشبوردتان شبیه‌سازی نکنید. خارج از چارچوبی که سبک‌های کلاسیک و عادی اکسل در اختیار شما می‌گذارد، فکر کنید.
2. داشبورد را به مهم‌ترین و اصلی‌ترین ابزار تحلیل داده‌ها مبدل نسازید. اشتباهی رایج که اکثر افراد به آن دچار می‌شوند، همین است. با وجود آن‌که داشبوردها، ابزاری ویژه برای تصمیم سازی بهینه هستند، ولی به تنهایی پاسخ‌گوی تمامی نیازهایتان در کار نبوده و نمی‌تواند مشکلات عظیم را حل و فصل نماید. در نظر داشته باشید که چگونه داشبوردها می‌توانند با سایر ابزارها و فرآیندهای کسب‌وکار موجود، یکپارچه شده و آن‌ها را پشتیبانی نمایند.
3. هرگز پیش از شناسایی متریک‌های مورد نیاز، طراحی گرافیک داشبورد را آغاز نکنید. برای مدیران بسیار وسوسه برانگیز است که دست به طراحی داشبورد بزنند و شکل و چگونگی آن را تعیین کنند، چرا که این مرحله جذاب به نظر می‌رسد. اما همه کارها می‌بایست به ترتیب انجام شود؛ ابتدا باید بدانید که چه داده‌هایی را می‌خواهید بارگذاری نمایید و این‌که داشبورد شما قرار است پاسخ‌گوی چه مسائلی در سازمان باشد. پس از انجام این امور می‌توانید در مورد جلوه‌های گرافیکی تصمیم گرفته و مناسب‌ترین را انتخاب نمایید!

یک داشبورد باید چنین باشد:

1. ملموس: چنانچه لازم است توضیحاتی را در مورد داشبورد، اطلاعات موجود و کارکردهای آن به کاربران بدهید، می‌بایست دوباره آن را طراحی کنید. بهترین روش برای بررسی داشبورد، ارائه آن به کاربر بدون هیچ‌گونه توضیحی است. پس از این کار، بررسی کنید که کاربر تا کجا بدون کمک شما می‌تواند پیش برود. داشبوردی که طراحی و ساختار خوبی داشته باشد، خود گویای عملکرد خویش است.
2. مختصر: داشبورد می‌بایست نمایانگر اطلاعات بسیار مهم بوده و قرار نیست که تمامی جزئیات بی‌اهمیت را نیز در برگیرد. چنانچه کاربر نیازمند چنین اطلاعاتی است، می‌بایست سراغ گزارشاتی با اطلاعات کامل برود، نه داشبورد!
3. چابک: چنانچه بالا آمدن و نمایش داشبورد بیش از ۱۰-۸ ثانیه زمان نیاز داشته باشد، بدین معنی است که اطلاعات زیادی در آن درج شده است. لذا می‌بایست سناریو را دوباره مرور و ارزیابی کنید و به سؤالات زیر پاسخ دهید: آیا واقعاً لازم است که همه این اطلاعات در یک داشبورد نمایش داده شود؟ یا این‌که گواهی بر درج آن‌ها در داشبوردهای جداگانه است؟
4. شفاف: چنانچه متریک‌های زیادی را بر روی یک داشبورد نمایش دهید، ازدحام ایجادشده و از هدف اصلی دور خواهید شد.

ابتدای امر باید بدانید که دقیقاً در حال انجام چه کاری هستید و قرار است چه اطلاعاتی را به کاربران سازمان منتقل کنید. نمی‌توان و نباید همه چیز را بر روی داشبورد قرار داد. 

منبع: Seven Rules For Dashboard Success
ویرایش: مهتاب صالحی 

انبار داده‌ها در bpm (قسمت دوم)

تاریخچه انبار داده

مفهوم انبار داده‌ها به اواخر دهه‌ی 1980 زمانی که محققان IBM ،" بری دولین" و" پل مورفی" ،"کسب و کار انبار داده‌ها" را توسعه دادند، باز میگردد. در اصل، مفهوم انبار داده‌ها با هدف ارائه یک مدل معماری، برای جریان داده‌ها از سیستم‌های عملیاتی به محیط پشتیبان تصمیم‌گیری در نظر گرفته شده بود. این مفهوم تلاش میکرد تا به مسائل مختلف در ارتباط با این جریان و عمدتا هزینه‌های بالای مرتبط با آن رسیدگی کند. در صورت فقدان معماری انبار داده‌ها، در محیط‌های پشتیبان تصمیم‌گیری چند گانه مقدار زیادی از افزونگی لازم بود. در شرکت‌های بزرگتر، با توجه به متعدد بودن محیط‌های پشتیبان تصمیم‌گیری معمولا کار بر روی آن‌ها به طور مستقل انجام می‌شد. اگر چه هر محیطی به کاربران مختلفی خدمت می‌کرد، با این وجود، اغلب آن‌ها انبار داده‌های مشابهی را نیاز داشتند. معمولا  فرآیند جمع‌آوری، پاک‌سازی و یکپارچه‌سازی داده‌ها از منابع مختلف در همه محیط‌ها بخشی تکراری بود. علاوه بر این، سیستم عامل‌ها مکررا تست می‌شدند تا مطابق با نیازهای پشتیبان تصمیم‌گیری به وجود آمدند. اغلب نیازهای جدید، اجرای جمع‌آوری، پاک‌سازی و یکپارچه‌سازی داده‌های جدید را در "Data Marts" که توسط کاربران طراحی و کنترل می‌شدند، ضروری می‌ساخت.

انواع موارد استفاده از انبار داده‌ها در سازمان با توجه به سطح پیچیدگی آن‌ها

•انبار داده‌های عملیاتی آفلاین

انبار داده‌ها در این مرحله از تکامل در چرخه زمان، از سیستم‌های عملیاتی و داده‌هایی که در گزارشات یکپارچه ذخیره شده‌اند، به طور منظم (معمولا روزانه، هفتگی و یا ماهانه  ) به روز رسانی می‌شوند.

•انبار داده‌های آفلاین

انبار داده‌ها در این مرحله، با استفاده از داده‌های موجود در سیستم‌های عملیاتی به صورت منظم به روز شده و داده‌های آن‌ها در یک ساختار داده‌‌ای ذخیره می‌شود که این ساختار تهیه گزارش را تسهیل می‌بخشد.

•انبار داده‌های آنلاین

انبار داده‌های یکپارچه‌ی آنلاین، داده‌های به روز را ارائه می‌دهند. در این مرحله، انبار داده‌ها ، به ازای اجرای هر تراکنش روی منابع اطلاعاتی، به روز می‌شوند.

•انبار داده‌های یکپارچه

این انبار داده‌ها، داده‌ها را از بخش‌های مختلف کسب و کار جمع‌آوری می‌کنند، بنابراین کاربران می‌توانند اطلاعات موجود در سیستم‌های مختلف را در یک انبار داده جستجو نمایند.  
نوعی از مفهوم انبار داده در این مقاله و بخش قبلی با توضیحاتی آورده شد تا برای bpms و bpm (بی پی ام) هم تعریف آن مفهوم باشد. و از همین مفهوم استفاده شود. 

 

انبار داده‌ها در bpm

انبار داده به یک بانک اطلاعاتی وسیع گفته می‌شود که از طریق آن مدیران به تمامی داده‌های سازمان از گذشته تا حال برای تهیه گزارش و تجزیه وتحلیل دسترسی دارند، در نتیجه انبار داده نقشی پر رنگ در اتخاذ تصمیمات استراتژیک مدیران ایفا می‌کند. ممکن است داده‌ها قبل از قرارگیری بر روی انبار داده در یک فضای عملیاتی کوچکتر  قرار گیرند تا پردازش بر روی آن‌ها انجام گیرد.

انبار داده بر سه لایه staging، Integration  و Presentationاستوار است، به این ترتیب که داده‌های خامی که از منابع اطلاعاتی مختلف به دست آمده‌اند در لایه Staging قرار می‌گیرد. در لایه بعدی یا Integration داده‌ها از نظر یکنواختی (نرمال‌سازی، حذف افزونگی و ...) مورد بررسی قرار می‌گیرند. و در لایه آخر یا Presentation داده‌ها برای موارد مختلفی همچون گزارش‌گیری در ابزارهای گزارش ساز و گزارش ساز پیشرفته در دسترس کاربران قرار می‌گیرد.

انواع سیستم‌ها:

•Data Mart

Data Mart یک فرم ساده از یک انبار داده‌ها است که در مورد یک موضوع واحد از قبیل فروش، امور مالی یا بازاریابی متمرکز است. Data Mart اغلب توسط یک بخش از سازمان ساخته و کنترل می‌شود. با توجه به تمرکز Data Mart بر روی یک موضوع، معمولا داده‌های تعداد محدودی از منابع را ترسیم می‌کند. این منابع می توانند سیستم‌های عملیاتی داخلی، یک انبار داده مرکزی، و یا داده‌های خارجی باشند.

•پردازش تحلیلی آن‌لاین (OLAP)

با حجم نسبتا کمی از مبادلات توصیف می‌شوند. اغلب شامل پرس و جوهای بسیار پیچیده و تجمیع‌ها هستند. برای سیستم‌های OLAP، زمان پاسخ یک شاخص اندازه‌گیری است. برنامه‌های OLAP به طور گسترده‌ای توسط تکنیک‌های داده‌کاوی استفاده می‌شود. معمولا تأخیر سیستم‌های OLAP در حد چند ساعت است، در مقایسه با Data Mart ها که تأخیری نزدیک به یک روز دارند.

•پردازش تراکنش آن‌لاین (OLTP)

با حجم زیادی از تراکنش‌های خطی کوتاه (از قبیل DELETE، UPDATE، INSERT) توصیف می‌شود. سیستم‌های OLTP بر روی پردازش پرس و جوهای بسیار سریع و حفظ تمامیت داده‌ها در محیط‌های Multi Access تأکید دارد. اندازه‌گیری تعداد تراکنش‌ها در هر ثانیه برای سیستم‌های OLTP مؤثر است. پایگاه‌های داده OLTP حاوی اطلاعات دقیق و جاری است. طرحی که برای ذخیره پایگاه‌ داده‌های تراکنشی استفاده می‌شود مدل موجودیتی ( عموما 3NF) است. 

•تجزیه و تحلیل پیش‌بینی شده

تجزیه و تحلیل پیش‌بینی شده در مورد پیداکردن و تعیین کمیت الگوهای پنهان در داده‌ها با استفاده از مدل‌های پیچیده ریاضی است که می‌تواند برای پیش‌بینی نتایج آینده استفاده شود. تجزیه و تحلیل پیش‌بینی شده متفاوت از OLAP است، چرا که OLAP بر روی تجزیه و تحلیل داده‌های تاریخی و واکنش‌ طبیعی‌ آنها تمرکز دارد، در حالی که تجزیه و تحلیل پیش‌بینی شده تمرکزش بر آینده است. این سیستم‌ها نیز برای  CRM مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مزایا:

یک انبار داده یک کپی از اطلاعات سیستم‌های عملیاتی را در بر دارد. این پیچیدگی معماری این فرصت را فراهم می‌کند که:

•با تجمیع داده‌ها از منابع متعدد درون یک پایگاه داده برای ارائه داده‌ها می‌توان تنها از یک موتور پرس و جو استفاده کرد.

•کاهش مشکلات قفل شدن پایگاه داده سیستم‌های عملیاتی با جداسازی اجراهای بزرگ، طولانی و تجزیه و تحلیل پرس‌وجوها از پایگاه داده‌های عملیاتی.

•حفظ تاریخچه داده، حتی اگر سیستم‌های عملیاتی این داده ها را نگهداری نکنند.

•با ادغام داده‌های سیستم‌های عملیاتی متعدد، توانایی ارائه دید متمرکز از تمامی داده‌های شرکت را خواهیم داشت. این مزیت همیشه ارزشمند است، به ویژه برای سازمان‌هایی که با این ادغام رشد می‌کنند (مانند هولدینگ‌ها).

•بهبود کیفیت داده‌ها، با ارائه کد سازگار و توضیحات، نشانه‌گذاری یا حتی رفع مشکل داده‌های اشتباه

•ارائه مداوم اطلاعات سازمان 

•ارائه یک مدل داده مشترک برای همه اطلاعات مفید صرف نظر ار منابع داده

•بازسازی داده‌ها به طوری که باعث ساده‌سازی برقراری ارتباط کاربران با داده‌ها شود.

•بازسازی داده‌ها به طوری که باعث بهتر شدن عملکرد پرس‌وجوها شود، حتی برای پرس‌وجوهای تحلیلی پیچیده.

•ارزش دادن به برنامه‌های عملیاتی کسب‌وکار، به ویژه سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)

•ساده‌سازی نوشتن پرس‌وجوهای پشتیبان تصمیم‌گیری