مدیریت فرایند کسب و کار پویا (Dynamic Business Process Management) در مبحث بی پی ام اس (bpms) پایگاه دانش مورد بررسی قرار گرفته و توضیحات آن قابل ملاحظه است:
در فناوری مدیریت فرآیند کسبوکار یا همان بی پی ام اس، یک فرآیند کسب و کار bpms در قالب مجموعه‌ای از مراحل ساختار یافته و قابل تکرار تعریف می‌گردد به طور مثال، فرض کنید پردازش یک گزارش هزینه در ۵ مرحله معین انجام می‌گیرد:
کارمند یک فرم درخواست هزینه را کامل میکند،
یک مدیر آن را تأیید میکند،
یک مدیر ارشد آن را تأیید میکند،
درخواست به منظور صدور چک به "امور پرداخت" ارسال می‌گردد و
چک برای کارمند ارسال میشود.
با وجود اینکه احتمال و امکان تغییرات (در فرایند) وجود دارد، تعداد و نوع مسیرهای ممکن برای انجام یک فرایند، همچنان قابل تعریف هستند. به عنوان مثال یک فرایند محاسبه‌ی هزینه ممکن است مسیرها و مراحل مختلفی را بر اساس میزان کل هزینه یا بخش کارمندان طی کند.
مدیریت فرآیند کسبوکار پویا به منظور مقابله با شرایطی پدید آمده که در آن‌ها وجود استثنائات بیش از حد، مانع مستندسازی تمام مسیرهایی که یک فرآیند ممکن است طی نماید، میشود. در این‌گونه موارد فردی که مسئولیت انجام کار (وظیفه) جاری را دارد باید به صورت لحظه‌ای (on-the-spot) برای تعیین مسیر فرایند تصمیم‌گیری کند. سیستم های مدیریت کسبوکار در شرایطی که بخش مشخصی از کار نیازمند تغییر است، اجازه اضافه کردن "مرحله" به فرایند را در بی پی ام اس (bpms) به کاربر یا مدیر می‌دهد. این‌گونه موارد (تغییرات) معمولاً در فرایندهایی مشاهده میشود که برای تأمین داده ورودی، تأییدها، نظرات، تجدیدنظرها و یا تصمیمات اجرایی لحظه‌ای نیازمند گروه وسیعی از افراد هستند. به عنوان مثال می‌توان به فرایندهای مرتبط با قانون و یا "مدیریت موردی بیمه" (Insurance Case Management) اشاره کرد.
- در فرآیند کسب و کار چه اطلاعاتی بین افراد منتقل میشود؟
این به شما این امکان را می‌دهد تا به جابه‌جایی‌های داخلی سمت‌وسو دهید و آن‌ها را به حداقل برسانید اگر شما می‌خواهید از سیستم‌های BPM استفاده کنید این به شما کمک میکند تا اطلاعاتی که باید منتقل شوند را تشخیص دهید زمانی که شما با یک مجموعه پیچیده از اطلاعات مواجه شدید باید بپرسید این جریان اطلاعات چرا اتفاق می‌افتد و آیا سازمان به آن‌ها نیاز خواهد داشت؟
- با چه سیستمی اعم از داخلی یا خارجی ارتباط دارد؟
باید ببینید شما به دنبال چه سطحی از یکپارچگی هستید. اغلب فرایندهای کسبوکار با سیستم‌های دیگر یکپارچه میشوند. بعضی‌اوقات این یکپارچگی باعث پیچیدگی بیشتر در فرایند و مسیریابی میشود. توجه داشته باشید که یکپارچگی باید خروجی موردنظر مشتری را به سهولت تأمین نماید. ما از تکنولوژی برای کمک به خود استفاده می‌کنیم و نباید کاملاً به آن متکی شویم. امروز ابزارهای BPM خوبی وجود دارد که این کار را برای شما میکند.
- آیا قوانین کسب‌وکاری که در فرایند تأثیرگذار باشند وجود دارد؟
بپرسید چه قوانین کسب‌وکاری در فرایند وجود دارد؛ همچنین بپرسید معمولاً چه مدت طول می‌کشد تا این قوانین تغییر کند؟ و مهم‌تر از همه آیا هنوز به کار می‌آیند؟ اگر شما قرار است از موتور قوانین به عنوان بخشی از ابزار BPM استفاده کنید این به شما کمک میکند تا بدانید قوانین باید در فرایند قرار بگیرند یا به‌عنوان جزئی جدا از فرایند باشند.
- گزارش‌های موردنیاز شما چیست؟
اطلاعات و مسیریابی فرایند شما، بستگی به گزارش‌های موردنیاز شما دارد. اگر کاربر به گزارش‌های واحد کسبوکار نیاز داشته باشد شما باید فیلدهای موردنظر را به فرایند اضافه کنید.بسیار مهم است که شاخص با خروجی موفقیت‌آمیز مشتری مطابقت داشته باشد وگرنه اطلاعاتی که موردنظر هست را به دست نخواهید آورد. شما می‌توانید از ابزارهای کسبوکار هوشمند که به ابزار BPM اضافه‌شده برای به دست آوردن اطلاعات استفاده کنید.
- مهلت زمانی پیاده‌سازی و محدودیت‌های شما چیست؟
ممکن است که افراد از شما راجع به زمان آماده‌سازی سیستم بپرسند که چه زمانی این سیستم آماده میشود. دقت نمایید که زمان آن را باز و منعطف بگذارید، مگر اینکه تیم تجزیه‌وتحلیل شما همه‌چیز را بررسی کرده باشد. زمان تخمینی ندهید، محدودیت‌های سازمان را دربیارید و ببیند چطور میشود با آن‌ها کنار آمد.
- کسی وظیفه پاسخ‌گویی به نیازمندی‌ها و محصول نهایی را بر عهده دارد؟
پیدا کردن افراد مناسب مهم است. اگر یک نفر نیازمندی‌ها را شناسایی میکند و فرد دیگری تست آن‌ها را انجام می‌دهد ممکن است مشکلاتی را به دنبال داشته باشد. شما باید مطمئن بشوید که ذینفعانی که در لیست شما هستند درست انتخاب‌شده‌اند و شما به‌اندازه کافی در طول زمان پیاده‌سازی با آن‌ها بحث کرده‌اید. این خیلی مهم است که شما مطمئن باشید که مدیران ارشد، فرایند و بهبودهای آن را تأیید کرده و حمایت کامل خودشان را نشان داده باشند.
شروع یک پروژه BPM (مدیریت فرایندهای کسبوکار) و انتخاب یک BPMS ( بی پی ام اس ) مناسب، نیاز به یک سری مهارت دارد؛ به‌خصوص اگر سازمان شما برای نخستین بار است که برای انجام چنین کاری گام برداشته است. راه‌های زیادی برای شروع یک پروژه BPM وجود دارد که اگر شما بخواهید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید می‌توانید از سؤالات زیر کمک بگیرید:
۱- چه فرایندی در دست است و آن فرایند چه کاری انجام می‌دهد؟
شما ابتدا باید ببینید که فرایند به چه حوزه‌ای مرتبط است و بدانید که حاصل آن چیست، این به شما، چرایی وجود این فرایند را در bpms نشان می‌دهد. همچنین باعث میشود که فرآیندهای حیاتی سازمان را شناسایی کنید. فرایند کسبوکار، باید در راستای رسیدن به نتایج موفقیت‌آمیز موردنظر مشتری باشد. خود را به یک فرایند محدود نکنید چرا که هر فرایند در سازمان حتماً برای رفع نیاز مشتری به وجود آمده است(حتی اگر آن فرایند تکراری باشد).
۲- فرایند حاضر چگونه کار میکند؟
برای فهمیدن اتفاقی که در فرایند در حال روی دادن است، شما باید متوجه شوید که فرایند کنونی چه کار میکند. راه‌های زیادی برای این کار وجود دارد. برای مثال استفاده از فلوچارت یا متدهای CEO نمونه‌هایی از این مورد است. اگر سازمان شما یک نقشه‌ی فرایند ندارد اکنون زمان مناسبی است که شروع به کشیدن آن کنید، اما به یاد داشته باشید که هدف از این کار تنها فهمیدن فرایند کنونی است و نیازی نیست که نقشه فرایند را به دست آوریم.
۳- چه افرادی در فرایند مشارکت دارند و نقش آن‌ها چیست؟
درک فرایندها باعث شناسایی بهتر نقش افراد و مسئولیت‌هایی که آن‌ها در طی فرآیند بر عهده‌دارند، میشود. همچنین به شما کمک میکند که افراد مناسبی را برای وظایف پیدا کنید. به همین دلیل مهم است که افراد از قسمت‌های مختلف که در مدل‌سازی فرایند مشارکت داشته‌اند برای ایفای نقش‌های فرایند انتخاب شوند؛ چون آن‌ها وظایفی را انجام می‌دهند که بقیه افراد از آن اطلاعی ندارند و نمی‌توانند آن‌ها را در فرایند مدل‌سازی کنند.
۴- چه واحد‌هایی از کسبوکار در فرایند شرکت می‌کنند؟
این به شما کمک میکند که ذینفعان را بشناسید و اینکه طراحی فرایند چقدر پیچیده خواهد بود را درک کنید. قانون کلی این است که اگر واحد بیشتری وجود دارد فرایند پیچیده‌تر خواهد بود و تلاش بیشتری از شما می‌طلبد تا همگی را در یک موضع مشترک قرار دهد. هرچقدر شما در سازمانتان بخش‌های وظیفه‌ای(اصلی) داشته باشید، فرایند شما پیچیده‌تر خواهد بود. هدف بهینه‌سازی فرایند مثلا در bpms، رهایی از بخش‌های وظیفه‌ای(اصلی) بلااستفاده است و همچنین طراحی سازمان سلسله مراتبی برای تأمین نیاز مشتری است.
۵- ارزش فرایند برای مشتری چه خواهد بود؟
حالا شما شروع به پرسیدن راجع به نیازهایی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود می‌کنید. توجه داشته باشید که در چه حوزه‌ی کسب‌وکاری هستید، نیاز مشتری‌ها چیست و چگونه آن‌ها را با حداقل تعامل با مشتری می‌توانید حاضر کنید. فرایندی که به‌طور مستقیم نمی‌تواند نیاز مشتری را رفع کند را می‌بایست رها نمود. همچنین وظایفی که در فرایند هستند و به‌طور واضح به هدف ما کمکی نمی‌کنند باید از بین برده شده یا حداقل بهبود داده شوند.
۶- فرایند از کجا شروع و در کجا به پایان می‌رسد؟
این بسیار مهم است، در بی پی ام اس حتی از اینکه شما در چه کسب‌وکاری هستید هم مهم‌تر است. زمانی شما متوجه اهمیت این موضوع می‌شوید که مشاهده می‌کنید کارمندان نمی‌دانند که فرایند مشتری کجا شروع و کجا به پایان می‌رسد بلکه آن‌ها تنها بخش خودشان را در فرایند می‌شناسند. اطمینان حاصل کنید که هر کس هم نسبت به بخش خودش و هم سایر قسمت‌ها، آگاهی داشته باشد. این منجر به فعالیت بیشتر افراد در پیشرفت فرایند شده و شناخت بهتر در بی پی ام اس و همچنین کارها برایشان معنای بهتری پیدا خواهد نمود؛ چرا که می‌دانند کدام بخش از فرایند را انجام می‌دهند و چه نقشی در کل فرایند دارند و از به وجود آمدن بخش‌های وظیفه‌ای (اصلی) که درست کار نمی‌کنند جلوگیری میکند
برای عملیاتی کردن تفکر BPM بی پی ام در حوزه کسبوکار می‌بایست در ابتدا به بررسی وضعیت فعلی فرآیندهای سازمان پرداخته و میزان «بلوغ فرآیندهای سازمان» شناسایی شود. «مدل‌های بلوغ فرآیندی» ابزارهای مناسبی هستند تا با کمک آن‌ها سطح بلوغ سازمانی را در حوزه فرآیندهای کسبوکار تشخیص داده و برنامه‌ریزی در جهت بهبود آن انجام گیرد. مدل بلوغ، سطوحی را شرح می‌دهد که یک سازمان از سطح اولیه‌ی بلوغ به سمت سازمان بالغ حرکت میکند. نهایتاً با بالغ‌شدن سازمان در حوزه مدیریت فرآیندهای کسبوکار، فرآیندها بصورت یکپارچه اجرا و پایش میشوند، بهبود مستمر در سازمان به وقوع می‌پیوندد و فرآیندها با استراتژی سازمان هم‌راستا میشوند.
سطح ۱: مبتنی بر قهرمان
دانش فرآیندی در سازمان، بسیار کم وجود دارد یا به طور کلی وجود ندارد،
فرآیندها به صورت موردی (ad-hoc) هستند،
فعالیت‌ها برنامه‌ریزی شده نیستند و هر بار ابداع میشوند،
مواجه شدن با بحران یک اتفاق دائمی است،
موفقیت به افراد ( قهرمان) وابسته است.
سطح ۲: فرآیندهای پراکنده
برخی فرآیندها درک شده اند و می‌توان آن‌ها را تکرار کرد ولی مستند نیستند،
شناخت و دانش فرآیندی تا حدی وجود دارد،
موفقیت به نقش‌ها وابسته است.
سطح ۳: فرآیندهای یکپارچه
فرآیندها در سطح سازمان مستند و استاندارد شده‌اند،
شناخت فرآیندها و دانش فرآیندها بر اساس رویه‌های مستندسازی فرآیندها وجود دارد،
مستندات فرآیندها در سطح سازمان به اشتراک گذاشته میشوند،
از مفاهیم BPM و IT جهت خودکارسازی فرآیندها استفاده میشود.
سطح ۴: مدیریت شده
فرآیندها اندازه‌گیری و کنترل میشوند، معیارها و مقیاس‌ها تعریف شده‌اند،
سازمان براساس فرآیندها مدیریت میشود،
نتایج فرآیندها قابل پیش‌بینی هستند،
فرآیندها جهت بهبود، مکانیزه شده و اندازه‌گیری میشوند.
سطح ۵: بهبود مستمر
بهبود مستمر فرآیندها بر اساس داده‌های کمی صورت می‌گیرد،
مدیریت تغییرات به عنوان یک عمل استاندارد در سطح سازمان وجود دارد.
BPM بی پی ام به یک رویکرد مدیریتی کُل نِگر اشاره دارد که فرآیندهای کسبوکار سازمان را با توجه به خواسته‌ها و نیازهای مشتریان سازماندهی میکند. درحقیقت BPM بی پی ام رویکردی است که سازمان را به «توانایی تغییر» مجهز میکند، و این تغییر هر دو بعد «انسانی» و «تکنولوژی» را شامل میشود
RayBPMS که راهکار بی پی ام اس شرکت نرم افزاری مهندسی رایورز می باشد، با ارتقاء توانمندی و مهارت سازمانی در چرخه مدیریتی «طراحی، اجرا، بازبینی و تطبیق»، دستیابی به شاخص‌های بهره‌وری موردنظر مدیریت ارشد را در bpms خود تسهیل می‌نماید. با استفاده‌از این ابزار، مدیریت سازمان در سطوح مختلف می‌تواند نظام‌های کنترل و تضمین‌کیفیت را به‌طور مکانیزه مستقر و کیفیت فعالیت‌ها و در‌نتیجه کالا و خدمات را بطور مداوم پایش نموده و ارتقاء دهد. با تسریع در عملیاتی کردن نیازها، مدیریت سازمان با استفاده از بی پی ام اس قادر خواهد‌بود با روش‌های نظام‌مند به «بهینه‌سازی مستمر فرآیندها» بپردازد، مدل تعالی سازمانی را سریعتر و مطمئن‌تر طی‌کند و به رشد و بلوغ موردنظر خود دست‌یابد.
سیستم‌های عملیاتی متعدد و پراکنده که برای بخش‌های مختلف سازمان طراحی و به صورت جزیره‌ای، عملیاتی شده‌اند، آسیب‌ها و هزینه‌های بسیاری به‌بار می‌آورند. با استقرار RayBPMS و‌با استفاده از بی پی ام اس (BPMS) امکانات یکپارچه‌سازی این محصول، شکاف میان این سیستم‌ها پُر‌شده و شاخص‌های یکپارچه‌گی اطلاعاتی و فرآیندی سازمان ارتقا می‌یابند. از‌این‌رو امکان ارائه خدمات الکترونیک به‌طور چشمگیر تسهیل‌گردیده و مسیر دستیابی به «سازمان الکترونیک» با بی پی ام اس کوتاه می‌گردد.
ویژگی‌های بارز راهکار بی پی ام اس رایورز (دستاوردهای بی پی ام اس) :
مدل‌سازی و اجرای فرآیندهای پیچیده ارتباطی در کمترین زمان ممکن و با حداقل کدنویسی در بی پی ام اس
قابلیت تعامل نیروی‌انسانی سازمان با فرآیندها و انجام امور‌جاری ازهر نقطه جغرافیایی در بی پی ام اس
در اختیار‌داشتن رابط‌های سرویس‌گرا جهت تعامل با دیگر سیستم‌ها در بی پی ام اس
مانیتور و پایش فرآیندهای اجرایی سازمان به صورت لحظه‌ای در BPMS
مدیریت فرآیندها با محوریت افراد در BPMS
تصمیم‌گیری بهینه با استفاده از ماژول پشتیبان تصمیم‌گیری در bpms
به حداقل رساندن زمان تلف‌شده در اجرای فرآیندها در بی پی ام اس
مدیریت کارآمد فرآیندها در تمامی سازمان در bpms
طراحی تا اجرا در‌کمترین زمان با کمترین هزینه در بی پی ام اس
افزایش کیفیت انجام فعالیت‌ها در کنار کاهش زمان و هزینه در بی پی ام اس
مزایا و برتری راهکار بی پی ام اس :
پشتیبانی از بهبود مستمر فرآیندها
تغییر نگارش فرآیند / فرآیندهای در حال اجرا
امکان نظارت و کنترل فرآیندهای در حال اجرا
مشاهده‌ی Log فعالیت‌ها و امکان تغییر Stateهای فرآیند با ابزار مدیریت فرآیندهای در‌حال اجرا (HAT)
مدیریت داده‌های تحلیلی فرآیند
کنترل مدیریت زمان بر مبنای فعالیت‌های فرآیند
کنترل و مدیریت هزینه بر مبنای فعالیت‌های فرآیند
کنترل بازدهی کاری افراد
کنترل تراکم کاری افراد
شناسایی گلوگاه‌های فرآیندی
یکپارچگی با پورتال سازمانی
مدیریت ارتباطات با افراد بیرونی در پورتال
امکان رهگیری فرآیند در پورتال
پشتیبانی از فرم‌های Offline
ایجاد یکپارچگی میان سیستم‌های اطلاعاتی
پشتیبانی از تکنولوژی‌های مختلف در برقراری ارتباط میان سیستم‌ها
یکپارچگی با اتوماسیون اداری
پشتیبانی از ورود یکپارچه
جلوگیری از کارتابل های پراکنده
ارائه ماژول پشتیبان تصمیم‌گیری
ساخت داشبورد در محیط طراحی فرم
امکان ثبت تایم‌شیت بر‌روی وظایف
ارتباط با گزارش‌ساز رایورز (ARPG)
کاربری آسان
نصب آسان با پیش‌نیازهای حداقل
قابلیت استفاده‌ی مجدد فرآیندها و قوانین
Error Handling با زبان فارسی
محیط تعریف قوانین بصورت طراحی و کدنویسی
ارزشیابی مدل‌سازی فرآیند در هنگام طراحی
طراح فرم ساده و کارآمد
محیط Data Mapper ساده و کارآمد
امکان تعریف فرم‌های مبتنی‌بر وب بدون کدنویسی
ارائه رابط WYSWYG
امکان پیش‌نمایش فرم در زمان طراحی
امکان استفاده از تم‌های آماده
دسترسی به کنترل‌های متنوع در طراحی فرم
بررسی صحت اطلاعات ورودی کاربر
پشتیبانی از تکنولوژی Ajax به صورت خودکار
بررسی درستی ورود اطلاعات با استفاده از قوانین
امکان استفاده از ابزار طراحی قوانین در فرم (بصورت گرافیکی/ محیط کدنویسی)
امکان تعریف فرم های مستقل از‌فرآیند
امکان استفاده از فرم های خاص ساخته شده توسط برنامه نویس
امکان تعیین سطوح دسترسی بر‌روی اجزای فرم
امکان تعریف رفتار فرم در هرمرحله از فرآیند
امکان تعریف فرم‌هایMaster-Detail