در تعاریف BPMS بی پی ام اس مشخصاتِ BPMN قوانین و تعاریف فنی فراوانی ارائه می دهد. اما چگونگی خلق مدل های فرآیندی، که در ماموریت اصلی خود به حداکثر رساندن فهم فرآیندِ "همانگونه که است" یا "چگونه باشد" هست، را آموزش نمی دهند. به منظور کارآمد اجرا کردن مدل سازی فرآیند، شما می بایست فراتر از مشخصات رفته و یک روش شناسی پایه ای، بهترین تمرین ها و الگوهای نموداری ویژه را برای استفاده در موقعیت های عادی فرا بگیرید. بر ای روشن کردن این موضوع، در ادامه 10 نکته برای مدل سازی کارآمد ارائه می شوند.
منطق فرآیند را در نمودار آشکار کنید.این عمل بی شک بنیادین است، با این وجود مکرراً در میان مدل سازان مبتدی نادیده گرفته می شود. مشخصاتِ BPMN علاوه بر اشکال و رابطانِ مختلف که در نمودار چاپ می شوند، جزئیات تکمیلی را توصیف میکنند که در باب ویژگی هایی که تنها از طریق ابزار مدل سازی و یا در مستنداتِ با جزئیاتِ وافر که می توان با استفاده از آن ابزار تولید کرد، قابلیتِ دیده شدن دارند. اما به حداکثر رساندن فهم مشارکتی نه از طریق معاینه ی فردی و خصوصی مدل شما به وسیله ابزار به دست می آید و نه از راه کاوییدن 100 صفحه از مستندات. این عمل به وسیله گروهی انجام می پذیرد که دور میزی نشسته اند و به نسخه ی چاپ شده ی نمودار چشم دوخته اند و معمولاً در مورد اینکه چگونه می توان آن را بهبود بخشید، تبادل نظر می کنند.
به طور کارآمد این عمل به دو معنی می باشد. اول این که، همه اجزا نمودار را نامگذاری کنید-نه تنها فعالیت ها را بلکه زیرفرآیندها، رویدادهای بینابینی، ورودی ها، جریان های ترتیبی، رویدادهای نهایی و جریانِ پیغام ها. برخی ویژگی های مورد نیاز، مانند مدت زمان یک رویدادِ زمان دار، احتمال دارد که در نمودار به نمایش در نیایند. اگر چنین است یک نام به رویدادی بدهید که آن اطلاعات را همانند سازی می کند. اگر موفق به دیدن آن در نمودار نمی شوید، پس حتماً ارزش چندانی ندارد.
دوم این که، استثناهایی که منطق را در نمودار آشکارا تحت تاثیر قرار می دهند را نمایش دهید. بر خلاف بسیاری از نشانه های قدیمی، BPMN ابزاری برای این کار در اختیار شما قرار می دهد حتی اگر یک طراح نباشید.
مدل های خود را در هنگامی که نمودار خروجی اصلی می باشد، اعتبار ببخشید. یک مدل فرآیند چیزی بیش از یک طرح است و یک ابزار مدل سازی بیش از یک ابزار طراحی می باشد. یک ابزار مدل سازی در BPMS بی پی ام اس دارای قانون ها و معانی BPMN می باشد که درون آن تعبیه شده اند و یک کلید "معتبر سازی" در اختیار شما قرار می دهد که در صورت خطی از مشخصات، فهرستی از خطاها را به نمایش می گذارد. یک شابلون BPMN رایگان در Visio قادر به انجام این کار نیست. اگر می خواهید که دیگران مدل های شما را درک کنند، نیازمندید که در ابتدا به آنها اعتبار ببخشید، بر این اساس شما می بایست از کلید "معتبر سازی" استفاده کنید و چگونگی بر طرف کردن خطاها را بیاموزید.
مدل های خود را طبقه بندی کنید. موضوعی که BPMN را از دیگر شیوه های مدیریتی متمایز می کند تاکید آن بر نگرش بر کسب وکار از منظری پیاپی و عملکرد متقابل است. ثبت فرآیندها در مدل های مسطح که 30 فوت از فضای دیوار را اشغال می کنند اجازه یک جا مصرف شدن آن نمایِ پیاپی را نمی دهد. در عوض ما یک روش شناسی بالا به پایین را آموزش می دهیم که در بالاترین نمودار تمام فرآیند را بر روی یک صفحه به نمایش می گذارد به عنوان مثال شما یک سیستم حضور و غیاب را تصور کنید و از زیر فرآیندها برای گسترش دادن جزئیات یک فرآیند در سطوح نموداری زیرین همین نرم افزار حضور و غیاب استفاده نموده تا شما قادر باشید مدل خود را بزرگنمایی و کوچکنمایی کرده و هر سطح دلخواه از جزئیات سیستم حضور و غیاب را توصیف کنید. این پروسه ممکن است در صفحات متعددی به چاپ برسد اما در درون، انسجام یک مدل برجای می ماند.
بر روی فرآیند خود عنوانِ "فعل-اسم" بگذارید. BPMN فرآیندها را در جایی که آن ها عکس العمل نشان می دهند، بر اساس جریان های فعالیت توصیف می کند. آنها نمایانگر کارِ انجام شده در فرآیند می باشند. فعالیت ها، وضعیت یا کارکردهای کسب و کاری، و یا تعاملاتِ مورد استفاده نیستند. به منظور تقویت این ایده، ما از فراگیران درخواست می کنیم تا فعالیت های خود را به طور مداوم با استفاده از ساختار "فعل-اسم" نامگذاری کنند، برای نمونه: از"اعتبار را بررسی کنید" یا "سفارش را اعتبار ببخشید" به جای "بررسی اعتبار" (کارکرد) و یا "سفارش معتبر" (وضعیت). هر کدام از فعالیت ها را یک منبع قرار است اجرا کند و عنوان هر فعالیت می بایست اینکه چه عملی اجرا می شود را توصیف کند.
انواع عملکرد را مشخص کنید. یکی از ویژگی های BPMN که هیچ گونه نمودِ استاندارد شده ای در نمودار ندارد، نوع عملکرد است. مشخصات، انواع عملکرد را معین میکنند، با این وجود در حقیقت دو مورد از آن ها را باید متمایز کرد: کاربر (عملکرد انسانی) و خدمات (عملکرد ماشینی). خوشبختانه بیشتر ابزارهای BPMN انواع عملکرد را با استفاده از آیکون های درون فرمِ فعالیت متمایز می کنند، با این حال شما می بایست مشخص کنید که کدام عملکرد مورد نظر می باشد.
از یک عملکرد به منظور مسیردهی به کار استفاده نکنید. دیگر خطای رایج مبتدیان وارد کردن عملکردهایی چون "به مدیر ارسال کن" مثلا در سیستم اتوماسیون اداری که همراه با آن جریانی ترتیبی به یک عملکرد می آید، در نمودارِ قابل دسترسی مدیر می باشد. جریان ترتیبی از قبل مشغول مسیردهی کار به مدیر بوده است، بنابراین عملکرد "به مدیر ارسال کن" زائد می باشد. آن را حذف کنید.
در اینجا مشکل دومی نیز وجود دارد. بهترین عمل، نگه داشتن کلماتِ کلیدی "ارسال کن" و "دریافت کن" در اسامی عملکردها به منظور ارسال کردن و دریافت کردن انواع عملکرد می باشد که همسنگ با رویدادهای پیامی هستند. در BPMN یک "پیغام" به مفهوم یک سیگنال، میان فرآیند و نوعی موجودیت بیرونی می باشد. در این جا مدیر یک موجودیت بیرونی نیست، اما یک شرکت کننده در فرآیند است. بر این اساس، این یک پیغام نیست و نمی بایست عنوان "ارسال کن" داشته باشد. اگر مایلید که با مدیر بدون جهت دادن به خودِ کار چیزی در میان بگذارید، می توانید از عملکردی به عنوان "مدیر را در جریان قرار بده" بهره بگیرید. چنین اعمالی در ابتدا ممکن است ناچیز به نظر بیایند، اما در انتها آن ها قوه فهمِ فوری هرآنچه در نمودارها در حال اتفاق افتادن هستند را برای همه نیروهای سازمانِ شما فراهم خواهند کرد.
وضعیت های نهایی موفقیت و شکست را در یک زیرفرآیند با استفاده از رویدادهای نهایی مجزا مشخص کنید. هر مسیرکه در یک زیرفرآیند فعال میشود، می بایست الزاماً پیش از اینکه آن زیرفرآیند تکمیل شود، به انتها برسد. شما می توانید یک روداد نهایی مجزا برای زیرفرآیند طراحی کنید و همه ی مسیر ها را به آن جهت بدهید و یا رویدادهای نهایی متعدد طراحی کنید و مسیرهای خاص را به هر کدام از آن ها جهت دهی کنید. از آنجایی که "پیوستی" ضمنی در تمامی رویدادهای نهایی وجود دارد، این موضوع به لحاظ فنی اهمیتی ندارد. با این وجود در طراحی و نامگذاری رویدادهای نهایی مجزا برای هر وضعیت نهایی متمایز درزیرفرآیند، منفعت وجود دارد، به خصوص اگر برخی وضعیت هایِ نهایی نمایانگر "موفقیت" و برخی دیگر "شکست" و یا هرگونه استثنا باشند.
شما می توانید یک زیرفرآیند را با یک راه خروجی دنبال کنید تا دریابید که آیا می بایست فرآیند را ادامه داد ویا دست به کاری دیگر زد، مثلا به آن پایان داد یا آن را به مرحله قبلی بازگرداند. مطابقت دادن عنوان راه خروجی با عنوانی که برروی رویداد نهایی می باشد، آن پیوند را مشخص می کند. متناوباً، یک رویداد نهایی بر یک مسیر استثنایی درون یک زیرفرآیند می تواند یک خطا را دوباره به میان آورد، که بوسیله ی یک رویدادِ خطای وابسته بر روی مرز زیرفرآیند گرفته می شود. این پدیده می تواند باعث به انتها رسیدن فرآیند و یا دنبال کردن جریان استثنایی دیگر شود. به همین منوال، مطابقت دادن عنوان هایِ "به میان آوردن" یا "گرفتن" رویدادها، این ارتباط را درون نمودار مشخص می کند.
از ریزفرآیندها در جهت ارزیابی رویدادهای وابسته بهره گیری کنید. رویدادهای بینابینیِ وابسته به فعالیت یک فرایند، بدین معنی می باشند که اگر رویداد در زمان اجرا شدن یک فعالیت اتفاق بیفتد، از اجرای فعالیت صرف نظر کرده وبه سمت پایین جریان ترتیبی به بیرون آن رویداد حرکت کنید. یک ترفند کارآمد، در میان گرفتنِ یک توالی از فعالیت ها با یک زیرفرآیند به صرفِ منظور تعریف کردن ارزیابی آن رویداد است. برای نمونه، اگر شما یک فرآیند ترتیبی با مراحلی از A تا Z داشته باشید و بخواهید به مشتری امکان تغییر یا صرف نظر کردن از یک سفارش بدون جریمه در هر زمانی میان مراحل B تا G بدهید، می توانید ترتیب میان Bتا Gرا درون یک زیرفرآیند احاطه کنید و یک رویداد پیامی و برطرف کننده، ویژه یِ جریان استثنایی به آن بیفزائید.
در BPMS بی پی ام اس الگوهای خاص نموداری را استانداردسازی کنید تا انواع استثناها را تشخیص دهید. BPMN، دستگاهی علامت گذاری سازگار با کسب و کار برای توصیف کردن رفتار کنترل استثناها فراهم می کند. با وجود اینکه مشخصات BPMN برای مدل سازی، آزادی زیادی فراهم میکند، بهترین عمل یادگیری الگوهای متمایز نموداری به منظور تمیز دادن میان انواع استثناها و استفاده مداوم از آن ها می باشد. ما در مبحث درسی خود، برای مثال الگوهای متمایزی برای مدل سازی استثناهای درون-تجاری، خطاهای سیستمی، اتمام زمان های کاربری، موارد استثنا در پاسخ های دریافتی، رویدادهای درخواست نشده، و دیگر موارد را آموزش می دهیم. بازهم تاکید می کنیم، قاعده یِ اصلی، درکِ دقیق آنچه که از خود نمودار بیرون می آید است.
با استفاده دائمی از جریان های پیغامی، محتوای تجاری را به نمایش بگذارید. علاوه بر جریانِ فعالیت فرآیند خودتان، BPMN امکان نمایش دادن تعاملات میان فرایند شما و فرایندهای بیرونی را به عنوان رابطان تعجیلی که جریان های پیغامی نامیده می شوند را فراهم می کند. جریان های پیغامی به طور معمول درخواست ها، پاسخ ها، و رویدادهای درخواست شده که با فرآیند بیرونی مبادله می شوند را ارائه می دهند. در فرآیند شما، جر یان های پیغامی به فعالیتهای متمایز و رویدادهایی مرتبط می شوند که به دقت نشانگر چگونگی پاسخگویی به یک جریان پیغامی ورودی هستند و یا این که جریان پیغامی خروجی تولید می کنند. از آنجایی که شما به طور دقیق نه درباره ی درونِ فرایندهایِ بیرونی اطلاع دارید و نه می توانید آنها را کنترل کنید، تنها به شیوه ی رایج، جریان های پیغامی را به محدوده ی منبعی که آن فرایند را ارائه می دهد، متصل کنید.
جریانهای پیغامی می توانند محتوای تجاری ارزشمندی به نمودار شما بیفزاید، با این وجود استفاده دائمی از آنها دارای اهمیت است. برای نمونه، اگر قرار است شما هرگونه جریان پیغامی "از" و "به" یک درخواست کننده از فرآیندِ خود نشان دهید، می بایست حتماً تمام آنها را به نمایش بگذارید و در هر سطحِ مدلتان این عمل باید با تداوم انجام گیرد. بدین معنی که، اگر یک جریان پیغامی ویژه در یک زیرفرآیند که سه سطح پایین تر جای دارد نشان داده شده باشد، می بایست در بالاترین سطح نمودارنشان داده شود و علاوه بر این در هر سطحی همان عنوان را دارا باشد.
مترجم : سازنده