چکیده: تعاریف عام و خاص در مکاتبات اداری، انواع اسناد، مدیریت اسناد و زیرشاخه های آن ، اتوماسیون اداری و ... از جمله مطالبی است که در این مقاله بدان پرداخته خواهد شد. هم چنین به انواع بایگانی و نظامات موجود در آن، وظایف اصلی دبیرخانه و تشکیل پرونده اشاره خواهد گردید.
به آن چه قابل استناد باشد، سند می گویند. سند و مدرک دو واژه مترادف می باشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده می شوند. از نظر ارزش، یک سند می تواند حاوی ارزش های زیر باشد:
سند
مدیریت اسناد
مطالبی برگرفته از کتاب جدید برایان تریسی برای مدیر خوب بودن :
تمرکز بر حوزه‌های نتیجه کلیدی
نتایج
کلیدی مهم‌ترین حوزه‌های همکاری شما با سازمان است. تمرکز بر نتایج کلیدی
در مدیریت کلید اثربخشی، آینده روشن و موفقیت در کار است.
مدیران ده نتیجه کلیدی دارند.
همه آنها مهم هستند، اما بر اساس جایگاهی که دارید یکی از آنها در بازه
خاصی از زمان مهم‌تر است. با تغییر شرایط اهمیت یکی از این حوزه‌های کلیدی
افزایش یافته و اهمیت موردی دیگر کاهش مییابد. اما اگر می‌خواهید در هر یک
از این حوزه‌ها ارتقا یابید و بهترین عملکرد را داشته باشید، باید آگاه
باشید.
مهم دانستن مشتری
مشتری برای هر کاری در سه نوع است :
1-
مدیر شما اولین مشتری شماست باید او را راضی نگاه دارید برای تضمین کاری
خود، باید به همان نحوی که او انتظار دارد به او کار را تحویل دهید، بیشتر
مدیران علاقه مند هستند گزارشات کار شما را مثلا در گردش مکاتبات شفاف و خلاصه ببینند با پر کردن
اطلاعات در نرم افزار های اتوماسیون اداری یا دبیرخانه الکترونیک این کار بسیار آسان است.
2- مشتری که محصول شما را مصرف می کند، باید از آن بسیار راضی باشد.
3-
کارمندانتان باید از شما راضی باشند تا از نام شما و محصولتان و شرکتشان
به نیکی یاد کنند و به آن افتخار کنند و با تمام توان کارهای محوله (این
وظایف می تواند در نرم افزار اتوماسیون اداری یا دبیرخانه الکترونیک با نظم وارد و پیگیری شود) را پیگیری نمایند. (برای حفظ همان حس افتخار)
اقتصاد و سود و زیاد در کار همیشه باید به هزینه خرج شده و ارزش ایجاد شده توجه داشته باشید، اقتصاد یعنی بیشینه سازی، باید بر آن باشید تا بالاترین نرخ بازگشت پول، وقت، انرژی و احساس سرمایه‌گذاری شده در یک کار خاص را داشته باشید. این موارد را می توانید حتی در گردش مکاتبات هم بررسی بهتری بکنید.
توجه به کیفیت محصول تولیدی
کیفیت شما تضمین آینده کسب وکار شماست،برای محصول خود و تشخیص کیفیت باید اصولی را مد نظر قرار دهید و با این اصول بررسی کیفیت کنید.
تولید بیشتر با موارد کمتر
برای
بهروری بیشتر باید خروجی به نسبت منابعی که استفاده میکنید، بسیار بالاتر
از حد معمول باشد، برای بهروری بیشتر باید یک به یک همه چک لیست ها را تیک
زد با نرم افزارهای اتوماسیون اداری همه موارد را در نظر گرفت، در گردش مکاتبات و دبیرخانه الکترونیک اعمال کرد.
خلاقیت در کار
مشوق افراد برای خلق ایده های جدید باشید،باید زودتر از رقبا کارهای جدید انجام داد.
پرورش همکاران به کارمندان خلاق
سعی
کنید از میان زمان های کار زمانهایی را برای رشد افراد و آموزش به آنها در
نظر بگیرید.در مقالات زیاد سود حاصل از آموزش افراد و اجبار آنها برای
استفاده از تکنولوژیهای جدید مثلا در بخش های محصولات نرم افزاری و دبیرخانه الکترونیک مثل نرم افزار سهامداران و یا استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و هر متد جدید در گردش مکاتبات، سودآوری خوبی برای شرکت به بار خواهد داشت.
بهبود سازمانی
برای سازمان های به بلوغ رسیده نرم افزار هایی تحت عنوان نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار و یا نرم افزار BPMS تولید شده است که به سازمان شما برای پیشرف و به بار نشینی کمک شایانی می کند،کار باعث رضایت افراد از کار در آن مکان و مشارکت کامل آنها می‌شود و آنها را قادر می‌سازد تا با بهترین توانشان کار کنند. قدرت انواع نرم افزارهای اتوماسیون اداری و محصولات نرم افزاری شرکتهایی مانند رایورز را دست کم نگیرید.
تعیین معیار های برای کار
برای هر فرد معیار عملکرد تعیید کنید، باید هدف مشخص باشد تا بشود آنرا نشانه گرفت، باید افراد بدانند انتظار شما از آنها چیست؟ باید زمان بندی و روش مطلوب را به آنها نشان دهید.
هارتون : وقتی
افراد موظف به دستیابی به عدد یا هدف خاصی می‌شوند، مدام خود را بر اساس
آن عدد ارزیابی می‌کنند و عملکردشان در آن حوزه خودآگاه یا ناخودآگاه بهبود
مییابد. این فرایند بهبود دائم با آگاهی شفاف شما و کارمندان از آن
شاخص‌ها و اهداف آغاز می‌شود.
تشویق های نا به جا
مثالی می زنیم به کارمندانی پاداش دهید که بازریابیشان به فروش تبدیل شده، یعنی هر فروش با پاداش همراه باشد.
بررسی توقعات خود در کار را مرتب مرور کنید
انتظاراتتان
را از خودتان و کارتان مرتب بررسی کنید برای خودتان اهدافی کوتاه مدت با
معیاری مشخص قرار دهید، دیگران هم می بینند که برای شما معیار عملکرد مهم
است، به معیار ها و اهداف شما توجه بیشتر می شود اول خودتان به اهداف
خودتان توجه کنید تا دیگران هم با شما برای اهداف کاری خودشان ارزش ببخشند.
این اهداف را هم می شود در نرم افزار اتوماسیون اداری یا گردش مکاتبات مرتب یاد آوری کرد و به نمایش عموم گذاشت.
در پیمودن مسیرمان شفافیت داشته باشیم
برای همکارانتان خوب و شفاف انتظارتان را مشخص کنید، باید عالی عمل کنید عالی یعنی شفاف مسیر کارتان مشخص باشد.