چکیده: تعاریف عام و خاص در مکاتبات اداری، انواع اسناد، مدیریت اسناد و زیرشاخه های آن ، اتوماسیون اداری و ... از جمله مطالبی است که در این مقاله بدان پرداخته خواهد شد. هم چنین به انواع بایگانی و نظامات موجود در آن، وظایف اصلی دبیرخانه و تشکیل پرونده اشاره خواهد گردید.
به آن چه قابل استناد باشد، سند می گویند. سند و مدرک دو واژه مترادف می باشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده می شوند. از نظر ارزش، یک سند می تواند حاوی ارزش های زیر باشد:
سند
- اداری (مانند نامه های اداری، صورت جلسه های اداری که تمامی این موارد در اتوماسیون اداری وجود دارند و ...)
- مالی (مانند چک، اوراق بهادر و ...)
- حقوقی (مانند سند مالکیت، گواهی امضا و ...)
- تاریخی (مانند عهدنامه های میان کشورها، نامه های قدیمی و ...)
- علمی (مانند پایان نامه دانشگاهی، گواهی اختراع و ...)
- فرهنگی (مانند اسناد مربوط به خط، اسناد مربوط به آداب و رسوم و ...)
- نظامی (مانند نقشه های جنگی، اسناد تولید سلاح های نظامی و ..
مدیریت اسناد
مدیریت اسناد عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای مکانیزم مناسب برای تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد سند تا مرحله امحاء سند،
نرم افزار اتوماسیون اداری و
گردش مکاتبات همین موارد را مدیریت می کنند
شاخه های مختلف مدیریت اسناد
- مدیریت ارسال و مراسلات: مجموعه روش های عملیاتی جهت نگهداری، تنظیم و طبقه بندی اسناد به منظور تسهیل در مراجعه به آنها : نمونه آن در اتوماسیون اداری
- مدیریت فرم ها: مجموعه عملیات به منظور یکنواخت (استاندارد) سازی فرم ها در تمام سطوح سازمان : نمونه آن در نرم افزار اتوماسیون اداری
- مدیریت گزارش ها: جمع آوری اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات صحیح : نمونه آن در اتوماسیون اداری
- مدیریت دستورالعمل ها: ایجاد شیوه قابل اطمینان جهت دسترسی به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین، مقررات و دستورات : نمونه آن در اتوماسیون اداری
- مدیریت مکاتبات: گردش مکاتبات و مدیریت آن ایجاد یک مکانیزم صحیح به منظور "ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح مکاتبات"، "به کار بردن روش های نو برای اداره توده های انبوه نامه ها"، "تسهیل نگارش اداری از طریق تهیه و توزیع مجموعه نامه های یکسان" و "اصلاح کیفیت نامه های اداری" : نمونه آن در اتوماسیون اداری